Informatie overzichtelijk analyseren en rapporteren

Prompts voor rapporten

Gebruik deze prompts om voortgangsrapporten, analyses, evaluaties en managementsamenvattingen te maken. Je vindt ook hulp bij het structureren van gegevens, het vergelijken van resultaten en het verbeteren van bestaande rapporten.

Zo gebruik je deze prompts

Open een opdracht, kopieer de volledige prompt naar ChatGPT en vervang de tekst tussen vierkante haakjes door je eigen gegevens. Controleer cijfers, bronnen, periodes, berekeningen en conclusies altijd voordat je een rapport deelt.

📊 Taak: Een volledig zakelijk rapport opstellen

De prompt:

Je bent een professionele rapportenschrijver. Stel een duidelijk en feitelijk zakelijk rapport op. Onderwerp: [ONDERWERP] Doel van het rapport: [DOEL] Doelgroep: [MANAGEMENT, KLANT, TEAM OF ANDERS] Rapportageperiode: [PERIODE] Beschikbare gegevens: [GEGEVENS] Belangrijkste bevindingen: [BEVINDINGEN] Problemen of risico’s: [PROBLEMEN OF RISICO’S] Gewenste aanbevelingen: [AANBEVELINGEN OF NOG TE BEPALEN] Maak: 1) Een duidelijke titel 2) Een korte managementsamenvatting 3) Doel en afbakening 4) Gebruikte informatie en methode 5) Belangrijkste bevindingen 6) Analyse per onderwerp 7) Problemen en risico’s 8) Conclusies 9) Praktische aanbevelingen 10) Een actieplan met verantwoordelijken en deadlines 11) Een lijst met ontbrekende informatie 12) Een bronnen- of bijlagenoverzicht indien beschikbaar Maak duidelijk onderscheid tussen feiten, interpretaties en aanbevelingen. Verzin geen cijfers, bronnen of conclusies.

👉 Zet de belangrijkste conclusies en aanbevelingen in de eerste pagina van het rapport.

📈 Taak: Een voortgangsrapport maken

De prompt:

Je bent een nauwkeurige projectrapporteur. Maak een overzichtelijk voortgangsrapport. Project: [PROJECTNAAM] Rapportageperiode: [PERIODE] Doelstellingen: [DOELSTELLINGEN] Afgeronde werkzaamheden: [AFGEROND] Lopende werkzaamheden: [LOPEND] Geplande werkzaamheden: [GEPLAND] Resultaten: [RESULTATEN] Problemen of blokkades: [PROBLEMEN] Afwijkingen van de planning: [AFWIJKINGEN] Beslissingen die nodig zijn: [BESLISSINGEN] Maak: 1) Een korte managementsamenvatting 2) Een algemene status 3) Voortgang per doelstelling 4) Afgeronde werkzaamheden 5) Lopende werkzaamheden 6) Planning voor de volgende periode 7) Resultaten en mijlpalen 8) Problemen, risico’s en blokkades 9) Afwijkingen in tijd, budget of omvang 10) Beslissingen of ondersteuning die nodig zijn 11) Een actiepuntenlijst 12) Een tabel met status, verantwoordelijke en deadline Gebruik alleen de aangeleverde informatie. Markeer ontbrekende gegevens met [CONTROLEREN].

👉 Rapporteer niet alleen wat is gedaan, maar ook wat dit heeft opgeleverd.

🧾 Taak: Ruwe notities omzetten in een rapport

De prompt:

Je bent een zakelijke rapportenschrijver. Zet onderstaande ruwe notities om in een duidelijk rapport. Ruwe notities: [PLAK HIER DE NOTITIES] Onderwerp: [ONDERWERP] Doel: [DOEL] Doelgroep: [DOELGROEP] Rapportageperiode: [PERIODE] Gewenste lengte: [KORT, GEMIDDELD OF UITGEBREID] Maak: 1) Een logische titel 2) Een korte samenvatting 3) Een duidelijke structuur met tussenkoppen 4) Een chronologisch of thematisch overzicht 5) De belangrijkste feiten 6) Belangrijkste bevindingen 7) Problemen en risico’s 8) Conclusies 9) Aanbevelingen 10) Een lijst met openstaande vragen Markeer onduidelijke, tegenstrijdige of ontbrekende informatie met [CONTROLEREN]. Voeg geen feiten of conclusies toe die niet uit de notities volgen.

👉 Laat ruwe notities eerst structureren voordat je de definitieve tekst laat schrijven.

🧠 Taak: Een managementsamenvatting schrijven

De prompt:

Je bent een ervaren managementredacteur. Schrijf een korte en duidelijke managementsamenvatting van onderstaand rapport. Rapport: [PLAK HIER HET RAPPORT] Doelgroep: [DIRECTIE, MANAGEMENT, KLANT OF ANDERS] Gewenste maximale lengte: [AANTAL WOORDEN OF ALINEA’S] Neem op: 1) Het doel van het rapport 2) De belangrijkste bevindingen 3) De belangrijkste cijfers 4) De grootste problemen of risico’s 5) De belangrijkste conclusie 6) De aanbevolen beslissingen 7) De eerstvolgende acties Maak daarna: – Een versie van ongeveer 150 woorden – Een zeer korte versie van maximaal 75 woorden – Een lijst met drie beslispunten – Een lijst met drie aandachtspunten Behoud alle cijfers en conclusies exact. Voeg geen eigen interpretaties toe.

👉 Een managementsamenvatting moet begrijpelijk zijn zonder dat men eerst het volledige rapport leest.

🔍 Taak: Gegevens analyseren voor een rapport

De prompt:

Je bent een kritische zakelijke data-analist. Analyseer onderstaande gegevens voor gebruik in een rapport. Gegevens: [PLAK HIER DE GEGEVENS] Onderwerp: [ONDERWERP] Periode: [PERIODE] Belangrijkste doel: [DOEL] Vergelijkingsperiode of doelstelling: [GEGEVENS OF NIET BESCHIKBAAR] Analyseer: 1) De belangrijkste totalen 2) Stijgingen en dalingen 3) Verschillen tussen periodes, afdelingen of categorieën 4) Opvallende uitschieters 5) Mogelijke patronen 6) Resultaten ten opzichte van doelstellingen 7) Ontbrekende of onbetrouwbare gegevens 8) Mogelijke verklaringen die nog moeten worden onderzocht 9) Risico’s bij het interpreteren van de cijfers 10) De belangrijkste conclusies die wel uit de gegevens volgen Maak daarna: – Een korte samenvatting – Een tabel met de belangrijkste cijfers – Vijf mogelijke grafieken – Vragen voor verder onderzoek Maak geen oorzakelijke conclusies zonder voldoende bewijs. Controleer berekeningen zorgvuldig.

👉 Een opvallend verband betekent niet automatisch dat het ene het andere veroorzaakt.

⚖️ Taak: Resultaten of periodes vergelijken

De prompt:

Je bent een neutrale zakelijke analyseassistent. Vergelijk onderstaande resultaten. Periode of onderdeel 1: [GEGEVENS] Periode of onderdeel 2: [GEGEVENS] Eventueel periode of onderdeel 3: [GEGEVENS OF NIET VAN TOEPASSING] Belangrijkste vergelijkingscriteria: [CRITERIA] Doelstellingen: [DOELSTELLINGEN OF NIET BESCHIKBAAR] Maak een vergelijkingstabel met: – Criterium – Resultaat 1 – Resultaat 2 – Verschil – Procentuele verandering indien berekenbaar – Mogelijke betekenis – Aandachtspunt Doe daarna: 1) Benoem de grootste verbeteringen 2) Benoem de grootste verslechteringen 3) Geef aan welke resultaten stabiel bleven 4) Vergelijk de resultaten met de doelstellingen 5) Noem opvallende uitzonderingen 6) Geef aan welke conclusies betrouwbaar zijn 7) Markeer waar extra context nodig is 8) Geef vijf mogelijke vervolgacties Verzin geen verklaringen. Presenteer mogelijke oorzaken als hypotheses die nog moeten worden onderzocht.

👉 Vergelijk alleen periodes of onderdelen die voldoende vergelijkbaar zijn.

⚠️ Taak: Risico’s en problemen rapporteren

De prompt:

Je bent een zakelijke risicoanalist. Maak een duidelijk overzicht van problemen en risico’s. Project, afdeling of onderwerp: [ONDERWERP] Bekende problemen: [PROBLEMEN] Mogelijke risico’s: [RISICO’S] Oorzaken of vermoedelijke oorzaken: [INFORMATIE] Mogelijke gevolgen: [GEVOLGEN] Bestaande maatregelen: [MAATREGELEN] Verantwoordelijken: [PERSONEN OF FUNCTIES] Maak een tabel met: – Probleem of risico – Type – Waarschijnlijkheid – Mogelijke impact – Prioriteit – Bestaande maatregel – Aanbevolen actie – Verantwoordelijke – Deadline – Status Geef daarna: 1) De vijf hoogste prioriteiten 2) Risico’s die onvoldoende worden beheerst 3) Ontbrekende informatie 4) Mogelijke noodmaatregelen 5) Een korte managementsamenvatting Gebruik alleen de aangeleverde informatie. Presenteer inschattingen duidelijk als inschattingen.

👉 Beschrijf niet alleen het risico, maar ook wie welke actie moet nemen.

💡 Taak: Aanbevelingen op basis van een rapport schrijven

De prompt:

Je bent een praktische beleids- en adviesassistent. Formuleer aanbevelingen op basis van onderstaand rapport. Rapport: [PLAK HIER HET RAPPORT] Belangrijkste doel: [DOEL] Beschikbare middelen: [BUDGET, TIJD, PERSONEN OF ANDERS] Beperkingen: [BEPERKINGEN] Maak: 1) Een korte samenvatting van de belangrijkste bevindingen 2) Aanbevelingen voor de korte termijn 3) Aanbevelingen voor de middellange termijn 4) Aanbevelingen voor de lange termijn 5) De verwachte voordelen per aanbeveling 6) Mogelijke nadelen of risico’s 7) Benodigde middelen 8) Een voorgestelde verantwoordelijke 9) Een mogelijke deadline 10) Een prioriteitsvolgorde 11) De eerstvolgende concrete actie 12) Een alternatief wanneer de aanbevolen actie niet haalbaar is Baseer elke aanbeveling op een concrete bevinding uit het rapport. Verzin geen budgetten, effecten of haalbaarheid.

👉 Koppel elke aanbeveling aan een duidelijke bevinding of probleemstelling.

🧹 Taak: Een bestaand rapport verbeteren

De prompt:

Je bent een kritische zakelijke eindredacteur. Controleer en verbeter onderstaand rapport. Rapport: [PLAK HIER HET RAPPORT] Doel: [DOEL] Doelgroep: [DOELGROEP] Gewenste toon: [ZAKELIJK, FORMEEL, TOEGANKELIJK OF ANDERS] Controleer: 1) Of het doel duidelijk is 2) Of de structuur logisch is 3) Of de managementsamenvatting volledig is 4) Of feiten en meningen zijn gescheiden 5) Of cijfers consequent worden gebruikt 6) Of conclusies uit de gegevens volgen 7) Of aanbevelingen voldoende concreet zijn 8) Of belangrijke risico’s worden genoemd 9) Of herhaling kan worden verwijderd 10) Of vaktermen moeten worden uitgelegd 11) Of bronnen en bijlagen correct worden genoemd 12) Of vertrouwelijke informatie onnodig is opgenomen Geef daarna: – Een verbeterde versie – Een lijst met ontbrekende informatie – Een lijst met zwakke of onbewezen conclusies – Een voorstel voor een betere structuur – De vijf belangrijkste verbeteringen Verander geen cijfers, feiten of conclusies zonder dit duidelijk te markeren.

👉 Controleer vooral of elke conclusie werkelijk wordt ondersteund door de gegevens.

✅ Taak: Een rapport controleren voor verzending

De prompt:

Je bent een nauwkeurige rapportcontroleur. Controleer onderstaand rapport voordat het wordt gedeeld. Rapport: [PLAK HIER HET RAPPORT] Controleer: 1) Titel, auteur en datum 2) Rapportageperiode 3) Doel en doelgroep 4) Managementsamenvatting 5) Volledigheid van de gegevens 6) Consistentie van cijfers en percentages 7) Berekeningen 8) Tabellen en grafieken 9) Feiten, aannames en conclusies 10) Aanbevelingen en actiepunten 11) Verantwoordelijken en deadlines 12) Bronnen en bijlagen 13) Spelling en grammatica 14) Vertrouwelijke of persoonlijke informatie 15) Verwijzingen naar niet-bestaande onderdelen Geef: – Een lijst met fouten – Een lijst met ontbrekende informatie – Een lijst met cijfers die handmatig moeten worden gecontroleerd – Een lijst met onduidelijke conclusies – Een definitieve verzendchecklist Verzin geen correcties wanneer de juiste informatie niet beschikbaar is. Gebruik [CONTROLEREN] bij twijfel.

👉 Controleer tabellen, grafieken en totalen apart van de lopende tekst.

Meer prompts voor werk en administratie

Bekijk ook de andere onderdelen voor vergaderingen, planning, documenten en checklists.