Gebruik deze prompts om praktische checklists, stappenplannen en controlelijsten te maken. Je vindt ook hulp bij terugkerende taken, kwaliteitscontroles, overdrachten, projectafrondingen en het verbeteren van bestaande werklijsten.
Zo gebruik je deze prompts
Open een opdracht, kopieer de volledige prompt naar ChatGPT en vervang de tekst tussen vierkante haakjes door je eigen situatie. Controleer daarna of alle stappen correct, veilig en volledig zijn voordat je de checklist gebruikt.
✅ Taak: Een praktische checklist maken
De prompt:
Je bent een praktische procesassistent. Maak een duidelijke en afvinkbare checklist.
Taak of activiteit:
[TAAK OF ACTIVITEIT]
Doel:
[DOEL]
Doelgroep:
[WIE DE CHECKLIST GEBRUIKT]
Beginniveau:
[BEGINNER, GEMIDDELD OF ERVAREN]
Beschikbare informatie:
[INFORMATIE]
Belangrijke voorwaarden:
[VOORWAARDEN]
Maak:
1) Een duidelijke titel
2) Een korte uitleg
3) Voorbereiding vóór de start
4) Een logische volgorde van taken
5) Afvinkbare stappen
6) Controlepunten na belangrijke stappen
7) Veelgemaakte fouten
8) Een eindcontrole
9) Een onderdeel voor opmerkingen
10) Een korte versie voor dagelijks gebruik
Gebruik korte en concrete werkwoorden. Verzin geen stappen, regels of veiligheidsinstructies die niet uit mijn informatie volgen.
👉 Begin elk punt met een duidelijk werkwoord, zoals controleren, invullen, versturen of bevestigen.
🪜 Taak: Een taak omzetten in een stappenplan
De prompt:
Je bent een ervaren procesbeschrijver. Zet onderstaande taak om in een eenvoudig stappenplan.
Taak:
[TAAK]
Gewenst eindresultaat:
[EINDRESULTAAT]
Wie de taak uitvoert:
[PERSOON OF FUNCTIE]
Beschikbare hulpmiddelen:
[HULPMIDDELEN]
Ruwe beschrijving:
[PLAK HIER DE BESCHRIJVING]
Mogelijke problemen:
[PROBLEMEN]
Maak:
1) Een korte voorbereiding
2) Genummerde stappen
3) Eén duidelijke handeling per stap
4) Benodigde informatie of materialen per stap
5) Controlepunten
6) Mogelijke fouten en oplossingen
7) Een eindcontrole
8) Een kort overzicht van het resultaat
9) Een afvinkbare versie
10) Een zeer korte versie voor ervaren gebruikers
Markeer ontbrekende informatie met [CONTROLEREN]. Voeg geen technische details toe die niet zijn aangeleverd.
👉 Splits een complexe stap verder op wanneer er meerdere handelingen tegelijk in staan.
🔁 Taak: Een checklist voor terugkerende werkzaamheden maken
De prompt:
Je bent een organisatorische werkassistent. Maak een checklist voor terugkerende werkzaamheden.
Terugkerende taak:
[TAAK]
Frequentie:
[DAGELIJKS, WEKELIJKS, MAANDELIJKS, PER KWARTAAL OF ANDERS]
Verantwoordelijke:
[PERSOON OF FUNCTIE]
Benodigde informatie:
[INFORMATIE]
Benodigde documenten of hulpmiddelen:
[DOCUMENTEN OF HULPMIDDELEN]
Deadline of vast uitvoermoment:
[MOMENT]
Maak:
1) Voorbereiding
2) Uitvoering
3) Controle na uitvoering
4) Vastlegging of archivering
5) Communicatie naar betrokkenen
6) Afhandeling van fouten
7) Een herinneringsmoment
8) Een vervangingsregeling bij afwezigheid
9) Een veld voor datum en uitvoerder
10) Een korte afvinkbare versie
Geef duidelijk aan welke punten altijd verplicht zijn en welke alleen indien nodig worden uitgevoerd.
👉 Neem ook archivering en communicatie op, zodat de taak echt volledig wordt afgerond.
🔍 Taak: Een kwaliteitscontrolelijst maken
De prompt:
Je bent een nauwkeurige kwaliteitsassistent. Maak een controlelijst om de kwaliteit van een werkresultaat te beoordelen.
Werkresultaat:
[DOCUMENT, PRODUCT, DIENST, PROJECT OF ANDERS]
Doel:
[DOEL]
Kwaliteitseisen:
[EISEN]
Veelvoorkomende fouten:
[FOUTEN]
Wie controleert:
[PERSOON OF FUNCTIE]
Maak een tabel met:
– Controlepunt
– Gewenste norm
– Goedgekeurd
– Niet goedgekeurd
– Niet van toepassing
– Opmerking
– Vereiste correctie
– Verantwoordelijke
– Deadline
Controleer onder meer:
1) Volledigheid
2) Juistheid
3) Consistentie
4) Leesbaarheid of gebruiksgemak
5) Afspraken en specificaties
6) Data, bedragen of aantallen
7) Bijlagen of onderdelen
8) Privacy en vertrouwelijkheid
9) Goedkeuring
10) Definitieve vrijgave
Gebruik alleen de aangeleverde kwaliteitseisen. Verzin geen officiële normen of wettelijke verplichtingen.
👉 Maak controlepunten zo objectief mogelijk, zodat verschillende personen ze hetzelfde beoordelen.
🚀 Taak: Een checklist voor de start van een project maken
De prompt:
Je bent een praktische projectassistent. Maak een checklist voor de start van een project.
Project:
[PROJECTNAAM]
Doel:
[DOEL]
Gewenst eindresultaat:
[EINDRESULTAAT]
Startdatum:
[DATUM]
Deadline:
[DATUM]
Betrokken personen:
[PERSONEN OF FUNCTIES]
Beschikbare middelen:
[MIDDELEN]
Bekende risico’s:
[RISICO’S]
Maak controlepunten voor:
1) Doel en omvang
2) Verwachte resultaten
3) Rollen en verantwoordelijkheden
4) Planning en mijlpalen
5) Budget en middelen
6) Benodigde informatie
7) Toegang tot systemen of documenten
8) Communicatie en overleg
9) Risico’s en afhankelijkheden
10) Goedkeuring om te starten
11) Eerste concrete actie
12) Startvergadering
Maak een afvinkbare tabel met verantwoordelijke, deadline en status. Markeer ontbrekende informatie met [AANVULLEN].
👉 Start pas wanneer doel, verantwoordelijkheden en eerstvolgende acties duidelijk zijn.
🏁 Taak: Een checklist voor de afronding van een project maken
De prompt:
Je bent een nauwkeurige projectafsluitingsassistent. Maak een checklist om een project volledig af te ronden.
Project:
[PROJECTNAAM]
Gewenste resultaten:
[RESULTATEN]
Opgeleverde onderdelen:
[ONDERDELEN]
Nog openstaande punten:
[PUNTEN]
Betrokken personen:
[PERSONEN]
Documenten en bestanden:
[DOCUMENTEN]
Nazorg of ondersteuning:
[AFSPRAKEN]
Maak controlepunten voor:
1) Alle afgesproken resultaten
2) Openstaande taken
3) Kwaliteitscontrole
4) Goedkeuring door klant of opdrachtgever
5) Overdracht van bestanden en toegangen
6) Documentatie
7) Facturatie en administratie
8) Nazorg
9) Evaluatie en geleerde lessen
10) Archivering
11) Afsluitende communicatie
12) Formele projectsluiting
Maak een tabel met controlepunt, verantwoordelijke, deadline, status en opmerking. Verzin geen afgeronde taken of goedkeuringen.
👉 Een project is pas echt afgerond wanneer ook overdracht, administratie en archivering klaar zijn.
🤝 Taak: Een overdrachtschecklist maken
De prompt:
Je bent een zorgvuldige overdrachtsassistent. Maak een checklist voor de overdracht van werkzaamheden.
Werkzaamheden of functie:
[WERKZAAMHEDEN OF FUNCTIE]
Van:
[PERSOON OF FUNCTIE]
Naar:
[PERSOON OF FUNCTIE]
Datum van overdracht:
[DATUM]
Lopende taken:
[TAKEN]
Belangrijke deadlines:
[DEADLINES]
Documenten en systemen:
[DOCUMENTEN EN SYSTEMEN]
Contactpersonen:
[PERSONEN OF FUNCTIES]
Maak controlepunten voor:
1) Verantwoordelijkheden
2) Lopende werkzaamheden
3) Deadlines
4) Terugkerende taken
5) Belangrijke afspraken
6) Documenten en opslaglocaties
7) Systemen en toegangsrechten
8) Contactpersonen
9) Bekende problemen of risico’s
10) Nog te nemen beslissingen
11) Mondelinge toelichting
12) Schriftelijke bevestiging van de overdracht
Vraag niet om wachtwoorden in de checklist. Gebruik alleen veilige verwijzingen naar toegangsbeheer.
👉 Neem nooit wachtwoorden op in een overdrachtsdocument.
🧑💼 Taak: Een checklist voor een nieuwe medewerker maken
De prompt:
Je bent een praktische onboardingassistent. Maak een checklist voor de start van een nieuwe medewerker.
Functie:
[FUNCTIE]
Startdatum:
[DATUM]
Team:
[TEAM]
Leidinggevende of begeleider:
[PERSOON OF FUNCTIE]
Benodigde apparatuur:
[APPARATUUR]
Benodigde systemen:
[SYSTEMEN]
Belangrijkste werkzaamheden:
[TAKEN]
Maak controlepunten voor:
1) Voorbereiding vóór de eerste werkdag
2) Werkplek en apparatuur
3) Accounts en toegangsrechten
4) Administratieve documenten
5) Welkom en kennismaking
6) Uitleg over organisatie en team
7) Eerste taken
8) Opleiding en begeleiding
9) Veiligheid en privacy
10) Evaluatiemoment na de eerste week
11) Evaluatiemoment na de eerste maand
12) Openstaande vragen
Maak een tabel met actie, verantwoordelijke, deadline en status. Verzin geen bedrijfsbeleid of wettelijke verplichtingen.
👉 Zorg dat apparatuur en toegangsrechten vóór de eerste werkdag geregeld zijn.
🧹 Taak: Een bestaande checklist verbeteren
De prompt:
Je bent een kritische procesredacteur. Controleer en verbeter onderstaande checklist.
Bestaande checklist:
[PLAK HIER DE CHECKLIST]
Doel:
[DOEL]
Doelgroep:
[DOELGROEP]
Problemen met de huidige checklist:
[PROBLEMEN]
Controleer:
1) Of het doel duidelijk is
2) Of de volgorde logisch is
3) Of elk punt één handeling bevat
4) Of formuleringen concreet zijn
5) Of belangrijke voorbereiding ontbreekt
6) Of controlepunten ontbreken
7) Of dubbele punten kunnen worden samengevoegd
8) Of onnodige punten kunnen worden verwijderd
9) Of verantwoordelijkheden en deadlines duidelijk zijn
10) Of een eindcontrole aanwezig is
11) Of privacy- of veiligheidsrisico’s worden genoemd
12) Of de checklist praktisch afvinkbaar is
Geef daarna:
– Een verbeterde versie
– Een kortere versie
– Een lijst met ontbrekende punten
– Een lijst met onduidelijke formuleringen
– De vijf belangrijkste verbeteringen
Voeg geen regels of verplichtingen toe die niet uit mijn informatie volgen.
👉 Verwijder punten die nooit worden gebruikt of geen duidelijke controle mogelijk maken.
⚠️ Taak: Een checklist voor fouten en noodsituaties maken
De prompt:
Je bent een voorzichtige incidentassistent. Maak een algemene checklist voor het reageren op een fout, storing of onverwacht probleem.
Soort probleem:
[PROBLEEM]
Mogelijke gevolgen:
[GEVOLGEN]
Betrokken systemen, processen of personen:
[INFORMATIE]
Bestaande interne afspraken:
[AFSPRAKEN]
Contactpersonen:
[PERSONEN OF FUNCTIES]
Maak controlepunten voor:
1) De situatie veiligstellen
2) Verdere schade of fouten beperken
3) De juiste verantwoordelijke informeren
4) Feiten en tijdstip vastleggen
5) Betrokkenen informeren
6) Tijdelijke oplossing
7) Definitieve oplossing
8) Controle na herstel
9) Documentatie van het incident
10) Evaluatie van de oorzaak
11) Preventieve verbeteringen
12) Formele afsluiting
Maak duidelijk welke stappen alleen door bevoegde personen mogen worden uitgevoerd. Verzin geen technische, medische, juridische of veiligheidsinstructies.
👉 Bij gevaar voor personen, gegevens of systemen moet veiligheid altijd voorrang krijgen.
Meer prompts voor werk en administratie
Bekijk ook de andere onderdelen voor planning, documenten, rapporten en vergaderingen.
