Gebruik deze prompts om je werkdag, werkweek en projecten overzichtelijk te plannen. Je vindt ook hulp bij prioriteiten, deadlines, terugkerende taken, achterstanden en onverwachte veranderingen.
Zo gebruik je deze prompts
Open een opdracht, kopieer de volledige prompt naar ChatGPT en vervang de tekst tussen vierkante haakjes door je eigen taken, deadlines en beschikbare tijd. Controleer daarna of de planning realistisch is en voldoende ruimte laat voor pauzes en onverwacht werk.
📅 Taak: Een haalbare werkdag plannen
De prompt:
Je bent een praktische werkplanner. Maak een haalbare planning voor mijn werkdag.
Werkuren:
[START- EN EINDTIJD]
Vaste afspraken:
[AFSPRAKEN]
Taken:
[TAKEN]
Deadlines:
[DEADLINES]
Belangrijkste prioriteit:
[PRIORITEIT]
Geschatte duur per taak:
[DUUR OF ONBEKEND]
Pauzes:
[GEWENSTE PAUZES]
Maak:
1) Een planning per tijdsblok
2) Een duidelijke volgorde van prioriteiten
3) Blokken voor geconcentreerd werk
4) Tijd voor e-mails en korte taken
5) Voldoende pauzes
6) Een buffer voor onverwachte zaken
7) Taken die kunnen worden uitgesteld
8) Een korte afsluitende controle aan het einde van de dag
Plan niet meer werk dan binnen de beschikbare tijd past. Geef aan wanneer mijn takenlijst te groot is.
👉 Plan moeilijke taken bij voorkeur op het moment waarop je meestal het meest geconcentreerd bent.
🗓️ Taak: Een overzichtelijke werkweek maken
De prompt:
Je bent een ervaren weekplanner. Maak een realistische werkplanning voor de komende week.
Werkdagen en uren:
[DAGEN EN UREN]
Vaste vergaderingen:
[VERGADERINGEN]
Belangrijke deadlines:
[DEADLINES]
Projecten:
[PROJECTEN]
Terugkerende taken:
[TAKEN]
Administratieve taken:
[TAKEN]
Onvoorziene ruimte die ik wil behouden:
[UREN OF PERCENTAGE]
Maak:
1) Een planning per werkdag
2) De drie belangrijkste weekdoelen
3) Tijd voor geconcentreerd werk
4) Tijd voor overleg en communicatie
5) Tijd voor administratie
6) Een buffer per dag
7) Een reservemoment voor uitgelopen taken
8) Een korte weekafsluiting
9) Taken die kunnen worden doorgeschoven
10) Een lijst met mogelijke knelpunten
Houd rekening met de beschikbare tijd en plan niet elke minuut volledig vol.
👉 Laat bewust lege ruimte in je agenda voor onverwachte taken.
🎯 Taak: Taken op prioriteit zetten
De prompt:
Je bent een kritische prioriteitenplanner. Help mij bepalen welke taken eerst moeten gebeuren.
Takenlijst:
[PLAK HIER DE TAKEN]
Deadlines:
[DEADLINES]
Doelen:
[DOELEN]
Taken met gevolgen voor anderen:
[TAKEN]
Taken die andere werkzaamheden blokkeren:
[TAKEN]
Beschikbare tijd:
[TIJD]
Beoordeel elke taak op:
1) Urgentie
2) Belang
3) Gevolgen van uitstel
4) Afhankelijkheden
5) Geschatte inspanning
6) Mogelijkheid om te delegeren
7) Mogelijkheid om te schrappen
Verdeel de taken daarna in:
– Vandaag uitvoeren
– Deze week uitvoeren
– Inplannen voor later
– Delegeren
– Schrappen of heroverwegen
Geef tot slot de beste volgorde en leg kort uit waarom.
👉 Urgente taken zijn niet automatisch de belangrijkste taken.
🧩 Taak: Een groot project opdelen in kleinere taken
De prompt:
Je bent een praktische projectplanner. Deel onderstaand project op in duidelijke en uitvoerbare taken.
Project:
[PROJECT]
Gewenst eindresultaat:
[EINDRESULTAAT]
Startdatum:
[DATUM]
Deadline:
[DATUM]
Betrokken personen:
[PERSONEN OF FUNCTIES]
Beschikbare middelen:
[MIDDELEN]
Bekende beperkingen:
[BEPERKINGEN]
Maak:
1) De belangrijkste projectfasen
2) Taken per fase
3) Een logische volgorde
4) Afhankelijkheden tussen taken
5) Een verantwoordelijke per taak
6) Een geschatte duur per taak
7) Tussentijdse mijlpalen
8) Controle- en goedkeuringsmomenten
9) Mogelijke risico’s
10) De eerstvolgende concrete actie
Gebruik kleine, duidelijke taken die gemakkelijk kunnen worden afgevinkt. Markeer ontbrekende informatie met [CONTROLEREN].
👉 Een taak is concreet genoeg wanneer duidelijk is wat klaar moet zijn.
⏱️ Taak: De benodigde tijd voor taken inschatten
De prompt:
Je bent een voorzichtige werkplanner. Help mij de benodigde tijd voor onderstaande taken inschatten.
Taken:
[TAKEN]
Mijn ervaring met deze taken:
[BEGINNER, GEMIDDELD OF ERVAREN]
Beschikbare informatie:
[INFORMATIE]
Mogelijke onderbrekingen:
[ONDERBREKINGEN]
Afhankelijkheden:
[AFHANKELIJKHEDEN]
Maak per taak:
1) Een optimistische tijdsinschatting
2) Een realistische tijdsinschatting
3) Een voorzichtige tijdsinschatting
4) Benodigde voorbereiding
5) Mogelijke vertragingen
6) Een aanbevolen buffer
7) Punten waarvoor extra informatie nodig is
Maak daarna een totale planning. Presenteer schattingen als voorlopige inschattingen en niet als zekere voorspellingen.
👉 Vergelijk achteraf de geplande en werkelijk gebruikte tijd om toekomstige schattingen te verbeteren.
🔁 Taak: Terugkerende werkzaamheden plannen
De prompt:
Je bent een organisatorische werkassistent. Maak een overzichtelijke planning voor mijn terugkerende werkzaamheden.
Terugkerende taken:
[TAKEN]
Frequentie:
[DAGELIJKS, WEKELIJKS, MAANDELIJKS OF ANDERS]
Geschatte duur:
[DUUR]
Deadlines of vaste uitvoerdagen:
[DATA]
Verantwoordelijken:
[PERSONEN]
Benodigde informatie of documenten:
[INFORMATIE]
Maak:
1) Een dagelijkse takenlijst
2) Een wekelijkse takenlijst
3) Een maandelijkse takenlijst
4) Een vaste uitvoerdag of tijd per taak
5) Een voorbereiding per taak
6) Een controle na uitvoering
7) Een vervangingsregeling bij afwezigheid
8) Een herinneringsmoment
9) Taken die gecombineerd kunnen worden
10) Een eenvoudige afvinkbare kalender
Plan taken logisch en voorkom dat te veel terugkerend werk op dezelfde dag terechtkomt.
👉 Bundel soortgelijke terugkerende taken om minder tijd te verliezen aan overschakelen.
🚧 Taak: Een achterstand wegwerken
De prompt:
Je bent een rustige herstelplanner. Help mij een werkachterstand stap voor stap wegwerken.
Achterstallige taken:
[TAKEN]
Oorspronkelijke deadlines:
[DEADLINES]
Nieuwe lopende taken:
[TAKEN]
Beschikbare tijd per dag:
[TIJD]
Taken met de grootste gevolgen:
[TAKEN]
Personen die wachten op een antwoord of resultaat:
[PERSONEN OF FUNCTIES]
Maak:
1) Een inventaris van de achterstand
2) Een prioriteitsvolgorde
3) Taken die eerst moeten worden afgehandeld
4) Taken die kunnen worden vereenvoudigd
5) Taken die kunnen worden gedelegeerd
6) Taken die mogelijk kunnen vervallen
7) Een herstelplan per dag
8) Een voorstel voor communicatie over vertraging
9) Dagelijkse haalbare doelen
10) Een systeem om nieuwe achterstand te voorkomen
Plan niet alles tegelijk. Begin met de taken die de grootste schade of blokkade veroorzaken.
👉 Communiceer tijdig wanneer een deadline niet meer haalbaar is.
🔄 Taak: Een planning aanpassen na een onverwachte verandering
De prompt:
Je bent een flexibele werkplanner. Pas mijn bestaande planning aan na een onverwachte verandering.
Bestaande planning:
[PLAK HIER DE PLANNING]
Onverwachte verandering:
[ZIEKTE, SPOEDTAAK, UITLOOP, ANNULERING OF ANDERS]
Nieuwe beschikbare tijd:
[TIJD]
Taken die absoluut moeten blijven staan:
[TAKEN]
Deadlines:
[DEADLINES]
Taken waarbij anderen betrokken zijn:
[TAKEN]
Maak:
1) Een aangepaste planning
2) Taken die moeten verschuiven
3) Taken die kunnen worden ingekort
4) Taken die gedelegeerd kunnen worden
5) Personen die geïnformeerd moeten worden
6) Een voorstel voor een kort bericht over de wijziging
7) Nieuwe risico’s door de aanpassing
8) Een reserveplan wanneer er opnieuw vertraging ontstaat
Behoud alleen wat realistisch haalbaar is. Geef duidelijk aan welke gevolgen de wijziging heeft.
👉 Herplan eerst deadlines en afspraken waarbij andere mensen betrokken zijn.
👥 Taak: Taken binnen een team verdelen
De prompt:
Je bent een neutrale teamplanner. Maak een voorstel om taken eerlijk en logisch over een team te verdelen.
Teamleden en functies:
[PERSONEN EN FUNCTIES]
Beschikbaarheid:
[BESCHIKBAARHEID]
Vaardigheden of verantwoordelijkheden:
[INFORMATIE]
Taken:
[TAKEN]
Deadlines:
[DEADLINES]
Taken die samenwerking vereisen:
[TAKEN]
Maak:
1) Een tabel met taken en voorgestelde verantwoordelijken
2) Een korte reden per toewijzing
3) De geschatte werklast per persoon
4) Taken die door meerdere personen moeten worden uitgevoerd
5) Mogelijke knelpunten
6) Taken zonder geschikte verantwoordelijke
7) Een controlesysteem
8) Een moment voor tussentijdse opvolging
9) Een reservesysteem bij afwezigheid
10) Punten die eerst met het team besproken moeten worden
Houd rekening met beschikbaarheid en expertise. Doe geen aannames over prestaties of persoonlijke eigenschappen.
👉 Bespreek de voorgestelde taakverdeling met het team voordat ze definitief wordt.
🔍 Taak: Mijn planning beoordelen en verbeteren
De prompt:
Je bent een kritische maar praktische planningscoach. Beoordeel mijn bestaande werkplanning.
Planning:
[PLAK HIER DE PLANNING]
Belangrijkste doelen:
[DOELEN]
Beschikbare werkuren:
[UREN]
Vaste afspraken:
[AFSPRAKEN]
Deadlines:
[DEADLINES]
Problemen die ik nu ervaar:
[TIJDGEBREK, UITSTEL, ONDERBREKINGEN OF ANDERS]
Controleer:
1) Of de planning realistisch is
2) Of de prioriteiten duidelijk zijn
3) Of taken voldoende tijd krijgen
4) Of er voldoende pauzes zijn
5) Of er buffers zijn
6) Of te veel taken op één moment staan
7) Of deadlines haalbaar lijken
8) Of soortgelijke taken kunnen worden gebundeld
9) Of taken kunnen worden gedelegeerd of geschrapt
10) Waar de grootste risico’s zitten
Maak daarna een verbeterde versie en leg de vijf belangrijkste wijzigingen kort uit.
👉 Een goede planning is niet zo vol mogelijk, maar zo haalbaar mogelijk.
Meer prompts voor werk en administratie
Bekijk ook de andere onderdelen voor zakelijke e-mails, vergaderingen, documenten en checklists.
Gebruik deze prompts om je werkdag, werkweek en projecten overzichtelijk te plannen. Je vindt ook hulp bij prioriteiten, deadlines, terugkerende taken, achterstanden en onverwachte veranderingen.
Zo gebruik je deze prompts
Open een opdracht, kopieer de volledige prompt naar ChatGPT en vervang de tekst tussen vierkante haakjes door je eigen taken, deadlines en beschikbare tijd. Controleer daarna of de planning realistisch is en voldoende ruimte laat voor pauzes en onverwacht werk.
📅 Taak: Een haalbare werkdag plannen
De prompt:
Je bent een praktische werkplanner. Maak een haalbare planning voor mijn werkdag.
Werkuren:
[START- EN EINDTIJD]
Vaste afspraken:
[AFSPRAKEN]
Taken:
[TAKEN]
Deadlines:
[DEADLINES]
Belangrijkste prioriteit:
[PRIORITEIT]
Geschatte duur per taak:
[DUUR OF ONBEKEND]
Pauzes:
[GEWENSTE PAUZES]
Maak:
1) Een planning per tijdsblok
2) Een duidelijke volgorde van prioriteiten
3) Blokken voor geconcentreerd werk
4) Tijd voor e-mails en korte taken
5) Voldoende pauzes
6) Een buffer voor onverwachte zaken
7) Taken die kunnen worden uitgesteld
8) Een korte afsluitende controle aan het einde van de dag
Plan niet meer werk dan binnen de beschikbare tijd past. Geef aan wanneer mijn takenlijst te groot is.
👉 Plan moeilijke taken bij voorkeur op het moment waarop je meestal het meest geconcentreerd bent.
🗓️ Taak: Een overzichtelijke werkweek maken
De prompt:
Je bent een ervaren weekplanner. Maak een realistische werkplanning voor de komende week.
Werkdagen en uren:
[DAGEN EN UREN]
Vaste vergaderingen:
[VERGADERINGEN]
Belangrijke deadlines:
[DEADLINES]
Projecten:
[PROJECTEN]
Terugkerende taken:
[TAKEN]
Administratieve taken:
[TAKEN]
Onvoorziene ruimte die ik wil behouden:
[UREN OF PERCENTAGE]
Maak:
1) Een planning per werkdag
2) De drie belangrijkste weekdoelen
3) Tijd voor geconcentreerd werk
4) Tijd voor overleg en communicatie
5) Tijd voor administratie
6) Een buffer per dag
7) Een reservemoment voor uitgelopen taken
8) Een korte weekafsluiting
9) Taken die kunnen worden doorgeschoven
10) Een lijst met mogelijke knelpunten
Houd rekening met de beschikbare tijd en plan niet elke minuut volledig vol.
👉 Laat bewust lege ruimte in je agenda voor onverwachte taken.
🎯 Taak: Taken op prioriteit zetten
De prompt:
Je bent een kritische prioriteitenplanner. Help mij bepalen welke taken eerst moeten gebeuren.
Takenlijst:
[PLAK HIER DE TAKEN]
Deadlines:
[DEADLINES]
Doelen:
[DOELEN]
Taken met gevolgen voor anderen:
[TAKEN]
Taken die andere werkzaamheden blokkeren:
[TAKEN]
Beschikbare tijd:
[TIJD]
Beoordeel elke taak op:
1) Urgentie
2) Belang
3) Gevolgen van uitstel
4) Afhankelijkheden
5) Geschatte inspanning
6) Mogelijkheid om te delegeren
7) Mogelijkheid om te schrappen
Verdeel de taken daarna in:
– Vandaag uitvoeren
– Deze week uitvoeren
– Inplannen voor later
– Delegeren
– Schrappen of heroverwegen
Geef tot slot de beste volgorde en leg kort uit waarom.
👉 Urgente taken zijn niet automatisch de belangrijkste taken.
🧩 Taak: Een groot project opdelen in kleinere taken
De prompt:
Je bent een praktische projectplanner. Deel onderstaand project op in duidelijke en uitvoerbare taken.
Project:
[PROJECT]
Gewenst eindresultaat:
[EINDRESULTAAT]
Startdatum:
[DATUM]
Deadline:
[DATUM]
Betrokken personen:
[PERSONEN OF FUNCTIES]
Beschikbare middelen:
[MIDDELEN]
Bekende beperkingen:
[BEPERKINGEN]
Maak:
1) De belangrijkste projectfasen
2) Taken per fase
3) Een logische volgorde
4) Afhankelijkheden tussen taken
5) Een verantwoordelijke per taak
6) Een geschatte duur per taak
7) Tussentijdse mijlpalen
8) Controle- en goedkeuringsmomenten
9) Mogelijke risico’s
10) De eerstvolgende concrete actie
Gebruik kleine, duidelijke taken die gemakkelijk kunnen worden afgevinkt. Markeer ontbrekende informatie met [CONTROLEREN].
👉 Een taak is concreet genoeg wanneer duidelijk is wat klaar moet zijn.
⏱️ Taak: De benodigde tijd voor taken inschatten
De prompt:
Je bent een voorzichtige werkplanner. Help mij de benodigde tijd voor onderstaande taken inschatten.
Taken:
[TAKEN]
Mijn ervaring met deze taken:
[BEGINNER, GEMIDDELD OF ERVAREN]
Beschikbare informatie:
[INFORMATIE]
Mogelijke onderbrekingen:
[ONDERBREKINGEN]
Afhankelijkheden:
[AFHANKELIJKHEDEN]
Maak per taak:
1) Een optimistische tijdsinschatting
2) Een realistische tijdsinschatting
3) Een voorzichtige tijdsinschatting
4) Benodigde voorbereiding
5) Mogelijke vertragingen
6) Een aanbevolen buffer
7) Punten waarvoor extra informatie nodig is
Maak daarna een totale planning. Presenteer schattingen als voorlopige inschattingen en niet als zekere voorspellingen.
👉 Vergelijk achteraf de geplande en werkelijk gebruikte tijd om toekomstige schattingen te verbeteren.
🔁 Taak: Terugkerende werkzaamheden plannen
De prompt:
Je bent een organisatorische werkassistent. Maak een overzichtelijke planning voor mijn terugkerende werkzaamheden.
Terugkerende taken:
[TAKEN]
Frequentie:
[DAGELIJKS, WEKELIJKS, MAANDELIJKS OF ANDERS]
Geschatte duur:
[DUUR]
Deadlines of vaste uitvoerdagen:
[DATA]
Verantwoordelijken:
[PERSONEN]
Benodigde informatie of documenten:
[INFORMATIE]
Maak:
1) Een dagelijkse takenlijst
2) Een wekelijkse takenlijst
3) Een maandelijkse takenlijst
4) Een vaste uitvoerdag of tijd per taak
5) Een voorbereiding per taak
6) Een controle na uitvoering
7) Een vervangingsregeling bij afwezigheid
8) Een herinneringsmoment
9) Taken die gecombineerd kunnen worden
10) Een eenvoudige afvinkbare kalender
Plan taken logisch en voorkom dat te veel terugkerend werk op dezelfde dag terechtkomt.
👉 Bundel soortgelijke terugkerende taken om minder tijd te verliezen aan overschakelen.
🚧 Taak: Een achterstand wegwerken
De prompt:
Je bent een rustige herstelplanner. Help mij een werkachterstand stap voor stap wegwerken.
Achterstallige taken:
[TAKEN]
Oorspronkelijke deadlines:
[DEADLINES]
Nieuwe lopende taken:
[TAKEN]
Beschikbare tijd per dag:
[TIJD]
Taken met de grootste gevolgen:
[TAKEN]
Personen die wachten op een antwoord of resultaat:
[PERSONEN OF FUNCTIES]
Maak:
1) Een inventaris van de achterstand
2) Een prioriteitsvolgorde
3) Taken die eerst moeten worden afgehandeld
4) Taken die kunnen worden vereenvoudigd
5) Taken die kunnen worden gedelegeerd
6) Taken die mogelijk kunnen vervallen
7) Een herstelplan per dag
8) Een voorstel voor communicatie over vertraging
9) Dagelijkse haalbare doelen
10) Een systeem om nieuwe achterstand te voorkomen
Plan niet alles tegelijk. Begin met de taken die de grootste schade of blokkade veroorzaken.
👉 Communiceer tijdig wanneer een deadline niet meer haalbaar is.
🔄 Taak: Een planning aanpassen na een onverwachte verandering
De prompt:
Je bent een flexibele werkplanner. Pas mijn bestaande planning aan na een onverwachte verandering.
Bestaande planning:
[PLAK HIER DE PLANNING]
Onverwachte verandering:
[ZIEKTE, SPOEDTAAK, UITLOOP, ANNULERING OF ANDERS]
Nieuwe beschikbare tijd:
[TIJD]
Taken die absoluut moeten blijven staan:
[TAKEN]
Deadlines:
[DEADLINES]
Taken waarbij anderen betrokken zijn:
[TAKEN]
Maak:
1) Een aangepaste planning
2) Taken die moeten verschuiven
3) Taken die kunnen worden ingekort
4) Taken die gedelegeerd kunnen worden
5) Personen die geïnformeerd moeten worden
6) Een voorstel voor een kort bericht over de wijziging
7) Nieuwe risico’s door de aanpassing
8) Een reserveplan wanneer er opnieuw vertraging ontstaat
Behoud alleen wat realistisch haalbaar is. Geef duidelijk aan welke gevolgen de wijziging heeft.
👉 Herplan eerst deadlines en afspraken waarbij andere mensen betrokken zijn.
👥 Taak: Taken binnen een team verdelen
De prompt:
Je bent een neutrale teamplanner. Maak een voorstel om taken eerlijk en logisch over een team te verdelen.
Teamleden en functies:
[PERSONEN EN FUNCTIES]
Beschikbaarheid:
[BESCHIKBAARHEID]
Vaardigheden of verantwoordelijkheden:
[INFORMATIE]
Taken:
[TAKEN]
Deadlines:
[DEADLINES]
Taken die samenwerking vereisen:
[TAKEN]
Maak:
1) Een tabel met taken en voorgestelde verantwoordelijken
2) Een korte reden per toewijzing
3) De geschatte werklast per persoon
4) Taken die door meerdere personen moeten worden uitgevoerd
5) Mogelijke knelpunten
6) Taken zonder geschikte verantwoordelijke
7) Een controlesysteem
8) Een moment voor tussentijdse opvolging
9) Een reservesysteem bij afwezigheid
10) Punten die eerst met het team besproken moeten worden
Houd rekening met beschikbaarheid en expertise. Doe geen aannames over prestaties of persoonlijke eigenschappen.
👉 Bespreek de voorgestelde taakverdeling met het team voordat ze definitief wordt.
🔍 Taak: Mijn planning beoordelen en verbeteren
De prompt:
Je bent een kritische maar praktische planningscoach. Beoordeel mijn bestaande werkplanning.
Planning:
[PLAK HIER DE PLANNING]
Belangrijkste doelen:
[DOELEN]
Beschikbare werkuren:
[UREN]
Vaste afspraken:
[AFSPRAKEN]
Deadlines:
[DEADLINES]
Problemen die ik nu ervaar:
[TIJDGEBREK, UITSTEL, ONDERBREKINGEN OF ANDERS]
Controleer:
1) Of de planning realistisch is
2) Of de prioriteiten duidelijk zijn
3) Of taken voldoende tijd krijgen
4) Of er voldoende pauzes zijn
5) Of er buffers zijn
6) Of te veel taken op één moment staan
7) Of deadlines haalbaar lijken
8) Of soortgelijke taken kunnen worden gebundeld
9) Of taken kunnen worden gedelegeerd of geschrapt
10) Waar de grootste risico’s zitten
Maak daarna een verbeterde versie en leg de vijf belangrijkste wijzigingen kort uit.
👉 Een goede planning is niet zo vol mogelijk, maar zo haalbaar mogelijk.
Meer prompts voor werk en administratie
Bekijk ook de andere onderdelen voor zakelijke e-mails, vergaderingen, documenten en checklists.
