Duidelijke zakelijke documenten opstellen en verbeteren
Prompts voor zakelijke documenten
Gebruik deze prompts om brieven, nota’s, instructies, formulieren en andere zakelijke documenten op te stellen. Je vindt ook hulp bij het structureren, controleren, vereenvoudigen en herschrijven van bestaande documenten.
Zo gebruik je deze prompts
Open een opdracht, kopieer de volledige prompt naar ChatGPT en vervang de tekst tussen vierkante haakjes door je eigen informatie. Controleer namen, data, bedragen, voorwaarden en formele vereisten altijd voordat je een document gebruikt.
📄 Taak: Een zakelijk document vanaf nul opstellen
De prompt:
Je bent een professionele zakelijke tekstschrijver. Stel een duidelijk en bruikbaar document op.
Soort document:
[BRIEF, NOTA, INSTRUCTIE, FORMULIER, MEMO OF ANDERS]
Doel van het document:
[DOEL]
Doelgroep:
[DOELGROEP]
Belangrijkste informatie:
[INFORMATIE]
Gewenste actie van de lezer:
[ACTIE]
Gewenste toon:
[FORMEEL, ZAKELIJK, TOEGANKELIJK OF ANDERS]
Gewenste lengte:
[KORT, GEMIDDELD OF UITGEBREID]
Maak:
1) Een duidelijke titel
2) Een korte inleiding
3) Een logische structuur met tussenkoppen
4) Korte en begrijpelijke alinea’s
5) Een duidelijke afsluiting
6) Een controlelijst met ontbrekende informatie
7) Een korte samenvatting bovenaan indien nuttig
Verzin geen feiten, voorwaarden, bedragen of afspraken. Markeer ontbrekende gegevens met [AANVULLEN].
👉 Bepaal eerst wat de lezer na het lezen moet weten of doen.
✉️ Taak: Een formele zakelijke brief schrijven
De prompt:
Je bent een ervaren zakelijke briefschrijver. Schrijf een formele brief.
Afzender:
[NAAM OF ORGANISATIE]
Ontvanger:
[NAAM, FUNCTIE OF ORGANISATIE]
Onderwerp:
[ONDERWERP]
Aanleiding:
[AANLEIDING]
Belangrijkste feiten:
[FEITEN]
Mijn verzoek of mededeling:
[VERZOEK OF BOODSCHAP]
Gewenste reactietermijn:
[TERMIJN OF NIET VAN TOEPASSING]
Bijlagen:
[BIJLAGEN OF GEEN]
Maak:
1) Een duidelijke onderwerpregel
2) Een passende aanhef
3) Een korte inleiding
4) Een feitelijke kern
5) Een concreet verzoek of besluit
6) Een professionele afsluiting
7) Een lijst met gegevens die nog moeten worden gecontroleerd
Gebruik formele maar begrijpelijke taal. Verzin geen wettelijke verwijzingen of rechten.
👉 Controleer of de juiste naam, functie en adresgegevens worden gebruikt.
📝 Taak: Een interne nota of memo maken
De prompt:
Je bent een zakelijke communicatieassistent. Maak een duidelijke interne nota of memo.
Onderwerp:
[ONDERWERP]
Doelgroep binnen de organisatie:
[MEDEWERKERS, TEAM, MANAGEMENT OF ANDERS]
Aanleiding:
[AANLEIDING]
Belangrijkste informatie:
[INFORMATIE]
Beslissingen:
[BESLISSINGEN OF GEEN]
Acties die nodig zijn:
[ACTIES]
Ingangsdatum:
[DATUM OF NIET VAN TOEPASSING]
Maak:
1) Titel
2) Datum
3) Doelgroep
4) Korte samenvatting
5) Achtergrond
6) Belangrijkste wijzigingen of afspraken
7) Acties en verantwoordelijkheden
8) Deadline of ingangsdatum
9) Contactpunt voor vragen
Houd de nota beknopt en overzichtelijk. Verzin geen beleid of beslissingen.
👉 Zet de belangrijkste wijziging of beslissing zo vroeg mogelijk in de nota.
🛠️ Taak: Een werkinstructie opstellen
De prompt:
Je bent een ervaren procesbeschrijver. Maak een duidelijke werkinstructie.
Taak of proces:
[TAAK OF PROCES]
Doelgroep:
[MEDEWERKERS OF FUNCTIE]
Beginniveau:
[BEGINNER, GEMIDDELD OF ERVAREN]
Benodigde hulpmiddelen:
[HULPMIDDELEN]
Voorwaarden voordat men begint:
[VOORWAARDEN]
Stappen:
[RUWE STAPPEN OF BESCHRIJVING]
Mogelijke fouten:
[FOUTEN]
Maak:
1) Titel en doel
2) Benodigdheden
3) Voorbereiding
4) Genummerde stappen
5) Controle na elke belangrijke stap
6) Veelgemaakte fouten
7) Oplossingen bij problemen
8) Veiligheids- of privacywaarschuwingen
9) Eindcontrole
10) Een korte afvinkbare checklist
Gebruik eenvoudige taal. Verzin geen technische of veiligheidsinstructies die niet uit mijn informatie volgen.
👉 Laat de instructie testen door iemand die de taak nog niet goed kent.
📋 Taak: Een formulier of invulsjabloon maken
De prompt:
Je bent een praktische formulierontwerper. Maak een duidelijk invulformulier of sjabloon.
Doel van het formulier:
[DOEL]
Wie het invult:
[DOELGROEP]
Welke informatie nodig is:
[INFORMATIE]
Verplichte velden:
[VELDEN]
Optionele velden:
[VELDEN]
Wat na het invullen gebeurt:
[PROCES]
Maak:
1) Een duidelijke titel
2) Een korte uitleg
3) Logische onderdelen
4) Heldere veldnamen
5) Uitleg bij moeilijke velden
6) Keuzevelden waar nuttig
7) Een controle voor ontbrekende informatie
8) Een toestemmings- of privacytekst als zichtbare placeholder
9) Een onderdeel voor datum en handtekening indien nodig
10) Een korte versie voor digitaal gebruik
Vraag alleen informatie die werkelijk nodig is. Verzin geen verplichte juridische tekst.
👉 Vermijd velden die geen duidelijk doel hebben.
🧹 Taak: Een bestaand document verbeteren
De prompt:
Je bent een ervaren zakelijke eindredacteur. Verbeter onderstaand document zonder de betekenis te veranderen.
Document:
[PLAK HIER HET DOCUMENT]
Soort document:
[SOORT]
Doelgroep:
[DOELGROEP]
Doel:
[DOEL]
Gewenste toon:
[FORMEEL, ZAKELIJK, TOEGANKELIJK OF ANDERS]
Gewenste lengte:
[KORTER, GELIJKAARDIG OF UITGEBREIDER]
Doe het volgende:
1) Verbeter spelling en grammatica
2) Maak de structuur duidelijker
3) Voeg nuttige tussenkoppen toe
4) Maak lange zinnen korter
5) Verwijder herhaling
6) Maak acties en deadlines duidelijker
7) Behoud alle feiten en voorwaarden
8) Markeer onduidelijke informatie met [CONTROLEREN]
9) Geef een verbeterde versie
10) Geef kort aan wat je hebt aangepast
Voeg geen nieuwe feiten, voorwaarden of verplichtingen toe.
👉 Vergelijk de verbeterde versie altijd met het oorspronkelijke document.
✂️ Taak: Een lang document korter maken
De prompt:
Je bent een zakelijke redacteur. Maak onderstaand document korter zonder belangrijke informatie te verliezen.
Document:
[PLAK HIER HET DOCUMENT]
Doel:
[DOEL]
Doelgroep:
[DOELGROEP]
Informatie die zeker behouden moet blijven:
[INFORMATIE]
Gewenste maximale lengte:
[AANTAL WOORDEN OF PAGINA’S]
Maak:
1) Een verkorte versie
2) Een zeer korte samenvatting
3) Een lijst met geschrapte onderdelen
4) Een waarschuwing wanneer belangrijke context verloren kan gaan
5) Een voorstel voor informatie die naar een bijlage kan
6) Duidelijke tussenkoppen
7) Een korte afsluiting of actiepunt
Behoud feiten, voorwaarden, bedragen, data en uitzonderingen exact.
👉 Verplaats detailinformatie eventueel naar een bijlage in plaats van ze volledig te schrappen.
🗣️ Taak: Een moeilijk document eenvoudiger maken
De prompt:
Je bent een specialist in duidelijke taal. Herschrijf onderstaand document in eenvoudige en begrijpelijke taal.
Document:
[PLAK HIER HET DOCUMENT]
Doelgroep:
[DOELGROEP]
Gewenst taalniveau:
[EENVOUDIG, ZEER EENVOUDIG OF ANDERS]
Doe het volgende:
1) Gebruik korte zinnen
2) Vervang moeilijke woorden
3) Leg noodzakelijke vaktermen uit
4) Gebruik duidelijke tussenkoppen
5) Maak opsommingen waar nuttig
6) Behoud alle belangrijke feiten
7) Behoud bedragen, data en voorwaarden exact
8) Markeer passages die niet zonder risico vereenvoudigd kunnen worden
9) Voeg een korte samenvatting toe
10) Geef een woordenlijst met noodzakelijke moeilijke termen
Verander de juridische of zakelijke betekenis niet.
👉 Eenvoudige taal betekent niet dat belangrijke voorwaarden mogen verdwijnen.
🔍 Taak: Een document controleren op volledigheid
De prompt:
Je bent een kritische documentcontroleur. Controleer onderstaand document op duidelijkheid en volledigheid.
Document:
[PLAK HIER HET DOCUMENT]
Doel van het document:
[DOEL]
Doelgroep:
[DOELGROEP]
Controleer:
1) Of titel en datum aanwezig zijn
2) Of afzender en ontvanger duidelijk zijn
3) Of het doel meteen duidelijk is
4) Of belangrijke feiten ontbreken
5) Of data, bedragen en referenties consequent zijn
6) Of acties en deadlines duidelijk zijn
7) Of begrippen consequent worden gebruikt
8) Of passages elkaar tegenspreken
9) Of bijlagen worden genoemd
10) Of vertrouwelijke informatie onnodig is opgenomen
Geef:
– Een lijst met ontbrekende informatie
– Een lijst met onduidelijke passages
– Een lijst met mogelijke tegenstrijdigheden
– Een verbeterde structuur
– Een eindcontrolelijst
Geef geen juridisch oordeel en verzin geen ontbrekende inhoud.
👉 Controleer vooral of elke actie een verantwoordelijke en deadline heeft.
🌍 Taak: Een zakelijk document vertalen
De prompt:
Je bent een professionele zakelijke vertaler. Vertaal onderstaand document.
Document:
[PLAK HIER HET DOCUMENT]
Brontaal:
[TAAL]
Doeltaal:
[TAAL]
Land of regio:
[LAND OF REGIO]
Soort document:
[SOORT DOCUMENT]
Gewenste toon:
[FORMEEL, ZAKELIJK OF TOEGANKELIJK]
Doe het volgende:
1) Vertaal het volledige document
2) Behoud de structuur
3) Behoud namen, bedragen, data en referenties exact
4) Gebruik natuurlijke zakelijke formuleringen
5) Markeer vaktermen met meerdere mogelijke vertalingen
6) Geef een korte woordenlijst
7) Vermeld passages die professionele controle vragen
8) Geef een korte samenvatting in de doeltaal
Verander geen voorwaarden, rechten of verplichtingen. Verzin geen lokale juridische formuleringen.
👉 Laat belangrijke juridische of contractuele documenten controleren door een professionele vertaler.
Meer prompts voor werk en administratie
Bekijk ook de andere onderdelen voor e-mails, vergaderingen, planning en checklists.
