Acht leveranciersoffertes vergelijken met ChatGPT Work
Van acht pdf-offertes, een Excel-bestand en interne opmerkingen naar één overzichtelijk rapport met vergelijking, risico’s en aanbeveling.
Stel: je moet een nieuwe leverancier kiezen
Je organisatie heeft bij acht leveranciers een offerte aangevraagd. De offertes zijn binnen en nu moet iemand ze grondig met elkaar vergelijken.
Alleen naar de totaalprijs kijken is niet voldoende. Levertermijnen, betalingsvoorwaarden, garanties, minimumafnames en andere voorwaarden verschillen eveneens.
Uiteindelijk moet het management een duidelijk overzicht krijgen waarmee een onderbouwde keuze kan worden gemaakt.
Vier soorten informatie
8 pdf-offertes
De prijzen en commerciële voorwaarden van iedere leverancier.
1 Excel-bestand
Onze huidige prijzen, volumes en uitgaven bij de bestaande leverancier.
Interne opmerkingen
Opmerkingen van collega’s over belangrijke wensen en eerdere ervaringen.
Selectiecriteria
De voorwaarden waaraan een leverancier minimaal moet voldoen.
We willen niet acht samenvattingen
Het doel is niet om iedere offerte afzonderlijk te laten samenvatten. Dat zou ons nog steeds met acht verschillende documenten achterlaten.
We willen één bruikbaar eindresultaat waarin alle relevante informatie samenkomt.
Eén vergelijking van alle leveranciers + financiële impact + voorwaarden + risico’s + ontbrekende informatie + een onderbouwde aanbeveling.
Eerst bouwen we de opdracht goed op
Doel + context + bronnen + voorwaarden + eindresultaat + controle
We gebruiken die zes onderdelen nu niet als theorie, maar passen ze rechtstreeks toe op deze concrete leveranciersvergelijking.
Dit geven we aan ChatGPT Work
Je opdracht is om de acht ontvangen leveranciersoffertes grondig te vergelijken en een aankoopadvies voor het management voor te bereiden.
Gebruik de acht pdf-offertes als primaire bron voor prijzen en commerciële voorwaarden.
Gebruik het Excel-bestand met onze huidige prijzen en volumes om te berekenen hoe de nieuwe offertes zich verhouden tot onze huidige situatie.
Gebruik de interne opmerkingen als aanvullende context. Beschouw persoonlijke voorkeuren van collega’s niet automatisch als feiten.
Controleer iedere leverancier aan de opgegeven selectiecriteria.
Vergelijk minimaal prijs, betalingsvoorwaarden, levertermijn, minimumafname, garantie, geldigheidsduur van de offerte en andere relevante commerciële voorwaarden die je in de offertes aantreft.
Benoem ontbrekende informatie, tegenstrijdigheden en mogelijke risico’s afzonderlijk. Verzin geen gegevens wanneer informatie ontbreekt.
Maak eerst een overzichtelijke vergelijkingstabel van alle acht leveranciers.
Maak daarna een kort managementrapport met de belangrijkste bevindingen, voor- en nadelen per leverancier en een onderbouwde aanbeveling.
Geef bij belangrijke cijfers en conclusies aan op welke broninformatie ze gebaseerd zijn. Meld expliciet welke punten nog door een mens gecontroleerd moeten worden voordat een definitieve beslissing wordt genomen.
Work kan de grotere opdracht opdelen in verschillende stappen
Informatie verzamelen
De relevante gegevens uit de offertes en andere bestanden halen.
Normaliseren
Gegevens zo structureren dat leveranciers eerlijk kunnen worden vergeleken.
Vergelijken
Prijs, voorwaarden, criteria en huidige situatie naast elkaar zetten.
Rapporteren
De analyse vertalen naar een overzicht en bruikbaar managementrapport.
Leverancier C rekent met een ander volume
Tijdens de analyse merkt Work dat leverancier C zijn prijs baseert op een jaarlijkse afname van 20.000 stuks, terwijl het Excel-bestand een huidig volume van 15.000 stuks vermeldt.
Een rechtstreekse prijsvergelijking kan daardoor misleidend zijn.
Dit is precies een moment waarop Work beter om verduidelijking vraagt dan zelf een aanname te maken.
We geven extra context
“Gebruik 15.000 stuks als uitgangspunt voor de vergelijking. Als een leverancier zijn aangeboden prijs alleen garandeert vanaf een hoger volume, vermeld dat dan als afzonderlijke voorwaarde en risico.”
Work kan vervolgens verdergaan met de opdracht, nu met een duidelijke regel voor dit verschil.
Eén dossier in plaats van twaalf losse bestanden
Een goed uitgevoerd resultaat zou bijvoorbeeld bestaan uit:
- een vergelijkingstabel van de acht leveranciers;
- een vergelijking met de huidige prijzen;
- een overzicht van belangrijke voorwaarden;
- een lijst met ontbrekende of tegenstrijdige informatie;
- de belangrijkste risico’s per leverancier;
- een managementsamenvatting;
- een onderbouwde aanbeveling met de punten die nog menselijk gecontroleerd moeten worden.
Een aanbeveling van Work is nog geen aankoopbeslissing
Het rapport kan er professioneel uitzien en de analyse kan overtuigend klinken. Toch moeten we de belangrijkste onderdelen nog controleren.
Zeker prijzen, berekeningen, voorwaarden waarop de aanbeveling steunt en eventuele aannames verdienen een menselijke controle voordat er een leverancier wordt gekozen.
Pas daarna is de Work-opdracht werkelijk klaar
Bron controleren + cijfers controleren + redenering controleren + opdracht controleren
Work is vooral interessant wanneer de losse stappen samen één opdracht vormen
Geen van de afzonderlijke stappen in deze case is op zichzelf spectaculair. Ook gewone ChatGPT kan een offerte samenvatten, cijfers vergelijken of een rapport schrijven.
Het interessante aan Work zit in het geheel: verschillende bronnen en verschillende werkzaamheden worden samengebracht rond één duidelijk einddoel.