Werken met meerdere bestanden in ChatGPT Work
De kracht zit niet in zoveel mogelijk bestanden toevoegen. Het gaat erom dat ChatGPT begrijpt welke informatie belangrijk is en wat het ermee moet doen.
Geef ChatGPT geen stapel bestanden zonder uitleg
Het is verleidelijk om alle documenten die met een opdracht te maken hebben toe te voegen en vervolgens te zeggen: “Analyseer dit.”
Dat kan iets opleveren, maar je laat ChatGPT dan zelf raden welke bestanden belangrijk zijn, hoe ze met elkaar verband houden en waar je uiteindelijk naartoe wilt.
Een betere aanpak is om eerst uit te leggen wat de opdracht is en daarna duidelijk te maken welke rol de verschillende bestanden daarin spelen.
Vertel waarvoor ieder bestand dient
Niet ieder bestand heeft binnen een opdracht dezelfde functie. Dat kun je expliciet aangeven.
Broninformatie
Documenten waaruit ChatGPT feiten, cijfers of andere informatie moet halen.
Vergelijkingsmateriaal
Bestanden die met elkaar of met bestaande gegevens moeten worden vergeleken.
Voorbeeld of referentie
Een bestaand bestand waarvan bijvoorbeeld structuur, stijl of indeling als voorbeeld moet dienen.
Vier soorten informatie voor één opdracht
Stel dat je verschillende leveranciers wilt vergelijken. Je hebt:
- acht offertes in pdf;
- een Excel-bestand met je huidige prijzen;
- een document met de voorwaarden waaraan een leverancier moet voldoen;
- en een eerder rapport waarvan je de structuur goed vindt.
Voor jou is misschien vanzelfsprekend waarvoor ieder bestand dient. Voor ChatGPT is het beter dat je dat ook letterlijk uitlegt.
Beschrijf wat ChatGPT met ieder bestand moet doen
“Gebruik de acht offertes als bron voor de nieuwe prijzen en voorwaarden.”
“Gebruik het Excel-bestand om deze prijzen te vergelijken met wat we vandaag betalen.”
“Controleer iedere leverancier aan de voorwaarden uit het document.”
“Gebruik het bestaande rapport alleen als voorbeeld voor de structuur van het nieuwe rapport.”
Vertel vervolgens wat het eindresultaat moet worden
Nu ChatGPT weet waarvoor de verschillende bestanden dienen, kun je de volledige opdracht formuleren.
“Vergelijk de acht leveranciers op prijs en voorwaarden. Vergelijk hun prijzen met onze huidige prijzen en controleer welke leveranciers aan onze voorwaarden voldoen. Benoem belangrijke verschillen en risico’s. Maak daarna een rapport met een overzicht per leverancier en een onderbouwde aanbeveling. Gebruik voor het rapport dezelfde globale structuur als het voorbeeldbestand.”
Meer bestanden is niet automatisch beter
Voeg niet automatisch alles toe wat misschien iets met het onderwerp te maken heeft.
Irrelevante, verouderde of dubbele informatie kan de opdracht onnodig ingewikkeld maken. Vraag jezelf daarom bij ieder bestand af waarom ChatGPT het nodig heeft.
Kun je die vraag niet beantwoorden? Dan is het bestand waarschijnlijk niet noodzakelijk voor deze opdracht.
Vertel wat er moet gebeuren als bestanden elkaar tegenspreken
Wanneer je verschillende bronnen combineert, kunnen gegevens van elkaar verschillen. Een prijs in een spreadsheet kan bijvoorbeeld niet overeenkomen met een bedrag in een offerte.
Laat ChatGPT in zo’n situatie liever niet zelf stilzwijgend kiezen welke informatie correct is.
“Als informatie uit verschillende bestanden elkaar tegenspreekt, meld dit dan duidelijk en geef aan uit welke bestanden de verschillende gegevens afkomstig zijn.”
Controleer welke informatie je deelt
Zakelijke documenten kunnen persoonsgegevens, klantgegevens, interne cijfers of andere vertrouwelijke informatie bevatten.
Voeg daarom niet gedachteloos volledige dossiers toe. Controleer vooraf welke informatie werkelijk nodig is en hou rekening met de regels en afspraken die binnen je organisatie gelden.
Een bestand toevoegen is nog geen instructie
Bestand + rol van het bestand + einddoel
Kort samengevat
Voeg niet gewoon zoveel mogelijk bestanden toe. Geef alleen relevante informatie mee, vertel welke rol ieder bestand speelt en beschrijf duidelijk welk eindresultaat ChatGPT ermee moet maken.