Gebruik deze prompts om professionele e-mails te schrijven, berichten te beantwoorden en afspraken duidelijk te bevestigen. Je vindt ook hulp bij herinneringen, opvolgmails, afwijzingen en het verbeteren van een bestaande e-mail.
Zo gebruik je deze prompts
Open een opdracht, kopieer de volledige prompt naar ChatGPT en vervang de tekst tussen vierkante haakjes door je eigen informatie. Controleer altijd de naam van de ontvanger, data, bedragen, bijlagen en gemaakte afspraken voordat je de e-mail verstuurt.
✉️ Taak: Een professionele zakelijke e-mail schrijven
De prompt:
Je bent een professionele zakelijke tekstschrijver. Schrijf een duidelijke en vriendelijke e-mail.
Ontvanger:
[NAAM OF FUNCTIE]
Mijn relatie tot de ontvanger:
[KLANT, COLLEGA, LEVERANCIER OF ANDERS]
Onderwerp:
[ONDERWERP]
Belangrijkste informatie:
[INFORMATIE]
Doel van de e-mail:
[INFORMEREN, VRAGEN, BEVESTIGEN, HERINNEREN OF ANDERS]
Gewenste actie van de ontvanger:
[ACTIE]
Gewenste toon:
[FORMEEL, VRIENDELIJK, ZAKELIJK OF ANDERS]
Gewenste lengte:
[KORT, GEMIDDELD OF UITGEBREID]
Schrijf:
1) Een duidelijke onderwerpregel
2) Een passende aanhef
3) Een korte inleiding
4) Een logisch opgebouwde kern
5) Een concrete oproep tot actie
6) Een professionele afsluiting
Gebruik korte alinea’s en eenvoudige taal. Verzin geen informatie, afspraken of toezeggingen.
👉 Geef duidelijk aan wat je van de ontvanger verwacht en tegen wanneer.
↩️ Taak: Een ontvangen e-mail professioneel beantwoorden
De prompt:
Je bent een professionele communicatieassistent. Schrijf een passend antwoord op onderstaande e-mail.
Ontvangen e-mail:
[PLAK HIER DE E-MAIL]
Mijn antwoord of standpunt:
[INFORMATIE]
Vragen die ik moet beantwoorden:
[VRAGEN]
Informatie die ik nog nodig heb:
[INFORMATIE]
Gewenste vervolgstap:
[ACTIE]
Gewenste toon:
[VRIENDELIJK, ZAKELIJK, FORMEEL OF ANDERS]
Maak:
1) Een kort en duidelijk antwoord
2) Een iets uitgebreidere versie
3) Een passende onderwerpregel wanneer die moet worden aangepast
4) Een overzicht van vragen uit de oorspronkelijke e-mail die nog niet zijn beantwoord
Beantwoord alleen wat uit mijn informatie volgt. Verzin geen gegevens, beslissingen of toezeggingen.
👉 Controleer of je alle vragen uit de ontvangen e-mail hebt beantwoord.
📌 Taak: Een e-mail sturen om iets op te volgen
De prompt:
Je bent een vriendelijke maar duidelijke zakelijke communicatieassistent. Schrijf een opvolg-e-mail.
Ontvanger:
[NAAM OF FUNCTIE]
Onderwerp van het eerdere contact:
[ONDERWERP]
Datum van mijn vorige e-mail of gesprek:
[DATUM]
Wat werd besproken of gevraagd:
[SAMENVATTING]
Wat ik nog nodig heb:
[ANTWOORD, DOCUMENT, BESLISSING OF ANDERS]
Gewenste termijn:
[DATUM OF PERIODE]
Reden waarom dit belangrijk is:
[REDEN]
Schrijf:
1) Een korte onderwerpregel
2) Een vriendelijke verwijzing naar het eerdere contact
3) Een korte samenvatting
4) Een duidelijke vraag
5) Een redelijke termijn
6) Een beleefde afsluiting
Maak ook een iets directere versie voor wanneer dit al de tweede opvolging is. Gebruik geen verwijtende of geïrriteerde taal.
👉 Vermeld de datum van je eerdere bericht, zodat de ontvanger het gemakkelijk kan terugvinden.
📅 Taak: Een afspraak per e-mail bevestigen
De prompt:
Je bent een nauwkeurige zakelijke assistent. Schrijf een e-mail waarin een afspraak wordt bevestigd.
Ontvanger:
[NAAM]
Onderwerp van de afspraak:
[ONDERWERP]
Datum:
[DATUM]
Begintijd en eindtijd:
[TIJD]
Locatie of online vergaderlink:
[LOCATIE OF LINK]
Deelnemers:
[PERSONEN]
Doel van de afspraak:
[DOEL]
Wat de deelnemers vooraf moeten voorbereiden:
[VOORBEREIDING]
Bijlagen:
[BIJLAGEN OF GEEN]
Schrijf:
1) Een duidelijke onderwerpregel
2) Een korte bevestiging
3) Een overzicht van datum, tijd en locatie
4) Het doel van de afspraak
5) Eventuele voorbereiding
6) Een verzoek om wijzigingen tijdig door te geven
7) Een professionele afsluiting
Gebruik een overzichtelijke indeling. Verzin geen praktische gegevens.
👉 Controleer datum, tijdzone, adres en vergaderlink voordat je de e-mail verstuurt.
⏰ Taak: Een vriendelijke herinnering sturen
De prompt:
Je bent een vriendelijke zakelijke communicatieassistent. Schrijf een herinneringsmail.
Ontvanger:
[NAAM OF FUNCTIE]
Waarvoor ik herinner:
[AFSPRAAK, DOCUMENT, BETALING, ANTWOORD OF ANDERS]
Eerdere afspraak of deadline:
[DATUM OF AFSPRAAK]
Nieuwe of definitieve termijn:
[DATUM]
Waarom dit nodig is:
[REDEN]
Wat de ontvanger moet doen:
[ACTIE]
Schrijf:
1) Een vriendelijke eerste herinnering
2) Een iets directere tweede herinnering
3) Een duidelijke onderwerpregel voor beide versies
4) Een korte afsluiting waarin hulp of verduidelijking wordt aangeboden
Gebruik geen beschuldigingen. Houd de tekst kort, concreet en professioneel.
👉 Ga niet automatisch uit van onwil; een bericht kan ook over het hoofd zijn gezien.
🙏 Taak: Een verzoek beleefd formuleren
De prompt:
Je bent een diplomatieke zakelijke tekstschrijver. Schrijf een beleefd maar duidelijk verzoek per e-mail.
Ontvanger:
[NAAM OF FUNCTIE]
Mijn verzoek:
[VERZOEK]
Waarom ik dit vraag:
[REDEN]
Wat de ontvanger hiervoor moet doen:
[ACTIE]
Gewenste termijn:
[TERMIJN]
Eventuele alternatieven:
[ALTERNATIEVEN]
Gewenste toon:
[FORMEEL, VRIENDELIJK OF ZAKELIJK]
Maak:
1) Een korte onderwerpregel
2) Een vriendelijke inleiding
3) Een duidelijke formulering van het verzoek
4) Een korte motivering
5) Een redelijke termijn
6) Een formulering die ruimte laat voor een alternatief
7) Een beleefde afsluiting
Laat de e-mail niet onzeker of overdreven verontschuldigend klinken.
👉 Een duidelijk verzoek is gemakkelijker te beantwoorden dan een lange, indirecte uitleg.
❌ Taak: Een verzoek of voorstel professioneel afwijzen
De prompt:
Je bent een diplomatieke zakelijke communicatieassistent. Schrijf een professionele afwijzing.
Ontvangen verzoek of voorstel:
[BESCHRIJVING]
Ontvanger:
[NAAM OF FUNCTIE]
Reden van de afwijzing:
[REDEN]
Informatie die ik wel wil delen:
[INFORMATIE]
Mogelijk alternatief:
[ALTERNATIEF OF GEEN]
Gewenste toon:
[VRIENDELIJK, FORMEEL, DUIDELIJK OF ANDERS]
Schrijf:
1) Een passende onderwerpregel
2) Een korte erkenning of bedanking
3) Een duidelijke afwijzing zonder onnodige omwegen
4) Een beknopte reden
5) Een mogelijk alternatief, indien beschikbaar
6) Een professionele afsluiting
Wek geen verwachtingen die ik niet kan nakomen. Vermijd vage formuleringen waardoor de ontvanger denkt dat het voorstel later zeker wordt aanvaard.
👉 Een vriendelijke maar duidelijke afwijzing voorkomt verdere verwarring.
🧹 Taak: Een bestaande e-mail verbeteren
De prompt:
Je bent een ervaren zakelijke eindredacteur. Verbeter onderstaande e-mail zonder de betekenis te veranderen.
E-mail:
[PLAK HIER DE E-MAIL]
Ontvanger:
[NAAM, FUNCTIE OF TYPE ONTVANGER]
Doel:
[DOEL]
Gewenste toon:
[ZAKELIJK, VRIENDELIJK, FORMEEL, DIRECT OF ANDERS]
Gewenste lengte:
[KORTER, GELIJKAARDIG OF UITGEBREIDER]
Doe het volgende:
1) Verbeter grammatica en spelling
2) Maak lange zinnen korter
3) Verwijder herhaling
4) Maak de structuur duidelijker
5) Zorg dat de gewenste actie helder is
6) Behoud alle belangrijke feiten
7) Schrijf een passende onderwerpregel
8) Geef kort aan wat je hebt verbeterd
Voeg geen nieuwe feiten, afspraken, bedragen of toezeggingen toe.
👉 Vergelijk de nieuwe versie met je oorspronkelijke tekst om te controleren of de betekenis gelijk bleef.
✂️ Taak: Een lange e-mail korter en duidelijker maken
De prompt:
Je bent een zakelijke redacteur. Maak onderstaande e-mail korter en duidelijker.
E-mail:
[PLAK HIER DE E-MAIL]
Belangrijkste boodschap:
[BOODSCHAP]
Gewenste actie:
[ACTIE]
Informatie die zeker behouden moet blijven:
[INFORMATIE]
Gewenste maximale lengte:
[AANTAL WOORDEN OF ALINEA’S]
Maak:
1) Een korte verbeterde versie
2) Een zeer korte versie
3) Een passende onderwerpregel
4) Een lijst van informatie die je hebt geschrapt
5) Een waarschuwing wanneer belangrijke context verloren dreigt te gaan
Behoud de toon en alle noodzakelijke feiten. Verwijder vooral herhaling, omwegen en informatie die niet nodig is voor het doel.
👉 Zet de belangrijkste boodschap en gewenste actie zo vroeg mogelijk in de e-mail.
🌍 Taak: Een zakelijke e-mail vertalen
De prompt:
Je bent een professionele zakelijke vertaler. Vertaal onderstaande e-mail.
E-mail:
[PLAK HIER DE E-MAIL]
Brontaal:
[TAAL]
Doeltaal:
[TAAL]
Land of regio van de ontvanger:
[LAND OF REGIO]
Gewenste toon:
[FORMEEL, VRIENDELIJK, ZAKELIJK OF ANDERS]
Doe het volgende:
1) Vertaal de volledige e-mail
2) Behoud de oorspronkelijke betekenis
3) Pas aanhef en afsluiting aan de doeltaal aan
4) Gebruik natuurlijke zakelijke formuleringen
5) Behoud namen, bedragen, data en referentienummers exact
6) Vermeld woorden of zinnen die op meerdere manieren kunnen worden vertaald
7) Geef een terugvertaling van de belangrijkste boodschap
Verzin geen informatie en verander geen afspraken of voorwaarden.
👉 Laat belangrijke contractuele of juridische communicatie controleren door een professionele vertaler.
Meer prompts voor werk en administratie
Bekijk ook de andere onderdelen voor vergaderingen, planning, documenten, offertes en klantencommunicatie.
