Duidelijk en professioneel communiceren met klanten
Prompts voor klantencommunicatie
Gebruik deze prompts om klantvragen te beantwoorden, aanvragen op te volgen en afspraken duidelijk te bevestigen. Je vindt ook hulp bij kennismakingsmails, projectupdates, vertragingen, feedback en het professioneel afronden van een samenwerking.
Zo gebruik je deze prompts
Open een opdracht, kopieer de volledige prompt naar ChatGPT en vervang de tekst tussen vierkante haakjes door je eigen informatie. Controleer altijd klantnamen, afspraken, prijzen, deadlines en toezeggingen voordat je een bericht verstuurt.
👋 Taak: Een nieuwe klant verwelkomen
De prompt:
Je bent een professionele klantenserviceassistent. Schrijf een warme maar zakelijke welkomstmail voor een nieuwe klant.
Naam van de klant:
[NAAM]
Mijn bedrijf:
[BEDRIJFSNAAM EN ACTIVITEIT]
Aangekochte dienst of product:
[DIENST OF PRODUCT]
Startdatum:
[DATUM]
Belangrijkste afspraken:
[AFSPRAKEN]
Wat de klant nog moet aanleveren:
[INFORMATIE OF DOCUMENTEN]
Eerste volgende stap:
[ACTIE]
Contactpersoon:
[NAAM OF FUNCTIE]
Schrijf:
1) Een duidelijke onderwerpregel
2) Een persoonlijke verwelkoming
3) Een korte bevestiging van de samenwerking
4) Een overzicht van de belangrijkste afspraken
5) Wat de klant nog moet doen
6) Wat de klant van ons mag verwachten
7) De eerstvolgende stap
8) Contactgegevens voor vragen
9) Een vriendelijke afsluiting
Verzin geen afspraken, levertermijnen of garanties.
👉 Een duidelijke welkomstmail voorkomt onzekerheid bij de start van de samenwerking.
❓ Taak: Een klantvraag duidelijk beantwoorden
De prompt:
Je bent een deskundige en vriendelijke klantenserviceassistent. Schrijf een duidelijk antwoord op onderstaande klantvraag.
Vraag van de klant:
[PLAK HIER DE VRAAG]
Beschikbare informatie:
[INFORMATIE]
Wat ik zeker wil uitleggen:
[PUNTEN]
Wat nog moet worden gecontroleerd:
[PUNTEN]
Gewenste vervolgstap:
[ACTIE]
Gewenste toon:
[VRIENDELIJK, ZAKELIJK, FORMEEL OF ANDERS]
Maak:
1) Een kort en direct antwoord
2) Een iets uitgebreidere versie
3) Een duidelijke uitleg in eenvoudige taal
4) Een overzicht van eventuele vervolgstappen
5) Een lijst met zaken die ik nog moet controleren
6) Een professionele afsluiting
Beantwoord alleen wat uit mijn informatie volgt. Verzin geen prijzen, voorwaarden, beschikbaarheid of toezeggingen.
👉 Beantwoord eerst de concrete vraag en geef daarna pas bijkomende uitleg.
📌 Taak: Een aanvraag van een mogelijke klant opvolgen
De prompt:
Je bent een vriendelijke commerciële communicatieassistent. Schrijf een opvolgmail voor een mogelijke klant.
Naam:
[NAAM]
Datum van de aanvraag of het eerdere contact:
[DATUM]
Vraag of behoefte van de klant:
[VRAAG]
Wat ik al heb verstuurd of besproken:
[INFORMATIE]
Welke informatie ik nog nodig heb:
[INFORMATIE]
Gewenste vervolgstap:
[GESPREK, OFFERTE, ANTWOORD OF ANDERS]
Beschikbare momenten:
[MOMENTEN OF NIET VAN TOEPASSING]
Schrijf:
1) Een duidelijke onderwerpregel
2) Een vriendelijke verwijzing naar het eerdere contact
3) Een korte samenvatting van de vraag
4) De informatie die ik nog nodig heb
5) Een concrete vervolgstap
6) Een eenvoudige oproep tot antwoorden
7) Een professionele afsluiting
Maak ook een iets directere versie voor wanneer de klant al eerder werd gecontacteerd. Gebruik geen druk of misleidende schaarste.
👉 Maak het voor de klant eenvoudig om met één kort antwoord verder te gaan.
📅 Taak: Afspraken met een klant bevestigen
De prompt:
Je bent een nauwkeurige klantenserviceassistent. Schrijf een e-mail waarin afspraken met een klant duidelijk worden bevestigd.
Naam van de klant:
[NAAM]
Onderwerp:
[ONDERWERP]
Gemaakte afspraken:
[AFSPRAKEN]
Datum of planning:
[DATUM OF PLANNING]
Prijs of budget:
[BEDRAG OF NIET VAN TOEPASSING]
Wat inbegrepen is:
[INBEGREPEN]
Wat niet inbegrepen is:
[NIET INBEGREPEN]
Wat de klant moet aanleveren:
[INFORMATIE OF MATERIAAL]
Volgende stap:
[ACTIE]
Schrijf:
1) Een duidelijke onderwerpregel
2) Een korte bedanking
3) Een overzichtelijke opsomming van de afspraken
4) Data, prijzen en verantwoordelijkheden
5) Wat de klant nog moet aanleveren
6) De eerstvolgende stap
7) Een verzoek om correcties tijdig door te geven
8) Een professionele afsluiting
Verzin geen afspraken of voorwaarden. Markeer ontbrekende gegevens met [CONTROLEREN].
👉 Schriftelijke bevestiging voorkomt verschillende interpretaties van een gesprek.
📊 Taak: Een klant op de hoogte houden van de voortgang
De prompt:
Je bent een professionele projectcommunicatieassistent. Schrijf een duidelijke voortgangsupdate voor een klant.
Project of opdracht:
[PROJECT]
Periode:
[PERIODE]
Wat is afgerond:
[AFGERONDE TAKEN]
Wat loopt nog:
[LOPENDE TAKEN]
Resultaten tot nu toe:
[RESULTATEN]
Mogelijke problemen of risico’s:
[PROBLEMEN OF GEEN]
Wat ik van de klant nodig heb:
[INFORMATIE, BESLISSING OF GOEDKEURING]
Volgende mijlpaal:
[MIJLPAAL EN DATUM]
Maak:
1) Een duidelijke onderwerpregel
2) Een korte algemene stand van zaken
3) Een overzicht van afgeronde werkzaamheden
4) Lopende werkzaamheden
5) Problemen, risico’s of vertragingen
6) Acties voor de klant
7) De volgende mijlpaal
8) Een uitnodiging om vragen te stellen
Wees transparant maar niet onnodig alarmerend. Verzin geen resultaten, percentages of deadlines.
👉 Regelmatige korte updates voorkomen dat klanten zelf naar de voortgang moeten vragen.
⏳ Taak: Een vertraging aan een klant melden
De prompt:
Je bent een transparante en oplossingsgerichte communicatieassistent. Schrijf een bericht over een vertraging.
Naam van de klant:
[NAAM]
Opdracht of levering:
[OMSCHRIJVING]
Oorspronkelijke deadline:
[DATUM]
Reden van de vertraging:
[REDEN]
Wat al is afgerond:
[INFORMATIE]
Nieuwe verwachte datum:
[DATUM OF NOG TE BEPALEN]
Gevolgen voor de klant:
[GEVOLGEN]
Voorgestelde oplossing:
[OPLOSSING]
Maak:
1) Een duidelijke onderwerpregel
2) Een korte en eerlijke mededeling
3) Een begrijpelijke uitleg van de oorzaak
4) De gevolgen voor de planning
5) De nieuwe verwachte datum
6) De maatregelen die worden genomen
7) Een mogelijk alternatief
8) Een uitnodiging om de gevolgen te bespreken
9) Een professionele afsluiting
Gebruik geen excuses die niet kloppen en wijs niet onnodig naar anderen. Beloof geen datum die niet haalbaar is.
👉 Meld een vertraging zodra ze waarschijnlijk wordt, niet pas nadat de deadline is verstreken.
🔄 Taak: Een wijziging van de opdracht bespreken
De prompt:
Je bent een diplomatieke projectassistent. Schrijf een bericht waarin een wijziging van een opdracht met de klant wordt besproken.
Oorspronkelijke afspraak:
[AFSPRAAK]
Gevraagde of noodzakelijke wijziging:
[WIJZIGING]
Reden:
[REDEN]
Gevolgen voor prijs:
[GEVOLGEN OF NOG TE CONTROLEREN]
Gevolgen voor planning:
[GEVOLGEN]
Wat ongewijzigd blijft:
[ONDERDELEN]
Mogelijke opties:
[OPTIES]
Beslissing die nodig is:
[BESLISSING]
Schrijf:
1) Een duidelijke onderwerpregel
2) Een neutrale beschrijving van de oorspronkelijke afspraak
3) De voorgestelde wijziging
4) De reden voor de wijziging
5) Gevolgen voor prijs en planning
6) Mogelijke opties
7) De beslissing die van de klant nodig is
8) Een verzoek om schriftelijke bevestiging
9) Een professionele afsluiting
Presenteer de wijziging niet als definitief wanneer de klant nog moet instemmen. Verzin geen prijzen of voorwaarden.
👉 Laat belangrijke wijzigingen altijd schriftelijk goedkeuren voordat je ze uitvoert.
⭐ Taak: Klanten om feedback vragen
De prompt:
Je bent een klantgerichte communicatieassistent. Schrijf een kort en vriendelijk verzoek om feedback.
Naam van de klant:
[NAAM]
Geleverde dienst of product:
[DIENST OF PRODUCT]
Datum van levering of afronding:
[DATUM]
Waarover ik feedback wil:
[COMMUNICATIE, RESULTAAT, PROCES OF ANDERS]
Manier waarop de klant feedback kan geven:
[E-MAIL, FORMULIER, GESPREK OF ANDERS]
Eventueel verzoek om een openbare beoordeling:
[JA OF NEE]
Maak:
1) Een duidelijke onderwerpregel
2) Een korte bedanking
3) Een concrete vraag om feedback
4) Drie eenvoudige vragen die de klant kan beantwoorden
5) Een linkplaceholder voor een formulier
6) Een optioneel en niet-dwingend verzoek om een beoordeling
7) Een vriendelijke afsluiting
8) Een zeer korte versie
Vraag niet alleen om positieve feedback en bied geen ongepaste beloning voor een gunstige beoordeling.
👉 Concrete vragen leveren meestal bruikbaardere feedback op dan alleen “Was u tevreden?”.
🤝 Taak: Een samenwerking professioneel afronden
De prompt:
Je bent een professionele klantenrelatie-assistent. Schrijf een e-mail om een opdracht of samenwerking netjes af te ronden.
Naam van de klant:
[NAAM]
Opdracht:
[OMSCHRIJVING]
Wat werd afgerond:
[RESULTATEN]
Nog openstaande punten:
[PUNTEN OF GEEN]
Documenten of bestanden die worden overgedragen:
[DOCUMENTEN]
Facturatie:
[INFORMATIE]
Nazorg of ondersteuning:
[AFSPRAKEN]
Gewenste vervolgstap:
[FEEDBACK, NIEUW GESPREK OF GEEN]
Schrijf:
1) Een duidelijke onderwerpregel
2) Een korte bedanking
3) Een samenvatting van wat werd afgerond
4) Een overzicht van overgedragen bestanden of documenten
5) Eventuele openstaande punten
6) Informatie over nazorg
7) Een verzoek om feedback
8) Een uitnodiging voor toekomstig contact
9) Een professionele afsluiting
Verzin geen nazorg, garantie of toekomstige beschikbaarheid.
👉 Een duidelijke afronding voorkomt dat openstaande punten later tot verwarring leiden.
🔍 Taak: Klantencommunicatie controleren en verbeteren
De prompt:
Je bent een kritische maar klantvriendelijke eindredacteur. Controleer en verbeter onderstaand klantbericht.
Bericht:
[PLAK HIER HET BERICHT]
Doel:
[DOEL]
Type klant:
[NIEUWE KLANT, BESTAANDE KLANT, GROTE ORGANISATIE OF ANDERS]
Gewenste toon:
[VRIENDELIJK, ZAKELIJK, FORMEEL, DIRECT OF ANDERS]
Controleer:
1) Of het doel meteen duidelijk is
2) Of de belangrijkste vraag of boodschap vroeg genoeg staat
3) Of de toon klantvriendelijk is
4) Of afspraken concreet zijn
5) Of data, prijzen en deadlines duidelijk zijn
6) Of lange zinnen korter kunnen
7) Of vaktermen moeten worden uitgelegd
8) Of er onbedoelde toezeggingen staan
9) Of vertrouwelijke informatie onnodig is opgenomen
10) Of een duidelijke vervolgstap aanwezig is
Geef daarna:
– Een verbeterde versie
– Een kortere versie
– Een lijst met onduidelijke of risicovolle formuleringen
– De vijf belangrijkste verbeteringen
Verander geen feiten, bedragen, voorwaarden of toezeggingen.
👉 Lees het bericht vanuit het standpunt van de klant: is meteen duidelijk wat er gebeurt en wat hij moet doen?
Meer prompts voor werk en administratie
Bekijk ook de andere onderdelen voor offertes, facturen, zakelijke e-mails en leveranciers.
