Gebruik deze prompts om factuuromschrijvingen te schrijven, betalingsherinneringen op te stellen en facturen zorgvuldig te controleren. Je vindt ook hulp bij voorschotfacturen, creditnota’s, betwiste facturen en communicatie over laattijdige betalingen.
Zo gebruik je deze prompts
Open een opdracht, kopieer de volledige prompt naar ChatGPT en vervang de tekst tussen vierkante haakjes door je eigen informatie. Controleer bedragen, btw, factuurnummers, vervaldata, bankgegevens en wettelijke vermeldingen altijd in je eigen facturatie- of boekhoudprogramma.
🧾 Taak: Een duidelijke factuuromschrijving schrijven
De prompt:
Je bent een nauwkeurige facturatieassistent. Schrijf duidelijke factuurregels op basis van onderstaande informatie.
Klant:
[NAAM OF ORGANISATIE]
Uitgevoerde werkzaamheden of geleverde producten:
[OMSCHRIJVING]
Periode:
[PERIODE]
Aantal uren, stuks of prestaties:
[AANTAL]
Prijs per eenheid:
[PRIJS]
Eventuele referentie:
[PROJECTNUMMER, BESTELNUMMER OF ANDERS]
Wat zeker vermeld moet worden:
[INFORMATIE]
Maak:
1) Een korte factuuromschrijving
2) Een iets uitgebreidere omschrijving
3) Een overzichtelijke factuurregel per prestatie of product
4) Een korte verwijzing naar de periode
5) Een versie zonder vakjargon
6) Een lijst met gegevens die nog moeten worden gecontroleerd
Gebruik concrete en controleerbare omschrijvingen. Verzin geen prestaties, uren, aantallen, prijzen of afspraken.
👉 Een goede factuuromschrijving maakt meteen duidelijk waarvoor de klant betaalt.
✉️ Taak: Een begeleidende e-mail bij een factuur schrijven
De prompt:
Je bent een professionele zakelijke communicatieassistent. Schrijf een korte begeleidende e-mail bij een factuur.
Naam van de klant:
[NAAM]
Factuurnummer:
[NUMMER]
Factuurdatum:
[DATUM]
Vervaldatum:
[DATUM]
Bedrag:
[BEDRAG]
Onderwerp van de factuur:
[OMSCHRIJVING]
Bijlage:
[FACTUUR OF ANDERS]
Eventuele bijzonderheid:
[VOORSCHOT, SALDO, GEWIJZIGDE FACTUUR OF GEEN]
Schrijf:
1) Een duidelijke onderwerpregel
2) Een korte persoonlijke aanhef
3) Een verwijzing naar de bijgevoegde factuur
4) Factuurnummer en vervaldatum
5) Een beleefd verzoek om tijdige betaling
6) Een uitnodiging om vragen of fouten snel te melden
7) Een professionele afsluiting
8) Een zeer korte versie
Verzin geen bankgegevens, betalingsvoorwaarden of afspraken.
👉 Vermeld factuurnummer en vervaldatum ook in de begeleidende e-mail.
⏰ Taak: Een vriendelijke betalingsherinnering schrijven
De prompt:
Je bent een vriendelijke maar duidelijke debiteurenassistent. Schrijf een eerste betalingsherinnering.
Klant:
[NAAM OF ORGANISATIE]
Factuurnummer:
[NUMMER]
Factuurdatum:
[DATUM]
Vervaldatum:
[DATUM]
Openstaand bedrag:
[BEDRAG]
Aantal dagen te laat:
[AANTAL OF ONBEKEND]
Betalingsgegevens:
[REKENING EN MEDEDELING OF NIET OPNEMEN]
Mogelijkheid dat betaling elkaar heeft gekruist:
[JA]
Schrijf:
1) Een duidelijke onderwerpregel
2) Een vriendelijke verwijzing naar de factuur
3) Factuurnummer, bedrag en vervaldatum
4) Een beleefd verzoek om betaling
5) Een zin voor het geval de betaling al is uitgevoerd
6) Een uitnodiging om problemen of vragen te melden
7) Een professionele afsluiting
8) Een korte versie
Gebruik geen dreigende taal en voeg geen kosten of intresten toe die niet vooraf zijn gecontroleerd.
👉 Een eerste herinnering mag vriendelijk blijven; de factuur kan eenvoudig over het hoofd zijn gezien.
📌 Taak: Een tweede betalingsherinnering schrijven
De prompt:
Je bent een zakelijke debiteurenassistent. Schrijf een duidelijke tweede betalingsherinnering.
Klant:
[NAAM OF ORGANISATIE]
Factuurnummer:
[NUMMER]
Openstaand bedrag:
[BEDRAG]
Oorspronkelijke vervaldatum:
[DATUM]
Datum van de eerste herinnering:
[DATUM]
Ontvangen reactie:
[REACTIE OF GEEN]
Nieuwe betalingstermijn:
[DATUM]
Gevolgen van verdere vertraging die werkelijk van toepassing zijn:
[GEVOLGEN OF NIET OPNEMEN]
Schrijf:
1) Een duidelijke onderwerpregel
2) Een verwijzing naar de eerdere factuur en herinnering
3) Een korte feitelijke samenvatting
4) Het nog openstaande bedrag
5) Een duidelijke nieuwe betalingstermijn
6) Een verzoek om onmiddellijk contact bij een probleem
7) Een professionele maar stevige afsluiting
8) Een kortere versie
Dreig niet met stappen die niet werkelijk zijn voorzien. Verzin geen kosten, intresten, invorderingsprocedure of wettelijke rechten.
👉 Verwijs naar de datum van de eerste herinnering en geef een concrete nieuwe termijn.
💳 Taak: Een betalingsregeling voorstellen
De prompt:
Je bent een zakelijke en oplossingsgerichte debiteurenassistent. Stel een duidelijke betalingsregeling voor.
Klant:
[NAAM]
Openstaand totaalbedrag:
[BEDRAG]
Factuurnummers:
[NUMMERS]
Voorstel voor aantal termijnen:
[AANTAL]
Bedrag per termijn:
[BEDRAGEN OF NOG TE BEREKENEN]
Startdatum:
[DATUM]
Vervaldag per termijn:
[DATA OF VASTE DAG]
Bestaande afspraken:
[AFSPRAKEN]
Wat gebeurt bij niet-naleving volgens de werkelijk afgesproken voorwaarden:
[INFORMATIE OF NIET OPNEMEN]
Schrijf:
1) Een duidelijke onderwerpregel
2) Een korte samenvatting van het openstaande bedrag
3) Een overzichtelijke tabel met termijnen
4) Bedragen en vervaldata
5) Een verzoek om schriftelijk akkoord
6) Een uitnodiging om een alternatief voorstel te doen
7) Een korte bevestigingstekst na akkoord
8) Een professionele afsluiting
Controleer of de som van alle termijnen overeenkomt met het totaalbedrag. Verzin geen kosten, rente of juridische gevolgen.
👉 Bevestig een betalingsregeling altijd schriftelijk met duidelijke bedragen en data.
💶 Taak: Een voorschotfactuur voorbereiden
De prompt:
Je bent een nauwkeurige facturatieassistent. Help mij de inhoud van een voorschotfactuur voorbereiden.
Klant:
[NAAM OF ORGANISATIE]
Opdracht:
[OMSCHRIJVING]
Offerte- of projectnummer:
[NUMMER]
Totale overeengekomen prijs:
[BEDRAG]
Voorschotpercentage:
[PERCENTAGE]
Voorschotbedrag:
[BEDRAG OF NOG TE BEREKENEN]
Btw:
[PERCENTAGE OF NOG TE CONTROLEREN]
Vervaldatum:
[DATUM]
Voorwaarde voor de start:
[BIJVOORBEELD BETALING VAN HET VOORSCHOT]
Maak:
1) Een duidelijke factuuromschrijving
2) Een verwijzing naar de offerte of opdracht
3) Een berekening van het voorschot
4) Een korte begeleidende e-mail
5) Een uitleg dat het voorschot later wordt verrekend, indien dit werkelijk is afgesproken
6) Een lijst met gegevens die in het facturatieprogramma moeten worden gecontroleerd
7) Een korte interne controlelijst
Verzin geen fiscale behandeling, btw-regel, boekingswijze of contractuele voorwaarde.
👉 Controleer of voorschot, btw en latere verrekening correct zijn ingesteld in je boekhoudprogramma.
↩️ Taak: Een creditnota voorbereiden
De prompt:
Je bent een nauwkeurige administratieve assistent. Help mij de inhoud en communicatie rond een creditnota voorbereiden.
Klant:
[NAAM OF ORGANISATIE]
Oorspronkelijk factuurnummer:
[NUMMER]
Factuurdatum:
[DATUM]
Reden van de correctie:
[FOUT BEDRAG, RETOUR, KORTING, ANNULERING OF ANDERS]
Bedrag dat wordt gecrediteerd:
[BEDRAG]
Volledige of gedeeltelijke creditnota:
[VOLLEDIG OF GEDEELTELIJK]
Nieuwe correcte factuur nodig:
[JA OF NEE]
Maak:
1) Een duidelijke omschrijving voor de creditnota
2) Een verwijzing naar de oorspronkelijke factuur
3) Een korte uitleg van de reden
4) Een begeleidende e-mail voor de klant
5) Een overzicht van wat nog betaald of terugbetaald moet worden
6) Een lijst met administratieve controles
7) Een korte interne nota voor de boekhouding
Verzin geen fiscale, juridische of boekhoudkundige verwerking. Markeer twijfelpunten met [CONTROLEREN].
👉 Verwijs op de creditnota altijd duidelijk naar de oorspronkelijke factuur.
⚖️ Taak: Reageren op een betwiste factuur
De prompt:
Je bent een rustige en feitelijke facturatieassistent. Schrijf een antwoord op een klant die een factuur betwist.
Bericht van de klant:
[PLAK HIER HET BERICHT]
Factuurnummer:
[NUMMER]
Factuurbedrag:
[BEDRAG]
Gefactureerde werkzaamheden of producten:
[OMSCHRIJVING]
Offerte, bestelling of afspraak:
[INFORMATIE]
Standpunt van de klant:
[SAMENVATTING]
Mijn beschikbare bewijs of uitleg:
[INFORMATIE]
Punten die ik eerst moet controleren:
[PUNTEN]
Gewenste oplossing:
[UITLEG, CORRECTIE, OVERLEG, CREDITNOTA OF ANDERS]
Schrijf:
1) Een korte erkenning van de vraag of het bezwaar
2) Een feitelijke samenvatting
3) Een antwoord per betwist punt
4) Een verwijzing naar relevante afspraken of documenten
5) Een duidelijke vervolgstap
6) Een uitnodiging tot overleg
7) Een professionele afsluiting
8) Een lijst met zaken die intern moeten worden gecontroleerd
Erken geen fout wanneer die nog niet is vastgesteld. Verzin geen contractuele of juridische argumenten.
👉 Zet de invordering van het betwiste deel niet automatisch voort zonder de situatie te controleren.
🔍 Taak: Een factuur controleren op fouten
De prompt:
Je bent een kritische factuurcontroleur. Controleer onderstaande factuurgegevens op volledigheid en mogelijke fouten.
Factuurgegevens:
[PLAK HIER DE FACTUURGEGEVENS ZONDER ONNODIGE PERSOONLIJKE INFORMATIE]
Controleer:
1) Factuurnummer
2) Factuurdatum
3) Gegevens van leverancier en klant
4) Btw-nummers indien van toepassing
5) Omschrijving van prestaties of producten
6) Aantallen en eenheidsprijzen
7) Subtotaal
8) Kortingen
9) Btw-percentage en btw-bedrag
10) Totaalbedrag
11) Vervaldatum
12) Betalingsgegevens
13) Referenties of bestelnummer
14) Eventuele creditnota of voorschotverrekening
15) Taal, spelling en leesbaarheid
Geef:
– Een lijst met mogelijke fouten
– Een lijst met ontbrekende gegevens
– Een herberekening van de aangeleverde bedragen
– Een lijst met punten die door de boekhouder moeten worden gecontroleerd
– Een definitieve controlelijst
Geef geen fiscaal of juridisch oordeel. Gebruik [CONTROLEREN] wanneer de juiste behandeling niet vaststaat.
👉 Controleer bedragen en btw ook altijd in het oorspronkelijke facturatieprogramma.
📊 Taak: Een overzicht van openstaande facturen maken
De prompt:
Je bent een nauwkeurige debiteurenassistent. Maak een overzicht van onderstaande openstaande facturen.
Facturen:
[PLAK HIER FACTUURNUMMER, KLANT, DATUM, VERVALDATUM, BEDRAG EN STATUS]
Peildatum:
[DATUM]
Maak een tabel met:
– Klant
– Factuurnummer
– Factuurdatum
– Vervaldatum
– Openstaand bedrag
– Aantal dagen voor of na vervaldatum
– Laatste contactdatum
– Status
– Volgende actie
– Gewenste opvolgdatum
Verdeel de facturen in:
1) Nog niet vervallen
2) Kort vervallen
3) Langer vervallen
4) Betwist
5) Betalingsregeling
6) Reeds betaald maar nog te controleren
Bereken daarna:
– Totaal openstaand
– Totaal vervallen
– Bedrag per klant
– Bedrag per status
Maak tot slot een prioriteitenlijst voor opvolging. Verzin geen betaalstatus of afspraken en controleer alle berekeningen zorgvuldig.
👉 Controleer vóór elke herinnering of de betaling intussen werd ontvangen.
Meer prompts voor werk en administratie
Bekijk ook de andere onderdelen voor offertes, klanten, leveranciers en zakelijke e-mails.
