Duidelijk communiceren over prijzen, bestellingen en leveringen

Prompts voor leveranciers

Gebruik deze prompts om prijzen en offertes op te vragen, bestellingen te plaatsen en leveringen op te volgen. Je vindt ook hulp bij vertragingen, foutieve leveringen, prijswijzigingen, onderhandelingen en het beoordelen van leveranciers.

Zo gebruik je deze prompts

Open een opdracht, kopieer de volledige prompt naar ChatGPT en vervang de tekst tussen vierkante haakjes door je eigen informatie. Controleer altijd productnummers, aantallen, prijzen, leverdata, voorwaarden en contactgegevens voordat je een bericht verstuurt.

💶 Taak: Prijzen en voorwaarden opvragen

De prompt:

Je bent een professionele inkoopassistent. Schrijf een duidelijke e-mail om prijzen en voorwaarden bij een leverancier op te vragen. Leverancier: [NAAM OF ORGANISATIE] Producten of diensten: [OMSCHRIJVING] Gewenste aantallen: [AANTALLEN] Gewenste specificaties: [AFMETINGEN, UITVOERING, KWALITEIT OF ANDERS] Gewenste leverdatum: [DATUM OF PERIODE] Leveradres of regio: [LOCATIE] Informatie die ik nodig heb: [PRIJZEN, KORTINGEN, LEVERTIJD, MINIMUMAFNAME, BETALINGSVOORWAARDEN OF ANDERS] Gewenste reactietermijn: [DATUM] Schrijf: 1) Een duidelijke onderwerpregel 2) Een korte introductie 3) Een overzichtelijke lijst van producten of diensten 4) De gewenste aantallen en specificaties 5) Alle vragen over prijs en voorwaarden 6) Een verzoek om bijkomende kosten apart te vermelden 7) Een redelijke reactietermijn 8) Een professionele afsluiting Verzin geen producten, volumes of voorwaarden. Markeer ontbrekende informatie met [AANVULLEN].

👉 Vraag leveranciers om transportkosten, toeslagen en andere bijkomende kosten apart te vermelden.

🛒 Taak: Een bestelling bij een leverancier plaatsen

De prompt:

Je bent een nauwkeurige bestelassistent. Schrijf een duidelijke bestelling voor een leverancier. Leverancier: [NAAM] Referentie van de offerte of prijslijst: [NUMMER OF DATUM] Producten: [PRODUCTNAMEN EN PRODUCTNUMMERS] Aantallen: [AANTALLEN] Afgesproken prijzen: [PRIJZEN] Gewenste leverdatum: [DATUM] Leveradres: [ADRES] Facturatiegegevens: [GEGEVENS] Bijzondere instructies: [INSTRUCTIES OF GEEN] Maak: 1) Een duidelijke onderwerpregel 2) Een verwijzing naar de offerte of eerdere afspraak 3) Een overzichtelijke besteltabel 4) Een bevestiging van prijzen 5) Het leveradres 6) De gewenste leverdatum 7) Bijzondere instructies 8) Een verzoek om schriftelijke orderbevestiging 9) Een verzoek om afwijkingen vooraf te melden 10) Een professionele afsluiting Verzin geen productnummers, prijzen of leverafspraken. Gebruik [CONTROLEREN] wanneer informatie ontbreekt.

👉 Vraag altijd om een orderbevestiging met aantallen, prijzen en verwachte leverdatum.

📦 Taak: Een bestelling of levering opvolgen

De prompt:

Je bent een vriendelijke maar duidelijke inkoopassistent. Schrijf een opvolgmail over een bestelling of levering. Leverancier: [NAAM] Bestelnummer: [NUMMER] Datum van bestelling: [DATUM] Bestelde producten: [PRODUCTEN] Afgesproken leverdatum: [DATUM] Huidige situatie: [GEEN BEVESTIGING, GEEN VERZENDINFORMATIE, LEVERING NIET ONTVANGEN OF ANDERS] Informatie die ik nodig heb: [STATUS, VERWACHTE LEVERDATUM, TRACKING OF ANDERS] Gevolgen van verdere vertraging: [GEVOLGEN OF NIET VAN TOEPASSING] Schrijf: 1) Een duidelijke onderwerpregel 2) Een verwijzing naar de bestelling 3) Een korte samenvatting van de afspraak 4) Een concrete vraag naar de actuele status 5) Een verzoek om een bevestigde leverdatum 6) Een vraag naar eventuele problemen 7) Een redelijke reactietermijn 8) Een professionele afsluiting Maak ook een iets directere versie wanneer dit al de tweede opvolging is. Gebruik geen beschuldigende taal.

👉 Vermeld altijd het bestelnummer en de oorspronkelijk afgesproken leverdatum.

⏳ Taak: Reageren op een vertraagde levering

De prompt:

Je bent een professionele leverancierscommunicatieassistent. Schrijf een bericht over een vertraagde levering. Leverancier: [NAAM] Bestelnummer: [NUMMER] Producten: [PRODUCTEN] Oorspronkelijke leverdatum: [DATUM] Nieuwe voorgestelde leverdatum: [DATUM OF ONBEKEND] Reden die de leverancier gaf: [REDEN OF GEEN] Gevolgen voor mijn organisatie: [GEVOLGEN] Gewenste oplossing: [SNELLERE LEVERING, DEELLEVERING, ALTERNATIEF PRODUCT, ANNULERING OF ANDERS] Schrijf: 1) Een duidelijke onderwerpregel 2) Een feitelijke beschrijving van de situatie 3) De gevolgen van de vertraging 4) De gewenste oplossing 5) Een vraag naar mogelijke alternatieven 6) Een verzoek om een definitieve bevestiging 7) Een redelijke reactietermijn 8) Een professionele afsluiting Verzin geen recht op schadevergoeding of annulering. Vermeld dat contractuele voorwaarden apart moeten worden gecontroleerd.

👉 Vraag bij tijdsdruk ook naar een gedeeltelijke levering of een gelijkwaardig alternatief.

⚠️ Taak: Een foutieve of beschadigde levering melden

De prompt:

Je bent een zakelijke klachtenassistent. Schrijf een duidelijke melding over een foutieve, onvolledige of beschadigde levering. Leverancier: [NAAM] Bestelnummer: [NUMMER] Leverdatum: [DATUM] Bestelde producten en aantallen: [PRODUCTEN EN AANTALLEN] Werkelijk ontvangen: [ONTVANGEN PRODUCTEN EN AANTALLEN] Probleem: [VERKEERD PRODUCT, TE WEINIG, BESCHADIGD OF ANDERS] Beschikbaar bewijs: [FOTO’S, LEVERBON, VERPAKKING OF ANDERS] Gewenste oplossing: [VERVANGING, NALEVERING, CREDITNOTA, OPHALING OF ANDERS] Gewenste termijn: [TERMIJN] Schrijf: 1) Een duidelijke onderwerpregel 2) Een verwijzing naar de bestelling 3) Een feitelijke beschrijving van het probleem 4) Een vergelijking tussen besteld en ontvangen 5) Een verwijzing naar het bewijs 6) De gewenste oplossing 7) Een vraag naar verdere instructies 8) Een verzoek om snelle schriftelijke bevestiging 9) Een professionele afsluiting Gebruik geen overdreven of beschuldigende taal. Verzin geen rechten of afspraken.

👉 Maak onmiddellijk foto’s en bewaar verpakking en leverbon tot het probleem is opgelost.

📈 Taak: Reageren op een prijsverhoging

De prompt:

Je bent een zakelijke onderhandelingsassistent. Schrijf een professioneel antwoord op een aangekondigde prijsverhoging. Leverancier: [NAAM] Producten of diensten: [PRODUCTEN OF DIENSTEN] Oude prijs: [PRIJS] Nieuwe prijs: [PRIJS] Ingangsdatum: [DATUM] Reden van de verhoging: [REDEN OF GEEN] Mijn jaarlijkse of maandelijkse afname: [VOLUME] Gevolgen voor mijn organisatie: [GEVOLGEN] Wat ik wil vragen: [UITLEG, UITSTEL, KORTING, VASTE PRIJS, ALTERNATIEF OF ANDERS] Schrijf: 1) Een duidelijke onderwerpregel 2) Een erkenning van de aankondiging 3) Een vraag naar de berekening of onderbouwing 4) Een uitleg van de gevolgen 5) Een redelijk tegenvoorstel 6) Mogelijke alternatieven 7) Een verzoek om overleg 8) Een professionele afsluiting Maak ook een iets stevigere versie. Gebruik geen dreigementen en verzin geen concurrerende offertes of volumes.

👉 Vraag of de verhoging kan worden beperkt, uitgesteld of gekoppeld aan een langere afspraak.

🤝 Taak: Onderhandelen over prijs en voorwaarden

De prompt:

Je bent een eerlijke en zakelijke onderhandelingscoach. Help mij een gesprek met een leverancier voorbereiden. Product of dienst: [PRODUCT OF DIENST] Huidige prijs en voorwaarden: [INFORMATIE] Gewenste prijs of verbetering: [DOEL] Verwachte afname: [VOLUME] Duur van de mogelijke samenwerking: [PERIODE] Mijn belangrijkste voorwaarden: [VOORWAARDEN] Punten waarop ik flexibel ben: [PUNTEN] Alternatieven: [ANDERE LEVERANCIERS, MINDER VOLUME OF ANDERS] Maak: 1) Een korte openingszin 2) Mijn belangrijkste argumenten 3) Vragen aan de leverancier 4) Een redelijk eerste voorstel 5) Twee alternatieve voorstellen 6) Mogelijke tegenargumenten 7) Rustige antwoorden op tegenargumenten 8) Punten die schriftelijk moeten worden bevestigd 9) Mijn grens waarbij ik niet akkoord ga 10) Een korte opvolgmail na het gesprek Gebruik alleen mijn werkelijke onderhandelingspositie. Verzin geen concurrentieprijzen of andere aanbiedingen.

👉 Onderhandel niet alleen over prijs, maar ook over levertijd, betaling, service en minimumafname.

⚖️ Taak: Meerdere leveranciers vergelijken

De prompt:

Je bent een neutrale inkoopanalist. Vergelijk onderstaande leveranciers en hun aanbiedingen. Leverancier 1: [INFORMATIE] Leverancier 2: [INFORMATIE] Leverancier 3: [INFORMATIE OF NIET VAN TOEPASSING] Mijn belangrijkste criteria: [PRIJS, KWALITEIT, LEVERTIJD, BETALING, SERVICE, DUURZAAMHEID OF ANDERS] Maak een vergelijkingstabel met: – Leverancier – Product of dienst – Eenheidsprijs – Totale prijs – Bijkomende kosten – Minimumafname – Levertermijn – Betalingsvoorwaarden – Garantie of ondersteuning – Geldigheidsduur – Belangrijke uitzonderingen – Ontbrekende informatie Doe daarna: 1) Benoem de belangrijkste verschillen 2) Geef aan welke aanbieder het goedkoopst is 3) Geef aan welke aanbieding het meest volledig lijkt 4) Noem mogelijke risico’s 5) Maak een lijst met vragen per leverancier 6) Geef per criterium de sterkste leverancier 7) Geef een neutrale eindbeoordeling Kies niet automatisch de goedkoopste leverancier. Verzin geen informatie of kwaliteitsverschillen.

👉 Neem ook leverbetrouwbaarheid, service en bijkomende kosten mee in de vergelijking.

📊 Taak: De prestaties van een leverancier beoordelen

De prompt:

Je bent een objectieve leveranciersanalist. Beoordeel de prestaties van onderstaande leverancier. Leverancier: [NAAM] Beoordelingsperiode: [PERIODE] Aantal bestellingen: [AANTAL] Leveringen op tijd: [AANTAL OF PERCENTAGE] Foutieve of beschadigde leveringen: [AANTAL] Prijswijzigingen: [INFORMATIE] Kwaliteitsproblemen: [INFORMATIE] Reactiesnelheid en service: [INFORMATIE] Openstaande problemen: [PUNTEN] Beoordeel: 1) Prijs 2) Kwaliteit 3) Leverbetrouwbaarheid 4) Communicatie 5) Probleemoplossing 6) Administratieve nauwkeurigheid 7) Flexibiliteit 8) Totale betrouwbaarheid Maak daarna: – Een scorekaart – Sterke punten – Verbeterpunten – Feiten die de beoordeling ondersteunen – Ontbrekende informatie – Vragen voor een evaluatiegesprek – Een voorstel voor concrete verbeterafspraken – Een neutrale eindconclusie Baseer de beoordeling alleen op de aangeleverde gegevens. Trek geen conclusies over intenties of personen.

👉 Gebruik meetbare voorbeelden in plaats van algemene uitspraken zoals “de service is slecht”.

🔍 Taak: Leverancierscommunicatie controleren en verbeteren

De prompt:

Je bent een kritische zakelijke eindredacteur. Controleer en verbeter onderstaand bericht aan een leverancier. Bericht: [PLAK HIER HET BERICHT] Doel: [PRIJSAANVRAAG, BESTELLING, OPVOLGING, KLACHT OF ANDERS] Gewenste toon: [VRIENDELIJK, ZAKELIJK, FORMEEL OF DIRECT] Controleer: 1) Of het doel meteen duidelijk is 2) Of productnamen en nummers duidelijk zijn 3) Of aantallen correct en overzichtelijk zijn 4) Of prijzen en voorwaarden juist worden weergegeven 5) Of data en deadlines duidelijk zijn 6) Of de gewenste actie concreet is 7) Of de toon professioneel blijft 8) Of belangrijke informatie ontbreekt 9) Of onbedoelde toezeggingen worden gedaan 10) Of vertrouwelijke informatie onnodig is opgenomen Geef daarna: – Een verbeterde versie – Een kortere versie – Een lijst met ontbrekende gegevens – Een lijst met risicovolle of onduidelijke formuleringen – Een eindcontrolelijst Verander geen prijzen, aantallen, afspraken of voorwaarden.

👉 Controleer productnummers en aantallen extra zorgvuldig voordat je bestelt.

Meer prompts voor werk en administratie

Bekijk ook de andere onderdelen voor offertes, facturen, klanten en zakelijke e-mails.