Gebruik deze prompts om professionele offertes te schrijven, werkzaamheden duidelijk te omschrijven en prijzen overzichtelijk te presenteren. Je vindt ook hulp bij begeleidende e-mails, offertevergelijkingen, opvolging en het verbeteren van bestaande offertes.
Zo gebruik je deze prompts
Open een opdracht, kopieer de volledige prompt naar ChatGPT en vervang de tekst tussen vierkante haakjes door je eigen informatie. Controleer bedragen, btw, geldigheidsduur, werkzaamheden, uitzonderingen en voorwaarden altijd voordat je een offerte verstuurt.
📝 Taak: Een volledige offerte opstellen
De prompt:
Je bent een professionele offerte-assistent. Stel een duidelijke en overzichtelijke offerte op.
Mijn bedrijf:
[BEDRIJFSNAAM EN ACTIVITEIT]
Klant:
[NAAM OF ORGANISATIE]
Aanleiding:
[AANVRAAG OF GESPREK]
Gewenste werkzaamheden of producten:
[OMSCHRIJVING]
Wat inbegrepen is:
[INBEGREPEN]
Wat niet inbegrepen is:
[NIET INBEGREPEN]
Prijs:
[BEDRAG OF PRIJZEN]
Btw:
[INCLUSIEF, EXCLUSIEF OF NOG TE CONTROLEREN]
Planning of levertermijn:
[TERMIJN]
Geldigheidsduur van de offerte:
[TERMIJN]
Betalingsvoorwaarden:
[VOORWAARDEN]
Maak:
1) Een duidelijke titel
2) Een korte inleiding
3) Een samenvatting van de klantvraag
4) Een duidelijke omschrijving van het aanbod
5) Een overzicht van werkzaamheden of producten
6) Een prijstabel
7) Planning en levertermijn
8) Betalingsvoorwaarden
9) Geldigheidsduur
10) Een duidelijke aanvaardingsmogelijkheid
11) Een professionele afsluiting
12) Een lijst met ontbrekende gegevens die nog moeten worden gecontroleerd
Verzin geen prijzen, voorwaarden, garanties of wettelijke bepalingen. Markeer ontbrekende informatie met [AANVULLEN].
👉 Beschrijf zo concreet mogelijk wat wel en niet in de prijs is inbegrepen.
🧾 Taak: Werkzaamheden duidelijk omschrijven
De prompt:
Je bent een ervaren zakelijke tekstschrijver. Herschrijf onderstaande werkzaamheden zodat ze duidelijk in een offerte kunnen worden opgenomen.
Ruwe omschrijving:
[PLAK HIER DE OMSCHRIJVING]
Doel van de opdracht:
[DOEL]
Gewenst eindresultaat:
[EINDRESULTAAT]
Aantal of omvang:
[AANTAL OF OMVANG]
Wat inbegrepen is:
[INBEGREPEN]
Wat niet inbegrepen is:
[NIET INBEGREPEN]
Verantwoordelijkheden van de klant:
[VERANTWOORDELIJKHEDEN]
Maak:
1) Een korte titel voor de opdracht
2) Een duidelijke algemene omschrijving
3) Een lijst met concrete werkzaamheden
4) Het verwachte eindresultaat
5) Wat inbegrepen is
6) Wat niet inbegrepen is
7) Wat de klant moet aanleveren of goedkeuren
8) Mogelijke aandachtspunten of afhankelijkheden
9) Een korte versie voor een prijstabel
Gebruik concrete werkwoorden. Vermijd vage termen zoals “volledige service” of “alles inbegrepen” zonder uitleg.
👉 Een goede omschrijving voorkomt discussie over wat de klant precies mag verwachten.
💶 Taak: Een duidelijke prijstabel maken
De prompt:
Je bent een nauwkeurige offerte-assistent. Maak een overzichtelijke prijstabel op basis van onderstaande informatie.
Producten of werkzaamheden:
[OMSCHRIJVINGEN]
Aantal:
[AANTALLEN]
Prijs per eenheid:
[PRIJZEN]
Vaste kosten:
[KOSTEN OF GEEN]
Optionele onderdelen:
[OPTIES OF GEEN]
Kortingen:
[KORTING OF GEEN]
Btw-percentage:
[PERCENTAGE OF NOG TE CONTROLEREN]
Maak een tabel met:
– Onderdeel
– Omschrijving
– Aantal
– Eenheidsprijs
– Totaal exclusief btw
– Btw
– Totaal inclusief btw
– Opmerking
Bereken daarna:
1) Subtotaal
2) Eventuele korting
3) Totaal exclusief btw
4) Btw-bedrag
5) Totaal inclusief btw
6) Optionele kosten apart
Controleer alle berekeningen zorgvuldig. Gebruik [CONTROLEREN] wanneer gegevens ontbreken of wanneer de btw-behandeling niet duidelijk is.
👉 Controleer de berekeningen altijd nogmaals in je boekhoud- of offertesysteem.
📦 Taak: Drie offertepakketten samenstellen
De prompt:
Je bent een commerciële maar eerlijke offerte-assistent. Verdeel mijn aanbod in drie duidelijke pakketten.
Dienst of product:
[DIENST OF PRODUCT]
Doelgroep:
[DOELGROEP]
Mogelijke onderdelen:
[ONDERDELEN]
Minimale oplossing:
[BASIS]
Meest gekozen of aanbevolen oplossing:
[STANDAARD]
Uitgebreide oplossing:
[UITGEBREID]
Beschikbare prijzen:
[PRIJZEN]
Maak drie pakketten:
1) Basis
2) Standaard
3) Uitgebreid
Geef per pakket:
– Een duidelijke naam
– Voor wie het geschikt is
– Wat inbegrepen is
– Wat niet inbegrepen is
– Verwacht resultaat
– Doorlooptijd
– Prijs
– Mogelijke extra opties
Maak daarna een vergelijkingstabel en leg uit welk pakket in welke situatie het meest logisch is.
Gebruik geen misleidende prijsvergelijkingen of kunstmatige voordelen. Verzin geen onderdelen of prijzen.
👉 Zorg dat elk pakket ook zelfstandig een bruikbare oplossing biedt.
✉️ Taak: Een begeleidende e-mail bij een offerte schrijven
De prompt:
Je bent een professionele zakelijke communicatieassistent. Schrijf een begeleidende e-mail voor een offerte.
Naam van de klant:
[NAAM]
Aanleiding:
[GESPREK, AANVRAAG OF ANDERS]
Onderwerp van de offerte:
[ONDERWERP]
Belangrijkste voordeel:
[VOORDEEL]
Eventuele aandachtspunten:
[PUNTEN]
Geldigheidsduur:
[TERMIJN]
Gewenste vervolgstap:
[GOEDKEUREN, BESPREKEN, VRAGEN STELLEN OF ANDERS]
Schrijf:
1) Een duidelijke onderwerpregel
2) Een persoonlijke aanhef
3) Een verwijzing naar het eerdere contact
4) Een korte samenvatting van de offerte
5) Het belangrijkste voordeel voor de klant
6) Een verwijzing naar de bijlage
7) Een duidelijke vervolgstap
8) Een professionele afsluiting
Maak ook:
– Een korte versie
– Een iets warmere versie
– Een zakelijke versie voor een grotere organisatie
Verzin geen beloftes, voordelen of afspraken.
👉 Noem in de e-mail kort waarom het voorstel bij de vraag van de klant past.
📌 Taak: Een verstuurde offerte opvolgen
De prompt:
Je bent een vriendelijke commerciële communicatieassistent. Schrijf een opvolgmail voor een verstuurde offerte.
Naam van de klant:
[NAAM]
Datum waarop de offerte werd verstuurd:
[DATUM]
Onderwerp:
[ONDERWERP]
Geldigheidsduur:
[TERMIJN]
Eerder contact:
[INFORMATIE]
Wat ik wil weten:
[VRAGEN, BESLISSING OF FEEDBACK]
Eventuele beschikbare startdatum:
[DATUM OF NIET VAN TOEPASSING]
Schrijf:
1) Een vriendelijke eerste opvolgmail
2) Een iets directere tweede opvolgmail
3) Een korte laatste opvolgmail
4) Een passende onderwerpregel voor elke versie
5) Een open vraag waarmee de klant bezwaren of twijfels kan delen
6) Een professionele afsluiting
Gebruik geen druk, schuldgevoel of misleidende schaarste. Verzin geen andere geïnteresseerde klanten of beperkte beschikbaarheid.
👉 Vraag niet alleen of de offerte is ontvangen, maar ook of er nog vragen of twijfels zijn.
🔄 Taak: Een bestaande offerte verbeteren
De prompt:
Je bent een kritische offerte-redacteur. Controleer en verbeter onderstaande offerte zonder prijzen, voorwaarden of betekenis te veranderen.
Offerte:
[PLAK HIER DE OFFERTE]
Doelgroep:
[KLANT OF TYPE ORGANISATIE]
Belangrijkste doel:
[DOEL]
Gewenste toon:
[PROFESSIONEEL, TOEGANKELIJK, OVERTUIGEND OF ANDERS]
Controleer:
1) Of de klantvraag duidelijk wordt genoemd
2) Of het aanbod begrijpelijk is
3) Of werkzaamheden concreet zijn
4) Of inbegrepen en niet-inbegrepen onderdelen duidelijk zijn
5) Of prijzen overzichtelijk zijn
6) Of planning en levertermijn duidelijk zijn
7) Of betalingsvoorwaarden aanwezig zijn
8) Of de geldigheidsduur wordt genoemd
9) Of de vervolgstap duidelijk is
10) Of er tegenstrijdigheden of vage formuleringen zijn
Geef daarna:
– Een verbeterde versie
– Een lijst met ontbrekende gegevens
– Een lijst met mogelijke risico’s of onduidelijkheden
– De vijf belangrijkste verbeteringen
Verander geen bedragen, btw, rechten of verplichtingen.
👉 Controleer of de klant in enkele minuten begrijpt wat hij krijgt en wat het kost.
⚖️ Taak: Meerdere offertes vergelijken
De prompt:
Je bent een neutrale offerte-analist. Vergelijk onderstaande offertes op een overzichtelijke manier.
Offerte 1:
[PLAK HIER OFFERTE 1]
Offerte 2:
[PLAK HIER OFFERTE 2]
Offerte 3:
[PLAK HIER OFFERTE 3 OF NIET VAN TOEPASSING]
Mijn belangrijkste criteria:
[PRIJS, KWALITEIT, SNELHEID, GARANTIE, SERVICE OF ANDERS]
Maak een vergelijkingstabel met:
– Aanbieder
– Totale prijs
– Btw
– Inbegrepen onderdelen
– Niet-inbegrepen onderdelen
– Levertermijn
– Betalingsvoorwaarden
– Geldigheidsduur
– Garantie of ondersteuning
– Belangrijke uitzonderingen
– Onduidelijke punten
Doe daarna:
1) Benoem de belangrijkste verschillen
2) Geef aan welke offerte het goedkoopst is
3) Geef aan welke offerte het meest volledig lijkt
4) Noem mogelijke verborgen of bijkomende kosten
5) Maak een lijst met vragen voor elke aanbieder
6) Geef per criterium aan welke offerte het beste aansluit
Kies niet automatisch de goedkoopste offerte. Verzin geen gegevens die niet in de offertes staan.
👉 Vergelijk niet alleen de totaalprijs, maar ook de omvang en voorwaarden van het aanbod.
❓ Taak: Vragen bij een offerte beantwoorden
De prompt:
Je bent een professionele offerte-assistent. Help mij de vragen van een klant over mijn offerte duidelijk beantwoorden.
Offerte:
[PLAK HIER DE RELEVANTE OFFERTE OF SAMENVATTING]
Vragen van de klant:
[PLAK HIER DE VRAGEN]
Mijn antwoorden en beschikbare informatie:
[INFORMATIE]
Punten waarover nog geen beslissing is:
[PUNTEN]
Maak:
1) Een antwoord per vraag
2) Een korte en duidelijke uitleg
3) Een verwijzing naar het juiste onderdeel van de offerte
4) Een lijst met zaken die ik eerst intern moet controleren
5) Een aangepaste formulering wanneer de offerte moet worden verduidelijkt
6) Een professionele begeleidende e-mail
7) Een samenvatting van eventuele wijzigingen
Beantwoord alleen wat uit mijn informatie volgt. Verzin geen korting, garantie, planning of toezegging.
👉 Bevestig belangrijke verduidelijkingen of wijzigingen altijd schriftelijk.
✅ Taak: Een offerte controleren voor verzending
De prompt:
Je bent een nauwkeurige eindcontroleur. Controleer onderstaande offerte voordat ze wordt verstuurd.
Offerte:
[PLAK HIER DE OFFERTE]
Controleer:
1) Naam en gegevens van de klant
2) Offertenummer en datum
3) Omschrijving van de klantvraag
4) Werkzaamheden of producten
5) Aantallen en eenheidsprijzen
6) Subtotaal en totaalprijs
7) Btw en andere kosten
8) Inbegrepen en niet-inbegrepen onderdelen
9) Planning en levertermijn
10) Betalingsvoorwaarden
11) Geldigheidsduur
12) Garantie, nazorg of ondersteuning
13) Verantwoordelijkheden van de klant
14) Bijlagen
15) Mogelijkheid tot aanvaarding
Geef:
– Een lijst met fouten
– Een lijst met ontbrekende informatie
– Een lijst met onduidelijke formuleringen
– Een lijst met berekeningen die handmatig moeten worden gecontroleerd
– Een definitieve verzendchecklist
Geef geen juridisch of fiscaal oordeel. Markeer twijfelpunten met [CONTROLEREN].
👉 Controleer vooral de prijsberekening, btw en exacte klantgegevens.
Meer prompts voor werk en administratie
Bekijk ook de andere onderdelen voor facturen, klanten, leveranciers en zakelijke e-mails.
