Tip: geef ChatGPT betere context

Maak een contextdocument voor ChatGPT

Gebruik je ChatGPT regelmatig voor je zaak, beroep of hobby? Dan hoef je niet in ieder nieuw gesprek opnieuw uit te leggen wat je doet, voor wie je werkt en wat voor jou belangrijk is.

In een contextdocument verzamel je de belangrijkste vaste informatie over je onderneming of project. Je kunt die informatie daarna opnieuw gebruiken wanneer je ChatGPT of een andere AI-tool een opdracht geeft.

Niveau: gemiddeld Toepassing: zaak, werk en hobby Praktisch hulpmiddel: Word-document

Voorkom telkens dezelfde uitleg

ChatGPT kent je zaak of project niet vanzelf

ChatGPT ziet alleen de informatie die je in het huidige gesprek meegeeft. De AI weet niet automatisch wat je verkoopt, wie je klanten zijn, in welke regio je werkt of welke communicatiestijl bij je past.

Vraag je zonder voldoende achtergrond om een klantenmail, actie, webpagina of planning, dan moet ChatGPT zelf aannames maken. Het resultaat kan verzorgd klinken, maar toch niet aansluiten bij je werkelijke situatie.

Ontbrekende context leidt tot giswerk ChatGPT kan bijvoorbeeld uitgaan van de verkeerde doelgroep, een te groot budget, een ongeschikte regio of een toon die niet bij je klanten past.

Eén vaste informatiebron

Wat bedoelen we met een contextdocument?

Een contextdocument is een overzicht met informatie die ChatGPT nodig kan hebben om opdrachten beter af te stemmen op jouw situatie.

Voor een kleine zelfstandige kan daarin bijvoorbeeld staan wat de zaak doet, welke producten worden verkocht, wie de klanten zijn, welke regio wordt bediend en welke voorstellen niet bij de onderneming passen.

Je bewaart de informatie zelf

De belangrijkste kennis staat niet alleen verspreid over oude gesprekken, maar ook in een document dat je zelf beheert.

Je gebruikt alleen wat nodig is

Bij een nieuwe opdracht voeg je het volledige document of alleen de relevante onderdelen toe.

Geen officiële ChatGPT-functie “Contextdocument” is hier een praktische benaming van AiLabo.eu voor een herbruikbaar document met relevante achtergrondinformatie.

Waarom dit handig is

Je bespaart tijd en krijgt meer consistente antwoorden

Je hoeft minder te herhalen

Veel basisinformatie verandert niet iedere week. Je hoeft ze dus niet telkens opnieuw uit te typen.

Je vergeet minder

Een vaste structuur herinnert je aan informatie zoals doelgroep, werkgebied, beperkingen en communicatiestijl.

Antwoorden worden consistenter

ChatGPT kan in verschillende gesprekken vanuit dezelfde basisgegevens werken.

Je kunt van AI-tool veranderen

Het document kan ook worden gebruikt in Gemini, Claude, Perplexity of een andere toepassing.

Je blijft zelf eigenaar van je context De informatie zit niet alleen in één chatgeschiedenis. Je bewaart ze in een bestand dat je zelf kunt aanpassen, kopiëren en hergebruiken.

Een bruikbaar vertrekpunt

Welke informatie kan in het document staan?

Niet iedere onderneming of hobby heeft dezelfde context nodig. Kies alleen onderdelen die invloed kunnen hebben op toekomstige opdrachten.

De basis

Naam, activiteit, locatie en manier van werken.

Het aanbod

Producten, diensten, merken en prijsklasse.

De doelgroep

Klanten, behoeften, vragen en verwachtingen.

De grenzen

Zaken die niet mogelijk, gewenst of relevant zijn.

Gebruik de lijst als hulpmiddel Je hoeft niet ieder onderdeel op te nemen. Een kort, relevant document is nuttiger dan een lange verzameling informatie die zelden nodig is.

Onderdeel 1

Beschrijf kort wat je zaak of project doet

Algemene gegevens

de naam van de zaak of het project;
het soort onderneming of activiteit;
de vestigingsplaats;
het aantal medewerkers;
de manier waarop klanten contact opnemen.

De manier van werken

fysiek, online of bij de klant;
op afspraak of met vrije toegang;
lokaal of in een ruimere regio;
verkoop, advies, uitvoering of een combinatie;
belangrijke seizoenen of drukke perioden.

Naam van de zaak of het project: [VUL IN] Korte omschrijving: [WAT DOE JE?] Vestigingsplaats en werkgebied: [VUL IN] Manier van werken: [ONLINE, FYSIEK, OP AFSPRAAK, BIJ DE KLANT OF ANDERS] Belangrijke praktische kenmerken: [VUL IN]

Onderdeel 2

Leg duidelijk uit wat je aanbiedt

ChatGPT kan geen passend advies geven wanneer niet duidelijk is wat je verkoopt of welke diensten je uitvoert.

Neem bijvoorbeeld op:

de belangrijkste producten of diensten;
de voornaamste productgroepen;
merken die je verkoopt;
de gebruikelijke prijsklasse;
extra service of ondersteuning;
producten die het belangrijkst zijn voor de zaak.

Vermeld ook wat je niet aanbiedt

merken die niet beschikbaar zijn;
diensten die je niet uitvoert;
gebieden waarin je niet levert;
maatwerk dat niet mogelijk is;
toepassingen waarop je aanbod niet gericht is.

Een concrete beschrijving werkt beter Schrijf niet alleen “wij bieden kwaliteit”. Leg uit welke producten, diensten of vormen van ondersteuning de klant werkelijk krijgt.

Onderdeel 3

Beschrijf voor wie je aanbod bedoeld is

Dezelfde boodschap werkt niet voor iedere klant. Geef ChatGPT daarom informatie over de mensen of organisaties die je vooral wilt bereiken.

Wie zijn de klanten?

particulieren, bedrijven of beide;
leeftijdsgroep of levensfase;
beroep, sector of type organisatie;
regio of taalgebied;
bestaande of nieuwe klanten.

Wat vinden zij belangrijk?

prijs, kwaliteit of snelheid;
persoonlijk advies;
eenvoud en duidelijkheid;
dienst na verkoop;
lokale bereikbaarheid;
zekerheid en vertrouwen.

Voeg veelgestelde vragen toe Terugkerende vragen en twijfels van klanten vormen waardevolle context voor e-mails, webteksten, acties en veelgestelde-vragenpagina’s.

Onderdeel 4

Leg uit waar en tussen welke alternatieven je werkt

Werkgebied

Noteer steden, gemeenten of regio’s waarin je actief bent en hoe ver je levert of je verplaatst.

Positionering

Beschrijf waarin je zaak zich concreet onderscheidt, zoals service, specialisatie, bereikbaarheid of maatwerk.

Concurrenten

Vermeld directe concurrenten, grote ketens, webshops of andere oplossingen waarmee klanten je vergelijken.

Blijf realistisch over sterke punten Vermijd algemene claims zoals “wij zijn de beste”. Beschrijf liever concreet wat je anders doet en waar concurrenten mogelijk sterker zijn.

Onderdeel 5

Leg vast hoe communicatie wel en niet moet klinken

Gewenste stijl

vriendelijk en deskundig;
duidelijk en zonder vakjargon;
praktisch en nuchter;
korte alinea’s;
Vlaams Nederlands;
aanspreken met “je” of “u”.

Wat moet worden vermeden?

agressieve verkooptechnieken;
overdreven commerciële taal;
misleidende schaarste;
beloften die niet gegarandeerd zijn;
onnodige Engelse termen;
voorstellen die niet bij de doelgroep passen.

Onze communicatiestijl: – [GEWENSTE TOON] – [AANSPREEKVORM] – [GEWENST TAALGEBRUIK] – [GEWENSTE LENGTE EN STRUCTUUR] Vermijd: – [ONGEWENSTE TOON] – [ONGEWENSTE WOORDEN OF CLAIMS] – [ONGESCHIKTE VERKOOPTECHNIEKEN] – [ANDERE UITSLUITINGEN]

Onderdeel 6

Vertel wat je wilt bereiken en wat haalbaar is

Mogelijke doelstellingen

meer bestaande klanten laten terugkomen;
nieuwe klanten uit de regio aantrekken;
het aanbod duidelijker uitleggen;
meer aanvragen via de website krijgen;
minder tijd aan terugkerende e-mails besteden;
een nieuw product of dienst introduceren.

Mogelijke beperkingen

een beperkt budget;
weinig beschikbare tijd;
geen aparte marketingmedewerker;
een beperkte voorraad;
drukke seizoensperioden;
een beperkt leverings- of werkgebied.

Haalbaarheid is belangrijke context Een voorstel kan inhoudelijk aantrekkelijk zijn, maar onbruikbaar wanneer er onvoldoende tijd, personeel, budget of voorraad voor beschikbaar is.

Je hoeft niet vanaf nul te beginnen

Veel nuttige informatie bestaat al

Kleine ondernemingen beschikken vaak al over documenten waarin bruikbare achtergrondinformatie staat. Die informatie kan worden samengevat en in het contextdocument worden opgenomen.

Commerciële informatie

brochures;
prijslijsten;
productfiches;
offertes;
presentaties.

Klantinformatie

veelgestelde vragen;
standaardmails;
klantbeoordelingen;
terugkerende bezwaren;
vragen aan de klantendienst.

Online informatie

de website;
socialemediaprofielen;
online productteksten;
nieuwsbrieven;
eerdere acties.

Controleer iedere samenvatting ChatGPT kan belangrijke informatie overslaan of verkeerd interpreteren. Kijk daarom altijd na of de samenvatting volledig en correct is.

Laat ChatGPT helpen

Bouw het document op via een interview

Weet je niet welke informatie in het document moet staan? Laat ChatGPT je dan eerst één vraag per keer stellen.

Ik wil een contextdocument maken dat ik later kan gebruiken om ChatGPT voldoende achtergrondinformatie over mijn zaak te geven. Begin nog niet aan het document. Interview mij eerst over mijn onderneming. Vraag onder meer naar: – mijn aanbod; – mijn klanten en doelgroep; – mijn werkgebied; – mijn positionering; – mijn belangrijkste concurrenten; – mijn communicatiestijl; – mijn doelstellingen; – praktische beperkingen; – zaken die ik uitdrukkelijk niet wil. Stel telkens één duidelijke vraag en wacht op mijn antwoord. Vraag door wanneer mijn antwoord te algemeen of onduidelijk is. Verzin geen informatie. Wanneer je voldoende informatie hebt: 1. Vat samen wat je hebt begrepen 2. Benoem welke informatie nog ontbreekt 3. Vraag mij om de samenvatting te controleren 4. Maak daarna een gestructureerd contextdocument

Lees hoe je ChatGPT laat interviewen

Sjabloon

Zo kun je het contextdocument indelen

1. Basisinformatie

Naam, soort onderneming, vestigingsplaats, werkgebied en manier van werken.

2. Producten en diensten

Aanbod, merken, productgroepen, prijsklasse en extra dienstverlening.

3. Doelgroep

Belangrijkste klanten, behoeften, vragen, twijfels en verwachtingen.

4. Regio en positionering

Werkgebied, onderscheidende kenmerken, concurrenten en alternatieven.

5. Communicatiestijl

Toon, aanspreekvorm, taalgebruik, gewenste structuur en woorden die moeten worden vermeden.

6. Doelstellingen en beperkingen

Belangrijkste doelen, beschikbare tijd, budget, personeel en andere praktische grenzen.

7. Laatste actualisering

Noteer wanneer de informatie voor het laatst werd gecontroleerd.

Kopieer en vul aan

Een eenvoudig contextdocument voor je zaak

NAAM EN SOORT ONDERNEMING Naam: [VUL IN] Korte omschrijving: [VUL IN] Vestigingsplaats en werkgebied: [VUL IN] Manier van werken: [VUL IN] PRODUCTEN EN DIENSTEN Belangrijkste producten of diensten: [VUL IN] Belangrijke merken of productgroepen: [VUL IN] Gebruikelijke prijsklasse: [VUL IN] Producten of diensten die we niet aanbieden: [VUL IN] DOELGROEP Voornaamste klanten: [VUL IN] Belangrijkste behoeften of problemen: [VUL IN] Veelgestelde vragen: [VUL IN] Wat klanten belangrijk vinden: [VUL IN] POSITIONERING EN CONCURRENTEN Waarom klanten voor ons kiezen: [VUL IN] Belangrijkste concurrenten of alternatieven: [VUL IN] Waarin concurrenten mogelijk sterker zijn: [VUL IN] COMMUNICATIESTIJL Gewenste toon: [VUL IN] Aanspreekvorm: [JE, U OF ANDERS] Gewenst taalgebruik: [VUL IN] Woorden, claims of stijlen die moeten worden vermeden: [VUL IN] DOELSTELLINGEN Belangrijkste doelen: [VUL IN] PRAKTISCHE BEPERKINGEN Beschikbaar budget: [VUL IN] Beschikbare tijd en medewerkers: [VUL IN] Andere praktische grenzen: [VUL IN] LAATSTE CONTROLE Datum van laatste actualisering: [VUL IN]

Van document naar opdracht

Geef eerst de context en daarna de opdracht

Je hoeft niet altijd het volledige document te gebruiken. Kies de onderdelen die voor de nieuwe opdracht belangrijk zijn.

1

Geef de achtergrond

Voeg het relevante deel van het document toe of upload het bestand.

2

Geef de opdracht

Vertel daarna welk resultaat je op basis van de context nodig hebt.

Ik geef je eerst achtergrondinformatie over mijn zaak. Gebruik deze informatie als context voor de opdracht die daarna volgt. Neem alleen gegevens over die relevant zijn voor de opdracht. Verzin geen ontbrekende informatie. Geef eerst aan wanneer belangrijke context ontbreekt. [VOEG HIER HET RELEVANTE DEEL VAN JE CONTEXTDOCUMENT TOE] Mijn opdracht: [VOEG HIER DE CONCRETE OPDRACHT TOE]

Voorbeeld Gebruik de bedrijfscontext om drie haalbare eindejaarsacties voor bestaande klanten te bedenken. Houd rekening met het budget, de doelgroep en de zaken die we uitdrukkelijk niet willen.

Houd het werkbaar

Maak geen onnodig lang bedrijfsboek

Een document van tientallen pagina’s is voor veel opdrachten te uitgebreid. Werk liever met een korte basisversie en enkele aanvullende documenten.

Korte basisversie

Een overzicht van één tot drie pagina’s met de belangrijkste vaste informatie.

activiteit en aanbod;
doelgroep;
regio;
positionering;
communicatiestijl;
belangrijkste beperkingen.

Aanvullende documenten

Meer uitgebreide informatie die je alleen gebruikt wanneer ze relevant is.

producten en merken;
veelgestelde vragen;
concurrenten;
eerdere acties;
website-inhoud;
interne processen.

Geef niet meer context dan nodig Een taak over een klantenmail heeft meestal geen uitgebreide informatie over alle interne processen nodig.

Voorkom verouderde informatie

Controleer en vernieuw het document regelmatig

Een contextdocument verliest waarde wanneer prijzen, producten, doelstellingen of andere gegevens niet meer kloppen.

Pas het document aan wanneer:

het aanbod verandert;
nieuwe merken worden toegevoegd;
je een andere doelgroep wilt bereiken;
prijzen of voorwaarden wijzigen;
het werkgebied groter of kleiner wordt;
nieuwe concurrenten belangrijk worden;
een actie goed of slecht heeft gewerkt.

Maak actualiseren gemakkelijker

vermeld de datum van laatste controle;
werk met duidelijke tussenkoppen;
markeer tijdelijke informatie;
bewaar één hoofdversie;
verwijder informatie die niet meer geldt;
controleer het document op vaste momenten.

Een nieuw bestand is niet automatisch actueel Een recent gekopieerd document kan nog steeds oude prijzen, doelstellingen of productinformatie bevatten.

Niet alles verandert even snel

Bewaar vaste en tijdelijke gegevens afzonderlijk

Vaste informatie

Gegevens die meestal langere tijd bruikbaar blijven.

soort onderneming;
algemene doelgroep;
werkgebied;
positionering;
communicatiestijl;
belangrijkste diensten.

Tijdelijke informatie

Gegevens die sneller veranderen en vaker moeten worden gecontroleerd.

actuele prijzen;
voorraad;
tijdelijke acties;
feestelijke openingsuren;
lopende campagnes;
huidige omzetdoelen.

Voordeel van deze scheiding Je hoeft niet telkens het volledige basisdocument te wijzigen wanneer alleen een tijdelijke actie, prijs of planning verandert.

Maak een veilige AI-versie

Neem niet zomaar alle bedrijfsinformatie op

Een intern bedrijfsdocument kan gevoelige gegevens bevatten die niet nodig zijn voor opdrachten aan ChatGPT.

Neem niet zomaar op:

wachtwoorden en toegangscodes;
bank- en betaalgegevens;
volledige klantendatabases;
persoonsgegevens van klanten;
gevoelige informatie over medewerkers;
vertrouwelijke contracten;
interne marges wanneer ze niet nodig zijn.

Maak eventueel twee versies

een veilige contextversie voor AI;
een uitgebreider intern document;
geanonimiseerde klantvoorbeelden;
afgeronde bedragen;
algemene product- of procesinformatie;
alleen gegevens die relevant zijn voor de opdracht.

Deel alleen wat nodig is Een AI-opdracht over communicatiestijl heeft geen klantnamen, bankgegevens of vertrouwelijke contractvoorwaarden nodig.

Begin eenvoudig

Je hebt geen ingewikkeld kennissysteem nodig

Een gewoon Word-document kan al voldoende zijn om de belangrijkste context overzichtelijk te bewaren.

Een bruikbaar document is:

duidelijk ingedeeld;
voorzien van tussenkoppen;
gemakkelijk aanpasbaar;
snel terug te vinden;
voorzien van een controledatum;
vrij van onnodige gevoelige informatie.

Je kunt later uitbreiden

Wordt de hoeveelheid informatie groter, dan kun je later nog werken met meerdere documenten, mappen of een uitgebreider kennissysteem.

Begin echter met een oplossing die je werkelijk zult gebruiken en regelmatig zult bijwerken.

Eenvoud werkt vaak het best Een goed onderhouden document van twee pagina’s is nuttiger dan een uitgebreid systeem waarin de informatie snel veroudert.

Conclusie

Bewaar je belangrijkste context buiten de chat

Wie ChatGPT regelmatig gebruikt voor een zaak, beroep of hobby verzamelt na verloop van tijd veel nuttige achtergrondinformatie.

Laat die informatie niet alleen verspreid staan over oude gesprekken, losse notities, brochures en verschillende bestanden. Maak een kort en duidelijk contextdocument met de gegevens die je regelmatig opnieuw nodig hebt.

Je kunt het document daarna gebruiken in een nieuw ChatGPT-gesprek of bij een andere AI-tool. Zo hoef je minder te herhalen en krijgt de AI sneller een duidelijk beeld van je aanbod, doelgroep, stijl en beperkingen.

Begin met één pagina Noteer wat je doet, voor wie je werkt, wat je belangrijkste aanbod is en welke voorstellen niet bij je passen. Breid het document alleen uit wanneer je merkt dat belangrijke context ontbreekt.

Laat ChatGPT je interviewen Schrijf een professionele prompt Bekijk de promptbibliotheek