Welk AI-model maakt de beste agenda voor een teamvergadering?
Ik vroeg ChatGPT, Gemini, Claude en Perplexity om dezelfde teamvergadering van 45 minuten voor te bereiden. De opdracht was duidelijk: kort terugblikken op augustus, maar vooral concrete prioriteiten, taken en deadlines voor september vastleggen.
Dezelfde vergadering voor vier AI-modellen
Voor deze test gebruikte ik een ingevulde prompt uit de promptbibliotheek van AiLabo.eu. Deze prompt hoort bij de praktische prompts voor werk en administratie .
ChatGPT, Gemini, Claude en Perplexity kregen exact dezelfde informatie: vijf deelnemers, 45 minuten tijd en zes onderwerpen die tijdens de vergadering aan bod moesten komen.
De originele testprompt
Alle vier de modellen kregen exact dezelfde onderstaande prompt.
Een goede agenda is meer dan een lijst met onderwerpen
Alle vier de modellen kunnen zonder veel moeite zes vergaderonderwerpen in 45 minuten verdelen. Dat alleen is dus niet voldoende om in deze test goed te scoren.
Het belangrijkste is dat de agenda ervoor zorgt dat de vergadering daadwerkelijk tot beslissingen leidt. Bij elk onderdeel moeten daarom de juiste vragen worden gesteld en moet duidelijk zijn welk resultaat eruit moet komen.
Extra belangrijk is de tijdsbewaking. Augustus mag niet het grootste deel van de vergadering opslorpen. De beschikbare tijd moet vooral worden gebruikt om prioriteiten, taken, verantwoordelijken en deadlines voor september vast te leggen.
ChatGPT
ChatGPT levert voor mij de beste combinatie van een strakke agenda en praktische vergaderdiscipline. Augustus krijgt maximaal vijf minuten en vrijwel elk volgend onderdeel eindigt met een duidelijk resultaat.
Het model beperkt zich bovendien niet tot vragen. Het maakt ook duidelijk wat na ieder onderdeel beslist of vastgelegd moet zijn.
De laatste zes minuten worden bewust beschermd voor het bevestigen van acties, verantwoordelijken, deadlines en opvolging. Dat sluit bijzonder goed aan bij het echte doel van deze vergadering.
De scores in één oogopslag
Strak, concreet en sterk gericht op beslissingen en opvolging.
Zeer grondig en praktisch, maar uitgebreider dan noodzakelijk.
Sterke agenda en goede tijdsbewaking, iets minder uitgewerkt.
Correcte basisagenda, maar de beslisvragen blijven te algemeen.
Waarop heb ik de antwoorden beoordeeld?
ChatGPT
ChatGPT begrijpt meteen wat in deze vergadering het grootste risico is: te lang blijven hangen bij de resultaten van augustus. Daarom krijgt dat onderwerp maximaal vijf minuten.
Dat is precies de juiste aanpak voor deze opdracht. De vergadering wordt niet alleen ingedeeld, maar krijgt ook duidelijke spelregels om de agenda daadwerkelijk te kunnen volgen.
✓ Wat ChatGPT goed doet
- De volledige tijdsindeling komt exact uit op 45 minuten.
- Augustus krijgt slechts vijf minuten.
- Voor elk onderwerp worden meerdere concrete vragen gegeven.
- Bij commerciële prioriteiten wordt gevraagd wat bewust niet wordt gedaan.
- De twee klantacties krijgen een eigenaar en deadline.
- De haalbaarheid van de taakverdeling wordt gecontroleerd.
- Het leveranciersprobleem wordt beperkt tot impact en oplossingen.
- De laatste zes minuten zijn uitsluitend voor acties, verantwoordelijken, deadlines en opvolging.
! Wat nog beter kon
- Er is geen apart openingsblok waarin het doel van de vergadering kort wordt bevestigd.
- Een opening van één of twee minuten had de agenda nog iets completer gemaakt.
Sterk is ook dat ChatGPT bij vrijwel ieder onderdeel benoemt welk resultaat eruit moet komen. Zo wordt de vergadering automatisch meer besluitgericht.
Perplexity
Perplexity begint sterk door het resultaat van de vergadering meteen scherp te formuleren: aan het einde moeten prioriteiten, acties, verantwoordelijken en deadlines voor september duidelijk zijn.
Perplexity reserveert bovendien drie minuten voor een echte opening. Daar wordt meteen afgesproken welke onderwerpen om een beslissing vragen en welke detaildiscussies apart worden opgevolgd.
✓ Wat Perplexity goed doet
- Voorziet een aparte opening met duidelijke spelregels.
- Augustus wordt beperkt tot vijf minuten.
- De commerciële prioriteiten worden beperkt tot maximaal drie belangrijke punten.
- De twee klantacties worden afzonderlijk en systematisch besproken.
- Capaciteit en onderlinge afhankelijkheden van taken worden meegenomen.
- Het leveranciersprobleem wordt praktisch benaderd.
- De afsluiting controleert eigenaar, deadline en opvolging.
- De volledige tijdsindeling blijft binnen 45 minuten.
! Wat nog beter kon
- Het antwoord is uitgebreider dan nodig voor een relatief eenvoudige vergadering van 45 minuten.
- Sommige onderdelen bevatten veel vragen die in de praktijk moeilijk allemaal binnen de toegewezen tijd behandeld kunnen worden.
- De extra tabellen en substructuren zijn nuttig, maar maken de voorbereiding minder compact.
Inhoudelijk is Perplexity bijzonder sterk. ChatGPT wint voor mij vooral omdat het iets compacter blijft en daardoor gemakkelijker rechtstreeks als vergaderagenda te gebruiken is.
Claude
Claude maakt een logische agenda en reserveert als enige naast Perplexity expliciet tijd voor een korte opening waarin het doel van de vergadering wordt bevestigd.
Dat helpt om vanaf het begin de juiste verwachtingen te zetten. Daarna krijgt augustus slechts vijf minuten.
✓ Wat Claude goed doet
- Reserveert twee minuten voor een duidelijke opening.
- Houdt de terugblik op augustus op vijf minuten.
- De volledige agenda telt exact op tot 45 minuten.
- De commerciële prioriteiten krijgen gerichte vragen.
- De twee klantacties worden afzonderlijk behandeld.
- De capaciteit van het team wordt meegenomen bij de taakverdeling.
- Er worden acht minuten voorzien voor de afsluiting.
- Acties worden afgesloten met wat, wie, deadline en opvolging.
! Wat nog beter kon
- Sommige onderdelen bevatten minder verdiepende vragen dan bij ChatGPT en Perplexity.
- Bij het leveranciersprobleem ontbreken expliciete vragen over prioritaire orders en concrete communicatie naar getroffen klanten.
- Claude stelt voor dat bijvoorbeeld de administratief medewerker live notuleert. Dat is een praktische mogelijkheid, maar die rol werd niet in de prompt vastgelegd.
Gemini
Gemini maakt een heldere basisagenda en respecteert de maximale duur van 45 minuten. Ook de belangrijkste instructie wordt gevolgd: de terugblik op augustus krijgt slechts vijf minuten.
Het verschil met de andere modellen zit vooral in de diepgang. De prompt vroeg expliciet naar de belangrijkste vragen die tijdens elk onderdeel moeten worden beantwoord. Gemini geeft meestal slechts één of twee kernvragen.
Dat is een goede kernvraag, maar andere modellen voegen daar bijvoorbeeld ook vragen aan toe over capaciteit, ondersteuning, afhankelijkheden en taken die eventueel moeten worden uitgesteld.
✓ Wat Gemini goed doet
- De tijdsindeling telt correct op tot 45 minuten.
- Augustus wordt beperkt tot vijf minuten.
- Alle verplichte onderwerpen komen aan bod.
- De agenda is zeer overzichtelijk.
- De afsluiting verwijst naar verantwoordelijken en deadlines.
- Het resultaat is gemakkelijk te scannen.
! Wat beter kon
- De gevraagde vragen per onderdeel zijn te beperkt uitgewerkt.
- Commerciële prioriteiten en de twee klantacties worden samengevoegd in één blok.
- Daardoor krijgen beide klantacties geen afzonderlijke vragen over eigenaar, voorbereiding en deadline.
- Het leveranciersprobleem krijgt tien minuten, relatief veel binnen deze vergadering.
- De afsluiting is minder concreet uitgewerkt dan bij ChatGPT, Claude en Perplexity.
Gemini voldoet dus aan de basisopdracht, maar helpt de teamleider minder sterk om ieder onderwerp ook daadwerkelijk tot een concrete beslissing te brengen.
Vergelijking per criterium
| Criterium | ChatGPT | Perplexity | Claude | Gemini |
|---|---|---|---|---|
| Totale duur | 45 minuten | 45 minuten | 45 minuten | 45 minuten |
| Augustus beperkt gehouden | Zeer goed | Zeer goed | Zeer goed | Zeer goed |
| Aparte opening | Nee | Ja | Ja | Nee |
| Kwaliteit van de vragen | Zeer goed | Zeer goed | Goed | Basis |
| Klantacties concreet uitgewerkt | Zeer goed | Zeer goed | Goed | Beperkt |
| Taakverdeling | Zeer goed | Zeer goed | Goed | Goed |
| Leveranciersprobleem | Concreet en compact | Zeer grondig | Goed | Relatief veel tijd |
| Afsluiting met verantwoordelijken | Zeer goed | Zeer goed | Zeer goed | Goed |
| Vergaderdiscipline | Zeer sterk | Zeer sterk | Sterk | Beperkt uitgewerkt |
| Directe bruikbaarheid | Zeer hoog | Hoog | Zeer hoog | Hoog |
Mijn eindconclusie
Alle vier de AI-modellen slagen erin om de vergadering binnen 45 minuten te houden. Het verschil zit vooral in wat er binnen die tijd gebeurt.
ChatGPT wint deze test voor mij. Het model maakt niet alleen een agenda, maar bouwt als het ware ook vergaderdiscipline in. Vrijwel ieder onderdeel moet eindigen met een beslissing, verantwoordelijke of concrete actie.
Perplexity komt bijzonder dicht in de buurt en is inhoudelijk zelfs nog grondiger. Het nadeel is dat de agenda daardoor uitgebreider wordt dan voor deze vergadering strikt nodig is.
Claude levert eveneens een zeer goede voorbereiding. De tijdsverdeling is logisch en de afsluiting met acties, verantwoordelijken en deadlines is sterk. Sommige onderwerpen worden alleen iets minder diep uitgewerkt.
Gemini maakt een correcte en overzichtelijke agenda, maar blijft duidelijk algemener. Vooral de gevraagde vragen per onderdeel hadden uitgebreider en meer besluitgericht mogen zijn.
Deze test toont goed waarom een agenda alleen niet voldoende is. Een nuttige AI-assistent moet niet alleen bepalen wat er wordt besproken, maar ook helpen bepalen welke beslissingen er tijdens de vergadering genomen moeten worden.
Mijn eindrangschikking
De beste combinatie van structuur, beslisvragen en vergaderdiscipline.
Zeer grondig en concreet, maar iets uitgebreider dan nodig.
Sterke en praktische agenda met een goede afsluiting.
Correct en overzichtelijk, maar minder diepgaand en besluitgericht.
Laat AI je helpen bij je dagelijkse werk en administratie
Een vergadering voorbereiden, taken ordenen, een document samenvatten of sneller een duidelijke werkmail schrijven? Voor veel dagelijkse kantoortaken kan een goede prompt je behoorlijk wat voorbereidend werk besparen.
In de promptbibliotheek van AiLabo.eu vind je kant-en-klare prompts voor herkenbare situaties uit werk en administratie. Vul je eigen gegevens in en gebruik de prompt vervolgens in ChatGPT, Gemini, Claude of Perplexity.
Je hoeft dus niet zelf uit te zoeken hoe je een uitgebreide opdracht aan AI formuleert. Kies een prompt die bij je taak past, pas de gegevens aan en gebruik het antwoord als vertrekpunt.
