Tip: bekijk meer dan één mogelijke uitkomst

Analyseer plannen met de scenario-methode

Vraag je ChatGPT simpelweg of een plan een goed idee is, dan krijg je gemakkelijk een algemeen antwoord. Met de scenario-methode laat je hetzelfde plan vanuit drie verschillende mogelijke situaties bekijken.

Je onderzoekt een gunstig scenario, het meest waarschijnlijke scenario en een scenario waarin belangrijke moeilijkheden optreden. Daardoor zie je niet alleen wat kan gebeuren, maar ook welke factoren bepalend zijn en waarop je je kunt voorbereiden.

Niveau: gemiddeld Toepassing: plannen en beslissingen Doel: breder vooruitdenken

Vermijd een ja-of-nee-antwoord

De toekomst verloopt zelden volgens één voorspelling

Stel dat je ChatGPT vraagt: “Is het een goed idee om mijn winkel voortaan ook op zondag te openen?”

ChatGPT kan dan argumenten voor en tegen geven. Maar in werkelijkheid hangt de uitkomst af van allerlei factoren: hoeveel klanten komen, hoeveel extra omzet ontstaat, wat personeel kost en of klanten hun koopgedrag aanpassen.

De scenario-methode stelt een andere vraag Niet: “Wat zal er gebeuren?”, maar: “Welke verschillende uitkomsten zijn redelijk voorstelbaar en waarvan hangen ze af?”

Drie verschillende brillen

Bekijk hetzelfde plan vanuit drie mogelijke situaties

1

Gunstig scenario

Belangrijke omstandigheden vallen positief uit en het plan werkt beter dan je normaal zou verwachten.

2

Meest waarschijnlijk

De meeste zaken verlopen redelijk normaal, met zowel voordelen als enkele praktische moeilijkheden.

3

Grootste uitdaging

Enkele belangrijke factoren vallen tegen en je onderzoekt hoe het plan daarmee om kan gaan.

Het derde scenario hoeft geen rampenscenario te zijn Het doel is niet om het meest extreme onheil te bedenken, maar een moeilijke en toch realistische situatie te onderzoeken.

Gebruik telkens dezelfde structuur

Zo kun je de drie scenario’s echt vergelijken

Alleen drie verhaaltjes laten bedenken is niet voldoende. Vraag ChatGPT om in ieder scenario dezelfde onderdelen te onderzoeken.

Bepalende factoren

Welke omstandigheden hebben de grootste invloed op het uiteindelijke resultaat?

Obstakels en risico’s

Waar kan het plan vastlopen en welke problemen verdienen extra aandacht?

Praktische acties

Wat kun je vooraf controleren, aanpassen of voorbereiden?

De vaste structuur is juist de kracht Omdat dezelfde vragen telkens terugkomen, worden de verschillen tussen de drie scenario’s veel duidelijker.

Voorkom algemene scenario’s

Een scenario is maar zo bruikbaar als de informatie die je meegeeft

Vertel minstens:

wat je plan of idee is;
wat je ermee wilt bereiken;
wie erbij betrokken is;
welke middelen beschikbaar zijn;
welke beperkingen je kent;
welke onzekerheden nog bestaan.

Geef ook cijfers als je die hebt

Denk bijvoorbeeld aan budget, beschikbare tijd, capaciteit, huidige omzet of aantal klanten.

Laat ChatGPT ontbrekende cijfers niet zelf verzinnen.

Mijn plan: [BESCHRIJF HET PLAN] Mijn doel: [BESCHRIJF HET DOEL] Mijn situatie: [GEEF DE BELANGRIJKSTE CONTEXT] Wat al vaststaat: [VUL IN] Wat nog onzeker is: [VUL IN]

Praktisch voorbeeld

Is extra openen werkelijk interessant?

Stel dat een zelfstandige overweegt om zijn winkel voortaan één zondag per maand te openen.

Ik heb een kleine speciaalzaak. Momenteel is de winkel van maandag tot en met zaterdag open. Ik overweeg om voortaan ook de eerste zondag van iedere maand te openen van 10 tot 17 uur. Mijn doel is extra omzet en meer bereik bij klanten die tijdens de week weinig tijd hebben. Extra zondagopening betekent ook extra personeels- en energiekosten. Analyseer dit plan met drie scenario’s: 1. een gunstig scenario; 2. het meest waarschijnlijke scenario; 3. een scenario met de grootste realistische uitdaging. Onderzoek per scenario: – bepalende factoren; – mogelijke obstakels; – financiële en praktische gevolgen; – signalen waarop ik moet letten; – concrete acties die ik vooraf kan nemen.

Wat als belangrijke factoren meezitten?

Onderzoek waarom het plan beter dan verwacht zou kunnen werken

Het gunstige scenario is geen fantasieverhaal waarin alles perfect loopt. De omstandigheden moeten nog steeds realistisch blijven.

Bij de zondagopening kan dat bijvoorbeeld betekenen:

er blijkt voldoende vraag bij bestaande klanten;
nieuwe klanten ontdekken de winkel;
de extra omzet ligt duidelijk boven de extra kosten;
de zondag vermindert de verkoop op andere dagen nauwelijks;
de praktische organisatie blijkt haalbaar.

Werk het gunstige scenario uit. Maak het positief maar realistisch. Welke factoren moeten gunstig uitvallen om dit scenario mogelijk te maken? Welke signalen zouden aantonen dat we daadwerkelijk richting dit scenario gaan?

Niet te optimistisch en niet te pessimistisch

Wat gebeurt er als het plan ongeveer normaal verloopt?

Dit scenario is vaak het nuttigst voor de gewone planning. Je gaat ervan uit dat sommige onderdelen goed lopen en andere minder spectaculair uitvallen.

Werk nu het meest waarschijnlijke scenario uit. Baseer je alleen op de informatie die ik heb gegeven. Verzin geen percentages, omzetcijfers of andere data. Beschrijf: – wat redelijkerwijs goed kan verlopen; – waar waarschijnlijk extra werk ontstaat; – welke onzekerheden blijven bestaan; – wat ik vooraf moet controleren; – welke resultaten ik tijdens de eerste maanden moet meten.

“Meest waarschijnlijk” blijft een inschatting Zonder voldoende gegevens kan ChatGPT niet werkelijk berekenen welk scenario de grootste kans heeft. Gebruik het daarom als werkhypothese, niet als voorspelling.

Wat als belangrijke aannames tegenvallen?

Onderzoek een moeilijke situatie zonder in doemdenken te vervallen

Bij de zondagopening kan bijvoorbeeld blijken dat:

er minder belangstelling is dan verwacht;
de extra omzet onvoldoende is om de kosten te dekken;
personeelsplanning moeilijk blijkt;
bestaande verkoop alleen naar zondag verschuift;
de extra opening te veel organisatie vraagt.

Werk een moeilijk maar realistisch scenario uit. Gebruik geen extreme of onwaarschijnlijke gebeurtenissen. Onderzoek: – welke belangrijke aannames kunnen tegenvallen; – welke gevolgen dat heeft; – welke vroege signalen ik kan herkennen; – welke maatregelen de gevolgen kunnen beperken; – wanneer het verstandig wordt om het plan aan te passen of te stoppen.

Waar draait het werkelijk om?

Sommige factoren hebben veel meer invloed dan andere

Een lange lijst met mogelijke problemen is niet automatisch nuttig. Vraag ChatGPT welke factoren het verschil kunnen maken tussen de scenario’s.

Vergelijk de drie scenario’s. Welke vijf factoren hebben waarschijnlijk de grootste invloed op welk scenario werkelijkheid wordt? Geef per factor aan: 1. waarom deze belangrijk is; 2. of ik er zelf invloed op heb; 3. hoe ik de factor kan meten of controleren; 4. welke actie ik vooraf kan nemen.

Focus op wat echt verschil maakt Dit voorkomt dat je evenveel aandacht besteedt aan kleine details als aan factoren die het hele plan kunnen bepalen.

Niet alles ligt in jouw handen

Richt je voorbereiding vooral op factoren die je kunt beïnvloeden

Wel beïnvloedbaar

communicatie;
planning;
budgetbewaking;
personeelsbezetting;
voorraad;
wijze van testen.

Minder beïnvloedbaar

reacties van klanten;
weer;
activiteiten van concurrenten;
economische omstandigheden;
onverwachte externe gebeurtenissen.

Niet beïnvloedbaar betekent niet negeren Voor zulke factoren kun je soms wel bepalen welke signalen je volgt en hoe je reageert wanneer ze veranderen.

Wacht niet tot het eindresultaat

Waaraan merk je welk scenario zich begint af te tekenen?

Scenario’s worden pas echt praktisch wanneer je weet waarop je tijdens de uitvoering moet letten.

Bepaal voor ieder scenario drie vroege signalen. De signalen moeten zo concreet mogelijk zijn en tijdens de uitvoering controleerbaar zijn. Geef per signaal aan: – wat ik moet meten of observeren; – wanneer ik dit moet controleren; – wat het signaal kan betekenen; – welke actie ik dan kan overwegen.

Van nadenken naar opvolgen Zo wordt scenarioanalyse geen theoretische oefening, maar een hulpmiddel om tijdens de uitvoering sneller bij te sturen.

Wees voorzichtig met percentages

Vraag niet om precieze waarschijnlijkheden zonder gegevens

ChatGPT kan gemakkelijk percentages noemen die heel precies klinken. Dat betekent niet dat die kansen op echte gegevens zijn gebaseerd.

Minder verstandig

“Hoe groot is de kans dat ieder scenario gebeurt? Geef percentages.”

Beter

“Welke gegevens heb ik nodig om beter te kunnen inschatten welk scenario waarschijnlijker is?”

Precisie kan schijnzekerheid creëren Vraag alleen om kansen of percentages wanneer er voldoende echte gegevens beschikbaar zijn om zo’n berekening te ondersteunen.

Vervang aannames door informatie

Kun je eerst op kleine schaal ontdekken welk scenario waarschijnlijker is?

Bij de zondagopening hoef je bijvoorbeeld niet meteen te beslissen om voortaan iedere maand open te gaan. Je kunt eerst één of enkele testmomenten organiseren.

Gebruik de drie scenario’s om een kleine praktijktest te ontwerpen. Mijn doel is om vóór een definitieve beslissing meer informatie te verzamelen. Bepaal: – welke belangrijkste aanname ik eerst moet testen; – hoe ik dat eenvoudig kan doen; – welke gegevens ik moet verzamelen; – welk resultaat gunstig is; – welk resultaat reden geeft om het plan aan te passen; – hoe lang de test minimaal moet duren.

Scenario’s worden sterker met echte gegevens Na een eerste test kun je de analyse opnieuw uitvoeren met wat je werkelijk hebt gemeten.

Breng de verschillen samen

Eindig met één overzicht

Zet de drie scenario’s nu naast elkaar in één overzicht. Vergelijk per scenario: – belangrijkste bepalende factoren; – grootste voordeel; – belangrijkste obstakel; – grootste financiële of praktische onzekerheid; – vroege signalen; – belangrijkste voorbereidende actie; – mogelijke reden om het plan bij te sturen. Sluit af met de factoren die in alle drie de scenario’s belangrijk blijven.

Juist de overeenkomsten zijn interessant Een factor die in ieder scenario terugkomt, verdient waarschijnlijk bijzondere aandacht in je voorbereiding.

Twee verschillende technieken

Scenarioanalyse is niet hetzelfde als tegenargumenten zoeken

Advocaat van de duivel

ChatGPT neemt bewust een kritisch standpunt in en zoekt de sterkste argumenten tegen je idee.

Scenario-methode

ChatGPT onderzoekt verschillende mogelijke ontwikkelingen zonder vooraf te bepalen dat het plan goed of slecht is.

ChatGPT als advocaat van de duivel

Technieken die goed combineren

Gebruik scenario’s om daarna gerichter te testen

Bij de scenario-methode onderzoek je verschillende mogelijke uitkomsten. Bij een voorafcheck kijk je vervolgens concreter naar de uitvoering: timing, mensen, budget, materialen en andere praktische aandachtspunten.

Een logische combinatie Gebruik scenario’s om te ontdekken wat belangrijk kan worden en voer daarna een praktische voorafcheck uit op de factoren die het meeste verschil maken.

Laat ChatGPT je plan vooraf testen

Prompt om te kopiëren

Analyseer een plan vanuit drie mogelijke scenario’s

Ik wil een plan, idee of beslissing analyseren met de scenario-methode. Mijn plan: [BESCHRIJF HET PLAN OF IDEE] Mijn doel: [BESCHRIJF WAT JE WILT BEREIKEN] Mijn huidige situatie: [GEEF DE BELANGRIJKSTE CONTEXT] Beschikbare middelen: [VUL IN] Belangrijke beperkingen: [VUL IN] Wat nog onzeker is: [VUL IN] Analyseer het plan vanuit drie scenario’s: 1. GUNSTIG SCENARIO Een realistische situatie waarin belangrijke factoren gunstig uitvallen. 2. MEEST WAARSCHIJNLIJK SCENARIO Een evenwichtige situatie waarin sommige zaken goed lopen en andere minder gunstig. 3. GROOTSTE REALISTISCHE UITDAGING Een moeilijke maar geloofwaardige situatie waarin enkele belangrijke aannames tegenvallen. Onderzoek voor ieder scenario: – de belangrijkste bepalende factoren; – de belangrijkste aannames; – mogelijke obstakels en risico’s; – praktische en financiële gevolgen; – vroege signalen die tonen dat dit scenario zich ontwikkelt; – maatregelen die ik vooraf kan nemen; – concrete acties wanneer dit scenario werkelijkheid begint te worden. Regels: – Verzin geen ontbrekende feiten of cijfers – Gebruik geen onwaarschijnlijke extreme situaties – Geef geen exacte kansen of percentages zonder voldoende gegevens – Maak onderscheid tussen feiten, aannames en mogelijkheden – Neem de uiteindelijke beslissing niet voor mij Vergelijk daarna de drie scenario’s. Benoem: 1. welke factoren in alle scenario’s belangrijk zijn; 2. welke onzekerheden ik eerst zou moeten onderzoeken; 3. welke kleine test mij de nuttigste extra informatie kan geven; 4. welke acties ik nu al kan uitvoeren, ongeacht welk scenario werkelijkheid wordt.

Voor snel gebruik

Een compacte versie van de scenario-methode

Analyseer mijn plan vanuit drie scenario’s: 1. een gunstig maar realistisch scenario; 2. het meest waarschijnlijke scenario; 3. een moeilijk maar realistisch scenario. Mijn plan: [BESCHRIJF HET PLAN] Geef per scenario: – bepalende factoren; – obstakels; – mogelijke gevolgen; – vroege signalen; – praktische acties. Verzin geen ontbrekende feiten of kansen. Sluit af met de drie zaken die ik nu het beste kan controleren of voorbereiden.

Voor veel dagelijkse plannen is dit al voldoende Voeg extra context toe wanneer de antwoorden te algemeen blijven.

Voorkom schijnanalyse

Wanneer levert de scenario-methode minder op?

Het plan is te vaag

Zonder concrete context worden ook de scenario’s algemeen en voorspelbaar.

Het gunstige scenario is onrealistisch

Een scenario waarin alles perfect verloopt leert je weinig.

Het moeilijke scenario wordt een rampenfilm

Extreme gebeurtenissen leiden de aandacht af van problemen die werkelijk plausibel zijn.

ChatGPT verzint percentages

Precieze kansen zonder echte gegevens creëren vooral schijnzekerheid.

Je vraagt alleen om beschrijvingen

Scenario’s worden veel nuttiger wanneer je ook acties, signalen en controlepunten vraagt.

Je kiest automatisch het middelste scenario

Het meest waarschijnlijke scenario is een werkhypothese, geen gegarandeerde toekomst.

Scenario’s zijn geen voorspellingen Gebruik ze om beter voorbereid te zijn op verschillende ontwikkelingen, niet om de toekomst met zekerheid te laten voorspellen.

Conclusie

Vraag niet alleen of een plan goed is — onderzoek wat er kan gebeuren

De scenario-methode voorkomt dat je analyse blijft steken bij één voorspelling of een eenvoudige lijst met voor- en nadelen.

Door hetzelfde plan vanuit een gunstige, waarschijnlijke en moeilijke situatie te bekijken, worden aannames, onzekerheden en bepalende factoren beter zichtbaar.

De grootste waarde zit vervolgens in de stap daarna: bepalen wat je nu al kunt controleren, welke signalen je tijdens de uitvoering volgt en welke acties je kunt voorbereiden.

Maak van scenario’s geen theoretische oefening Eindig altijd met de vraag: “Welke drie dingen kan ik vandaag controleren of voorbereiden om in alle drie de scenario’s sterker te staan?”

Laat je plan vooraf testen Advocaat van de duivel ChatGPT als sparringpartner Bekijk de promptbibliotheek