Praktische AI-tip voor ondernemers

Professionele e-mail schrijven met AI

Je hoeft je e-mail niet eerst netjes te schrijven voor AI

Je moet een leverancier herinneren, een klant antwoorden of een afspraak verzetten. Je weet perfect wat je wilt zeggen, maar je hebt geen zin om tien minuten te zoeken naar de juiste formulering. Schrijf dan niet eerst zelf de halve e-mail. Geef AI gewoon je losse gedachten.

Het herkenbare probleem

Kleine ondernemers schrijven vaak zelf hun e-mails. Niet alleen belangrijke commerciële berichten, maar ook tientallen kleine praktische mails: een prijs vragen, een levering opvolgen, een fout melden, een afspraak bevestigen, een klant herinneren of iemand vriendelijk zeggen dat iets niet kan.

Het moeilijke deel is meestal niet wat je wilt zeggen. Dat weet je al. Tijd gaat verloren aan het formuleren: hoe begin ik, klinkt dit niet te kortaf, hoe maak ik dit duidelijk zonder een halve pagina te schrijven?

Net daar kan AI erg praktisch zijn.

Kopieer deze prompt

Maak van onderstaande losse notities een duidelijke zakelijke e-mail.

Schrijf vriendelijk en professioneel, maar niet overdreven formeel.
Gebruik gewone taal.
Houd de e-mail kort.
Voeg geen informatie toe die ik niet heb gegeven.

Mijn notities:
– [voor wie is de mail?]
– [wat is er gebeurd?]
– [wat wil ik zeggen?]
– [wat verwacht ik van de ontvanger?]
– [eventuele deadline of praktische informatie]

Geef alleen de afgewerkte e-mail.

Zelf getest door AiLabo.eu

Hoe goed schrijven verschillende AI-modellen zo’n zakelijke e-mail?

We gaven ChatGPT, Gemini, Claude en Perplexity exact dezelfde prompt voor een vriendelijke herinneringsmail. De verschillen zaten niet alleen in schrijfstijl, maar ook in ongevraagde aannames en feitelijke nauwkeurigheid.

Bekijk onze test met vier AI-modellen →

Zo weinig mag je voorbereiding zijn

Je notities mogen er bijvoorbeeld zo uitzien:

leverancier drukwerk
levering normaal gisteren
nog niets ontvangen
klant heeft materiaal vrijdag nodig
vriendelijk vragen waar bestelling zit
graag vandaag antwoord

Dat hoeft dus geen mooie prompt te zijn. AI heeft voldoende informatie om van deze kernwoorden een bruikbaar bericht te maken.

Lees het resultaat daarna één keer na. Past de toon niet helemaal? Typ bijvoorbeeld: “Maak hem iets warmer en minder formeel” of “Maak hem korter en iets directer.”

Belangrijk: laat AI niets verzinnen

Vooral bij zakelijke communicatie is het verstandig expliciet te zeggen dat AI geen ontbrekende informatie mag invullen. Controleer namen, bedragen, data, afspraken en andere concrete gegevens altijd zelf.

Deel bovendien geen gevoelige klantgegevens, wachtwoorden, vertrouwelijke bedrijfsinformatie of andere informatie die je niet zomaar in een externe AI-dienst wilt invoeren.

De echte tijdswinst zit vóór de prompt

Je hoeft niet eerst vijf minuten na te denken over een perfecte instructie. Noteer wat je sowieso al in je hoofd hebt en laat AI het redactiewerk doen. Jij blijft verantwoordelijk voor de inhoud; AI helpt je vooral om sneller van gedachten naar een bruikbaar bericht te gaan.

Kort onthouden

Schrijf niet eerst de e-mail. Geef AI eerst de inhoud.

Een paar kernwoorden kunnen voldoende zijn. Vertel wie de ontvanger is, wat er speelt en wat je wilt bereiken. Laat AI daarna een eerste versie schrijven en pas alleen aan wat nodig is.

Meer basisprincipes vind je in onze uitleg over een goede prompt schrijven.