Praktische AI-tip voor ondernemers

Notulen maken met AI: van ruwe notities naar actiepunten

De vergadering is voorbij. Nu begint het echte zoekwerk.

Een paar namen, halve zinnen, bedragen in de marge en ergens tussenin een belangrijke afspraak. Vergadernotities samenvatten met AI kan helpen om daar snel beslissingen, actiepunten, deadlines en openstaande vragen uit te halen.

Laat AI niet alleen samenvatten

Een samenvatting is handig, maar voor een ondernemer is vaak iets anders belangrijker: wat moet er na de vergadering gebeuren?

Laat AI daarom onderscheid maken tussen wat besproken werd, wat werkelijk beslist werd, welke acties volgen en welke vragen nog openstaan.

Het doel

Geen mooi verslag om te bewaren, maar een overzicht waarmee je meteen verder kunt werken.

Kopieer deze prompt

Zet ruwe vergadernotities om in een bruikbaar overzicht

Hieronder staan mijn ruwe notities van een vergadering.

Zet ze om in een duidelijk overzicht met:

1. Belangrijkste besproken punten
2. Beslissingen die daadwerkelijk genomen zijn
3. Actiepunten
4. Wie verantwoordelijk is, maar alleen als dat expliciet uit mijn notities blijkt
5. Vermelde deadlines
6. Openstaande vragen
7. Punten die onduidelijk zijn en die ik best nog controleer

Verzin geen namen, beslissingen, deadlines of afspraken.

Als iets niet duidelijk uit mijn notities blijkt, schrijf dan “onduidelijk”.

Mijn notities:
[PLAK HIER JE NOTITIES]

Een logische conclusie is nog geen afspraak

Stel dat je notities vermelden dat Jan het probleem met de leverancier heeft besproken. Daaruit volgt niet automatisch dat Jan ook verantwoordelijk is voor de opvolging.

Vraag AI daarom expliciet om alleen verantwoordelijkheden, deadlines en beslissingen te vermelden wanneer ze werkelijk uit je notities blijken. Laat bij twijfel liever “onduidelijk” staan dan een aannemelijke afspraak te laten invullen.

Nog één stap verder

Maak van de gecontroleerde notulen meteen een opvolgmail

Heb je het overzicht gecontroleerd? Dan kun je vanuit dezelfde chat meteen een tweede opdracht geven.

Maak op basis van dit gecontroleerde overzicht een korte opvolgmail voor de deelnemers.

Vermeld:
– wat we beslist hebben;
– de afgesproken acties;
– eventuele deadlines;
– openstaande vragen.

Schrijf professioneel en vriendelijk.

Voeg niets toe dat niet in het overzicht staat.

Let op wat je invoert

Vergadernotities kunnen vertrouwelijke informatie bevatten

Denk aan klantgegevens, personeelsinformatie, prijzen, contractinformatie of interne bedrijfsgegevens.

Controleer daarom wat je invoert en verwijder gevoelige informatie wanneer die niet nodig is voor de opdracht.

Kort onthouden

Laat AI structuur aanbrengen, niet de vergadering herschrijven

De grootste winst zit niet in een mooi verslag, maar in het snel terugvinden van beslissingen, acties, deadlines en openstaande vragen. Controleer het resultaat en je hebt meteen een praktisch vertrekpunt voor de opvolging.