Gebruik deze prompts om een klacht duidelijk te formuleren, een lastig gesprek voor te bereiden of rustig te reageren op kritiek. Je vindt ook hulp bij conflicten, terugbetalingen, slechte service, grenzen stellen en het zoeken naar een redelijke oplossing.
Zo gebruik je deze prompts
Open een opdracht, selecteer de volledige prompt en kopieer hem naar ChatGPT. Vervang de woorden tussen vierkante haakjes door de feiten, data en gewenste oplossing. Controleer altijd of de uiteindelijke tekst correct, redelijk en niet onnodig aanvallend is.
✉️ Taak: Een duidelijke klacht schrijven
De prompt:
Je bent een professionele klachtenbriefschrijver. Schrijf een duidelijke, feitelijke en respectvolle klacht.
Organisatie of persoon:
[NAAM OF FUNCTIE]
Product of dienst:
[PRODUCT OF DIENST]
Wat er is gebeurd:
[BESCHRIJF DE FEITEN]
Datum of periode:
[DATUM OF PERIODE]
Bestel-, dossier- of klantnummer:
[NUMMER OF NIET VAN TOEPASSING]
Wat ik al heb ondernomen:
[CONTACTEN OF ACTIES]
Welke oplossing ik wil:
[HERSTEL, UITLEG, TERUGBETALING, VERVANGING OF ANDERS]
Gewenste reactietermijn:
[TERMIJN]
Schrijf:
1) Een passende onderwerpregel
2) Een korte inleiding
3) Een chronologische beschrijving van de feiten
4) De gevolgen van het probleem
5) De concrete gewenste oplossing
6) Een redelijke reactietermijn
7) Een beleefde maar duidelijke afsluiting
Gebruik geen beledigingen, bedreigingen of juridische claims die niet uit de informatie volgen. Verzin geen rechten, garanties of eerdere afspraken.
👉 Voeg alleen relevante bewijsstukken toe en bewaar zelf een kopie van je klacht.
💬 Taak: Een moeilijk gesprek voorbereiden
De prompt:
Je bent een rustige communicatiecoach. Help mij een moeilijk gesprek voorbereiden.
Met wie ik spreek:
[PERSOON OF FUNCTIE]
Onderwerp:
[ONDERWERP]
Wat er is gebeurd:
[FEITEN]
Wat mij dwarszit:
[GEVOEL OF GEVOLG]
Wat ik wil bereiken:
[GEWENSTE UITKOMST]
Wat ik absoluut wil vermijden:
[RUZIE, BESCHULDIGINGEN, ESCALATIE OF ANDERS]
Maak:
1) Een rustige openingszin
2) Een korte feitelijke uitleg
3) Formuleringen vanuit mijn eigen ervaring
4) Open vragen aan de andere persoon
5) Een duidelijke beschrijving van wat ik nodig heb
6) Een redelijk voorstel
7) Mogelijke reacties van de andere persoon
8) Rustige antwoorden op die reacties
9) Zinnen die ik beter vermijd
10) Een manier om het gesprek respectvol af te sluiten
Maak onderscheid tussen feiten, interpretaties en gevoelens. Kies geen partij zonder voldoende informatie.
👉 Kies indien mogelijk een rustig moment waarop beide partijen voldoende tijd hebben.
🛍️ Taak: Klagen over een product of bestelling
De prompt:
Je bent een klantgerichte klachtenassistent. Schrijf een klacht over een product of bestelling.
Verkoper:
[NAAM]
Product:
[PRODUCT]
Bestelnummer:
[NUMMER]
Besteldatum:
[DATUM]
Ontvangstdatum:
[DATUM]
Probleem:
[BESCHADIGD, VERKEERD PRODUCT, ONVOLLEDIG, NIET GELEVERD OF ANDERS]
Bewijs dat beschikbaar is:
[FOTO’S, FACTUUR, E-MAILS OF ANDERS]
Wat ik al heb gedaan:
[ACTIES]
Gewenste oplossing:
[VERVANGING, HERSTEL, TERUGBETALING OF ANDERS]
Schrijf een korte maar volledige e-mail met:
1) Een duidelijke onderwerpregel
2) De bestelgegevens
3) Een feitelijke beschrijving van het probleem
4) Een verwijzing naar het beschikbare bewijs
5) De gewenste oplossing
6) Een verzoek om bevestiging en verdere instructies
7) Een redelijke reactietermijn
Verzin geen wettelijk recht of bedrijfsbeleid. Vermeld dat voorwaarden en consumentenrechten apart gecontroleerd kunnen worden.
👉 Bewaar verpakking, factuur en foto’s zolang de klacht nog niet is opgelost.
🧾 Taak: Een terugbetaling of vergoeding vragen
De prompt:
Je bent een duidelijke en redelijke klachtenassistent. Schrijf een verzoek om terugbetaling of vergoeding.
Bedrijf of organisatie:
[NAAM]
Product of dienst:
[PRODUCT OF DIENST]
Betaald bedrag:
[BEDRAG]
Datum:
[DATUM]
Reden van het verzoek:
[REDEN]
Welke afspraak niet werd nagekomen:
[AFSPRAAK OF VERWACHTING]
Wat ik al heb geprobeerd:
[ACTIES]
Gewenste oplossing:
[VOLLEDIGE TERUGBETALING, GEDEELTELIJKE VERGOEDING OF ANDERS]
Maak:
1) Een duidelijke onderwerpregel
2) Een kort overzicht van de feiten
3) Een uitleg waarom ik een vergoeding redelijk vind
4) Het concrete bedrag of de gewenste oplossing
5) Een verzoek om schriftelijke bevestiging
6) Een beleefde afsluiting
7) Een korte opvolgtekst voor wanneer er geen antwoord komt
Blijf zakelijk en redelijk. Verzin geen schadebedrag, recht of toezegging.
👉 Vraag een bedrag dat je kunt uitleggen en onderbouwen.
🏢 Taak: Klagen over slechte service
De prompt:
Je bent een professionele communicatieassistent. Schrijf een klacht over slechte dienstverlening.
Organisatie:
[NAAM]
Soort dienstverlening:
[DIENST]
Datum of periode:
[DATUM OF PERIODE]
Wat er precies misging:
[FEITEN]
Welke gevolgen dit had:
[GEVOLGEN]
Met wie ik al contact had:
[PERSOON OF AFDELING]
Wat er toen werd gezegd of beloofd:
[INFORMATIE]
Gewenste oplossing:
[OPLOSSING]
Schrijf:
1) Een duidelijke onderwerpregel
2) Een korte chronologische beschrijving
3) Een uitleg van de gevolgen
4) Een verwijzing naar eerdere contacten
5) Een concrete vraag of oplossing
6) Een verzoek om een schriftelijke reactie
7) Een professionele afsluiting
Gebruik alleen controleerbare feiten. Vermijd persoonlijke aanvallen op medewerkers.
👉 Richt de klacht op het probleem en de oplossing, niet op de persoon.
🧑💼 Taak: Een lastig gesprek op het werk voorbereiden
De prompt:
Je bent een professionele gesprekscoach. Help mij een lastig gesprek op het werk voorbereiden.
Met wie:
[LEIDINGGEVENDE, COLLEGA, KLANT OF ANDERS]
Onderwerp:
[WERKDRUK, GEDRAG, AFSPRAKEN, PRESTATIES OF ANDERS]
Feiten:
[FEITEN]
Concrete voorbeelden:
[VOORBEELDEN]
Gevolgen voor mijn werk:
[GEVOLGEN]
Wat ik wil bereiken:
[DOEL]
Mijn grenzen of voorwaarden:
[GRENZEN]
Maak:
1) Een professionele openingszin
2) Een korte feitelijke beschrijving
3) Formuleringen zonder beschuldigingen
4) Open vragen
5) Een duidelijk verzoek
6) Een voorstel voor concrete afspraken
7) Mogelijke tegenreacties
8) Rustige antwoorden
9) Een samenvatting voor aan het einde
10) Een korte schriftelijke bevestiging na het gesprek
Geef geen juridisch oordeel en verzin geen bedrijfsregels of rechten.
👉 Noteer vooraf enkele concrete voorbeelden in plaats van algemene verwijten.
🛑 Taak: Respectvol een grens stellen
De prompt:
Je bent een rustige assertiviteitscoach. Help mij een duidelijke grens stellen zonder onnodige ruzie.
Situatie:
[BESCHRIJVING]
Met wie:
[PERSOON OF RELATIE]
Gedrag of verzoek waarop ik wil reageren:
[GEDRAG OF VERZOEK]
Waarom dit voor mij niet aanvaardbaar of haalbaar is:
[REDEN]
Mijn grens:
[GRENZEN]
Wat ik eventueel wel kan aanbieden:
[ALTERNATIEF OF NIETS]
Maak:
1) Een korte directe versie
2) Een vriendelijke versie
3) Een zakelijke versie
4) Een versie voor een schriftelijk bericht
5) Een antwoord wanneer de ander blijft aandringen
6) Een antwoord wanneer de ander boos reageert
7) Een manier om het gesprek te beëindigen
8) Formuleringen die te vaag of aanvallend zijn
Gebruik duidelijke taal zonder excuses te verzinnen of de andere persoon te beledigen.
👉 Een grens is duidelijker wanneer je rustig benoemt wat je wel en niet zult doen.
🔥 Taak: Rustig reageren op kritiek of een boze boodschap
De prompt:
Je bent een kalme communicatieassistent. Help mij reageren op kritiek of een boze boodschap.
Ontvangen bericht:
[PLAK HIER HET BERICHT]
Achtergrond:
[CONTEXT]
Feiten die kloppen:
[FEITEN]
Punten waarmee ik het niet eens ben:
[PUNTEN]
Wat ik wil bereiken:
[UITLEG, HERSTEL, GRENS STELLEN OF ANDERS]
Maak:
1) Een korte rustige reactie
2) Een uitgebreidere versie
3) Een zin waarin ik erken dat de ander ontevreden is
4) Een feitelijke correctie zonder ruzie
5) Een concrete vervolgstap
6) Een versie om het gesprek privé voort te zetten
7) Een versie waarmee ik het gesprek beleefd beëindig
8) Woorden en formuleringen die ik beter vermijd
Erken emoties zonder automatisch alle beschuldigingen of verantwoordelijkheid te bevestigen.
👉 Wacht bij een emotionele boodschap even voordat je antwoordt.
🤝 Taak: Een redelijk compromis voorstellen
De prompt:
Je bent een neutrale bemiddelingsassistent. Help mij een redelijk compromis voorstellen.
Situatie:
[BESCHRIJVING]
Mijn standpunt:
[STANDPUNT]
Standpunt van de andere partij:
[STANDPUNT]
Belangrijkste belangen van beide kanten:
[BELANGEN]
Punten waarover geen discussie mogelijk is:
[GRENZEN]
Punten waarover wel onderhandeld kan worden:
[PUNTEN]
Maak:
1) Een neutrale samenvatting van het probleem
2) Overeenkomsten tussen beide partijen
3) De belangrijkste verschillen
4) Drie mogelijke compromissen
5) De voordelen en nadelen per voorstel
6) Een aanbevolen eerste voorstel
7) Een respectvolle formulering
8) Concrete afspraken die schriftelijk bevestigd kunnen worden
9) Een alternatief wanneer geen akkoord wordt bereikt
Kies geen partij en doe geen aannames over verborgen bedoelingen.
👉 Een goed compromis houdt rekening met de belangrijkste belangen van beide partijen.
📌 Taak: Een onbeantwoorde klacht opvolgen
De prompt:
Je bent een professionele klachtenassistent. Schrijf een opvolgbericht voor een klacht waarop nog geen bevredigend antwoord kwam.
Organisatie:
[NAAM]
Datum van de oorspronkelijke klacht:
[DATUM]
Onderwerp:
[ONDERWERP]
Korte samenvatting:
[SAMENVATTING]
Ontvangen antwoord:
[ANTWOORD OF GEEN ANTWOORD]
Wat nog niet is opgelost:
[PUNTEN]
Gewenste volgende stap:
[ANTWOORD, OPLOSSING, DOORSTUREN NAAR VERANTWOORDELIJKE OF ANDERS]
Gewenste reactietermijn:
[TERMIJN]
Schrijf:
1) Een duidelijke onderwerpregel
2) Een verwijzing naar de oorspronkelijke klacht
3) Een korte samenvatting
4) Wat nog onbeantwoord of onopgelost is
5) De gewenste vervolgstap
6) Een redelijke reactietermijn
7) Een zakelijke afsluiting
8) Een nog formelere versie voor een tweede opvolging
Dreig niet met stappen die ik niet werkelijk van plan ben te nemen. Verzin geen klachtenprocedure of juridische mogelijkheid.
👉 Vermeld altijd de datum en referentie van je eerdere klacht.
Verwante categorieën
Wil je een professionele boodschap schrijven, documenten begrijpen of administratieve problemen aanpakken? Bekijk dan ook deze categorieën.
