Duidelijk en vriendelijk communiceren

Prompts voor e-mail en communicatie

Gebruik deze prompts om sneller duidelijke e-mails en berichten te schrijven. Je vindt hier voorbeelden voor afspraken, herinneringen, weigeringen, moeilijke boodschappen en professionele reacties.

Zo gebruik je deze prompts

Open een opdracht, selecteer de volledige prompt en kopieer hem naar ChatGPT. Vervang daarna de woorden tussen vierkante haakjes door je eigen gegevens.

📧 Taak: Een professionele e-mail schrijven

De prompt:

Je bent een ervaren communicatieassistent. Schrijf een professionele en vriendelijke e-mail. De e-mail is gericht aan: [NAAM OF FUNCTIE] Onderwerp: [ONDERWERP] Mijn doel: [WAT WIL JE BEREIKEN?] Belangrijke informatie: – [PUNT 1] – [PUNT 2] – [PUNT 3] Gebruik duidelijk en natuurlijk Nederlands. Houd de e-mail beknopt en sluit af met een passende vriendelijke slotzin.

👉 Geschikt voor algemene zakelijke en persoonlijke e-mails.

📅 Taak: Een afspraak aanvragen

De prompt:

Schrijf een vriendelijke en duidelijke e-mail om een afspraak aan te vragen. De afspraak is met: [NAAM OF FUNCTIE] Onderwerp van de afspraak: [ONDERWERP] Reden: [REDEN] Mijn beschikbare momenten: – [MOMENT 1] – [MOMENT 2] – [MOMENT 3] Gewenste duur: [DUUR] Vraag vriendelijk welke optie past of stel voor dat de ontvanger een ander moment voorstelt.

👉 Geschikt voor collega’s, klanten, artsen en dienstverleners.

✅ Taak: Een afspraak of overeenkomst bevestigen

De prompt:

Schrijf een korte en duidelijke bevestigingsmail. Bevestig: – Datum: [DATUM] – Tijdstip: [TIJD] – Plaats of online link: [PLAATS OF LINK] – Onderwerp: [ONDERWERP] – Betrokken personen: [NAMEN] – Eventuele afspraken of documenten: [INFORMATIE] Vraag de ontvanger om eventuele fouten of wijzigingen tijdig door te geven. Gebruik een vriendelijke en professionele toon.

👉 Handig om misverstanden over afspraken te voorkomen.

⏰ Taak: Een vriendelijke herinnering sturen

De prompt:

Schrijf een vriendelijke herinnering over [ONDERWERP]. De eerdere afspraak of vraag was: [BESCHRIJVING] Datum van het eerdere contact: [DATUM] Wat ik nog nodig heb: [GEWENSTE ACTIE OF ANTWOORD] Gewenste deadline: [DEADLINE] Houd de toon vriendelijk en professioneel. Ga er niet automatisch van uit dat de ontvanger bewust niet heeft gereageerd.

👉 Geschikt voor documenten, reacties, afspraken en openstaande taken.

🙏 Taak: Een verzoek vriendelijk weigeren

De prompt:

Schrijf een vriendelijke maar duidelijke weigering. Het verzoek: [BESCHRIJF HET VERZOEK] Reden waarom ik niet kan instemmen: [REDEN] Wat ik eventueel wel kan aanbieden: [ALTERNATIEF OF GEEN ALTERNATIEF] Toon begrip en waardering, maar wees duidelijk zodat er geen verkeerde verwachtingen ontstaan. Houd het antwoord kort en respectvol.

👉 Geschikt voor uitnodigingen, werkverzoeken en commerciële voorstellen.

⚠️ Taak: Een moeilijke boodschap formuleren

De prompt:

Help mij onderstaande moeilijke boodschap duidelijk en respectvol te formuleren. De boodschap: [BESCHRIJF WAT JE MOET MEEDELEN] Ontvanger: [NAAM, FUNCTIE OF RELATIE] Belangrijke feiten: – [FEIT 1] – [FEIT 2] – [FEIT 3] Gewenste volgende stap: [ACTIE OF OPLOSSING] Gebruik een rustige en menselijke toon. Draai niet om de kern heen, maar vermijd beschuldigende, harde of vernederende taal.

👉 Handig bij vertraging, fouten, wijzigingen of teleurstellend nieuws.

💬 Taak: Antwoorden op een lastig bericht

De prompt:

Schrijf een rustig, duidelijk en professioneel antwoord op onderstaand bericht. Mijn standpunt: [BESCHRIJF WAT JE WILT ANTWOORDEN] Wat ik zeker wil vermelden: – [PUNT 1] – [PUNT 2] – [PUNT 3] Gewenste volgende stap: [ACTIE] Reageer op de inhoud zonder de toon van de afzender over te nemen. Vermijd ruzie, sarcasme en beschuldigingen. Oorspronkelijk bericht: [PLAK HIER HET BERICHT]

👉 Geschikt voor emotionele, kritische of onvriendelijke berichten.

📨 Taak: Ontbrekende informatie opvragen

De prompt:

Schrijf een duidelijke e-mail waarin ik ontbrekende informatie opvraag. Context: [LEG DE SITUATIE UIT] Ik heb deze informatie al: [BESCHIKBARE INFORMATIE] Ik mis nog: – [ONTBREKEND GEGEVEN 1] – [ONTBREKEND GEGEVEN 2] – [ONTBREKEND GEGEVEN 3] Gewenste deadline: [DEADLINE] Leg kort uit waarom de informatie nodig is. Maak het voor de ontvanger eenvoudig om volledig te antwoorden.

👉 Handig voor dossiers, aanvragen, bestellingen en projecten.

📣 Taak: Een korte mededeling schrijven

De prompt:

Schrijf een korte en duidelijke mededeling over [ONDERWERP]. Doelgroep: [DOELGROEP] Belangrijkste informatie: – Wat verandert of gebeurt: [INFORMATIE] – Vanaf wanneer: [DATUM] – Voor wie dit belangrijk is: [DOELGROEP] – Wat mensen moeten doen: [ACTIE] – Waar ze vragen kunnen stellen: [CONTACT] Gebruik een duidelijke titel en maximaal 3 korte alinea’s. Zet de belangrijkste actie opvallend aan het einde.

👉 Geschikt voor teams, verenigingen, bewoners en klanten.

🏖️ Taak: Een afwezigheidsbericht schrijven

De prompt:

Schrijf een professioneel automatisch afwezigheidsbericht. Ik ben afwezig van: [BEGINDATUM] Tot en met: [EINDDATUM] Ik lees mijn e-mails: [NIET / BEPERKT / REGELMATIG] Bij dringende vragen kan men contact opnemen met: [NAAM, FUNCTIE EN CONTACTGEGEVENS] Mijn eerstvolgende werkdag: [DATUM] Maak een korte versie in duidelijk Nederlands. Vermeld geen persoonlijke details over de reden van mijn afwezigheid.

👉 Geschikt voor vakantie, verlof, opleiding of tijdelijke afwezigheid.

Verwante categorieën

Wil je een bestaande tekst verbeteren of een klacht en moeilijk gesprek voorbereiden? Bekijk dan ook deze categorieën.